[Power Query Tutorial] Cách sử dụng Format trong Power BI

Trong quá trình xử lý và làm sạch dữ liệu bằng Power Query, thao tác định dạng văn bản đóng vai trò giúp chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa vào mô hình báo cáo. Việc dữ liệu thô bị lẫn lộn giữa chữ hoa, chữ thường, thừa khoảng trắng hoặc thiếu tiền tố, hậu tố có thể dẫn đến sai lệch khi tạo mối quan hệ hoặc tính toán chỉ số.

Bài viết này, Starttrain sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chức năng Format trong Power BI thông qua giao diện Power Query Editor cũng như cách ứng dụng ngôn ngữ M Code tương ứng để tối ưu hóa quy trình phân tích dữ liệu của bạn.

Tại sao cần chuẩn hóa dữ liệu bằng Format trong Power BI?

Trước khi đi sâu vào chi tiết kỹ thuật, chúng ta cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc chuẩn hóa chuỗi ký tự. Power Query là một công cụ xử lý dữ liệu có phân biệt chữ hoa và chữ thường (Case-sensitive). Do đó, những vấn đề sau rất dễ xảy ra nếu không định dạng chuẩn:

• Trùng lặp dữ liệu do khác kiểu chữ: Hai giá trị “Laptop” và “laptop” trong Power Query sẽ được hiểu là hai đối tượng hoàn toàn khác nhau. Điều này gây ra lỗi nhóm dữ liệu (Group By) hoặc làm sai lệch kết quả đếm.
• Khoảng trắng ẩn (Leading/Trailing spaces): Giá trị ” Dell” (có khoảng trắng đằng trước) và “Dell” sẽ không thể kết nối (Join/Merge) chính xác với nhau.
• Thiếu thông tin nhận diện: Các mã định danh như SKU, mã đơn hàng hay mã vùng thường đòi hỏi quy chuẩn cố định về tiền tố hoặc hậu tố để phân loại hệ thống.

Sử dụng công cụ format trong Power BI giúp giải quyết triệt để các rủi ro trên ngay từ bước ETL (Extract – Transform – Load).

Chức năng Format trong Power BI là gì?

Chức năng format trong power bi là bộ công cụ biến đổi chuỗi văn bản tích hợp trực tiếp trong môi trường Power Query Editor. Chức năng này cho phép nhà phân tích chỉnh sửa cấu trúc, kiểu chữ, hình thức hiển thị cũng như bổ sung thành phần cho dữ liệu kiểu chuỗi một cách tự động và linh hoạt.Về bản chất vận hành, các thao tác format trong power bi sẽ ghi nhận thành từng bước chuyển đổi (Applied Steps) trong Power Query. Mỗi bước này được dịch sang ngôn ngữ M Code và sẽ tự động thực thi lại toàn bộ quy trình mỗi khi báo cáo được làm mới dữ liệu.

Các công cụ format cốt lõi trong Power Query bao gồm:

lowercase (Chuyển thành chữ thường)

Công cụ này chuyển đổi toàn bộ các ký tự chữ cái trong chuỗi văn bản về dạng viết thường (ví dụ: “POWER BI” thành “power bi”). Đây là lựa chọn tối ưu khi bạn cần đồng nhất chuỗi để làm sạch dữ liệu trước khi ghép nối hoặc mã hóa.

UPPERCASE (Chuyển thành chữ hoa)

Công cụ giúp chuyển toàn bộ ký tự trong cột sang dạng viết hoa hoàn toàn (ví dụ: “vietnam” thành “VIETNAM”). Dạng định dạng này thường được áp dụng cho các cột chứa mã code, mã đơn hàng, định danh SKU, viết tắt tên quốc gia hoặc mã số thuế.

Capitalize Each Word (Viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ)

Tùy chọn này viết hoa chữ cái đầu tiên của từng từ trong chuỗi và chuyển các ký tự còn lại về chữ thường (dạng Title Case, ví dụ: “nguyễn văn a” thành “Nguyễn Văn A”). Đây là định dạng lý tưởng cho các thuộc tính hiển thị trực tiếp lên bảng biểu như tên khách hàng, danh mục sản phẩm hay tên địa danh.

Trim (Cắt bỏ khoảng trắng thừa)

Trim quét toàn bộ chuỗi văn bản và loại bỏ triệt để các khoảng trắng vô hình xuất hiện ở đầu chuỗi (leading spaces) hoặc ở cuối chuỗi (trailing spaces). Công cụ này không làm ảnh hưởng đến khoảng trắng đơn phân cách giữa các từ bên trong chuỗi.

Clean (Dọn dẹp ký tự ẩn)

Clean loại bỏ các ký tự không in được (non-printable characters) và ký tự điều khiển hệ thống (unicode control characters), ví dụ như dấu xuống dòng (line feed \n, carriage return \r), tab ngắt dòng hoặc ký tự lạ khi trích xuất từ dữ liệu web/API.

Add codefix (Thêm tiền tố)

Cho phép chèn tự động một đoạn văn bản, ký tự hoặc ký hiệu cố định vào vị trí bắt đầu của tất cả các dòng trong cột được chọn.

Add Suffix (Thêm hậu tố)

Cho phép nối tự động một đoạn văn bản, ký tự hoặc ký hiệu cố định vào vị trí kết thúc của tất cả các dòng trong cột được chọn.

Các thao tác thực tế khi dùng chức năng Format trong Power BI

Chuẩn hóa kiểu chữ thường (lowercase)

Quan sát cột dữ liệu tên sản phẩm (ProductName), dữ liệu thô đang bị ghi chép lộn xộn giữa chữ hoa và chữ thường như “gaming LAPTOP dell XPS” hay “wireless Mouse LOGITECH”.

Toàn bộ thao tác thực hiện như sau:

• Nhấp chọn cột ProductName trong bảng dữ liệu.
• Tại thanh công cụ phía trên, chuyển sang thẻ Transform.
• Trong nhóm công cụ Text Column, nhấp chọn biểu tượng Format. Danh sách các tùy chọn xổ xuống bao gồm: lowercase, UPPERCASE, Capitalize Each Word, Trim, Clean, Add codefix, Add Suffix.
• Nhấp chọn lowercase

• Ngay lập tức toàn bộ giá trị trong cột ProductName chuyển về dạng chữ thường đồng nhất (ví dụ: “gaming laptop dell xps”). Thanh Applied Steps bên phải ghi nhận bước chuyển đổi Lowercased Text.

Chuyển đổi toàn bộ thành chữ hoa (UPPERCASE)

Nếu muốn đưa toàn bộ tên sản phẩm về dạng ký tự in hoa:

• Tiếp tục giữ chọn cột ProductName.
• Truy cập menu Format trên thẻ Transform.
• Chọn tùy chọn UPPERCASE.

• Tất cả văn bản trong cột lập tức biến đổi thành chữ in hoa toàn bộ (ví dụ: “GAMING LAPTOP DELL XPS”). Thanh Applied Steps xuất hiện bước Uppercased Text.

Viết hoa chữ cái đầu tiên của từng từ (Capitalize Each Word)

Để dữ liệu trình bày chuyên nghiệp trên các biểu đồ báo cáo:

• Chọn cột ProductName.
• Mở danh sách Format và chọn Capitalize Each Word.

• Dữ liệu trong cột được chuyển đổi về dạng danh từ chuẩn (ví dụ: “Gaming Laptop Dell Xps”). Cột dữ liệu trở nên chỉn chu và dễ đọc.

Cắt bỏ khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi (Trim)

Khi quan sát cột tên khách hàng (CustomerName), các chuỗi văn bản thường chứa khoảng trắng ẩn do người nhập liệu gõ thừa.

• Chọn cột CustomerName.
• Mở danh sách tùy chọn Format tại thẻ Transform.
• Di chuột và nhấp chọn lệnh Trim.

• Power Query sẽ tự động quét qua toàn bộ các dòng và loại bỏ toàn bộ khoảng trắng dư thừa nằm ở vị trí đầu và cuối của từng chuỗi văn bản.

Dọn dẹp các ký tự ẩn và xuống dòng (Clean)

Cột mô tả (Description) chứa các đoạn văn bản có dấu xuống dòng hoặc ký tự điều khiển unicode khiến dòng bị phình to bất thường.

• Nhấp chọn cột Description.
• Trong menu Format, nhấp chọn lệnh Clean.

• Ngay lập tức, các ký tự xuống dòng bị loại bỏ hoàn toàn, trả lại đoạn văn bản liền mạch trên một dòng duy nhất, loại bỏ rủi ro vỡ khung khi xuất báo cáo.

Bổ sung tiền tố vào chuỗi (Add codefix)

Cột mã sản phẩm (SKU) hiện tại chỉ chứa các con số định danh như 1001, 1002, 1003. Để quy chuẩn thành mã SKU doanh nghiệp:

• Chọn cột SKU (đã được chuyển kiểu dữ liệu sang Text).
• Nhấp mở menu Format và chọn Add codefix.
• Một hộp thoại thiết lập có tên codefix hiển thị trên màn hình.

• Tại ô nhập liệu Value, tiến hành điền chuỗi tiền tố mong muốn: SKU-.

• Nhấn nút OK để xác nhận. Cột dữ liệu cập nhật kết quả thành SKU-1001, SKU-1002, SKU-1003.

Bổ sung hậu tố vào chuỗi (Add Suffix)

Cột khu vực (Region) chứa các tên vùng miền như North, South, East. Để bổ sung mã quốc gia vào phía sau:

• Chọn cột Region.
• Truy cập menu Format và chọn Add Suffix.

• Hộp thoại Suffix xuất hiện. Điền giá trị vào ô Value: -USA.

• Nhấn OK để hoàn tất. Kết quả trong cột biến đổi thành North-USA, South-USA, East-USA.

Sử dụng M Code để Format trong Power BI

Nhóm hàm chuyển đổi kiểu chữ

Chuyển chữ thường (Text.Lower):

Nhóm hàm làm sạch chuỗi

Cắt khoảng trắng thừa (Text.Trim):
Table.TransformColumns(#"Capitalized Each Word", {{"CustomerName", Text.Trim, type text}})
Xóa ký tự ẩn và xuống dòng (Text.Clean):
Table.TransformColumns(#"Trimmed Text", {{"Description", Text.Clean, type text}})

Nhóm hàm ghép tiền tố và hậu tố

Thêm tiền tố bằng phép nối chuỗi:
Table.TransformColumns(#"Cleaned Text", {{"SKU", each "SKU-" & Text.From(_), type text}})
Thêm hậu tố bằng phép nối chuỗi:
Table.TransformColumns(#"Added codefix", {{"Region", each _ & "-USA", type text}})

Phân biệt Transform Format và Add Column Format

Trong trình biên tập Power Query Editor, thanh menu phía trên cung cấp hai vị trí chứa công cụ Format: thẻ Transform và thẻ Add Column. Việc nắm rõ sự khác biệt giữa hai thẻ này giúp bạn thiết kế luồng dữ liệu tối ưu:

• Thao tác tại thẻ Transform -> Format: Biến đổi và ghi đè trực tiếp lên cột dữ liệu hiện tại. Cột gốc sẽ bị thay thế bằng dữ liệu mới. Cách làm này giúp giữ cho bảng gọn gàng, giảm số lượng cột không cần thiết và tối ưu hóa bộ nhớ.
• Thao tác tại thẻ Add Column -> Format: Giữ nguyên vẹn cột dữ liệu gốc và tạo thêm một cột mới ở cuối bảng chứa kết quả đã được format. Tùy chọn này phù hợp khi bạn cần giữ cột gốc để đối chiếu hoặc sử dụng cho các mục đích tính toán khác.

Tổng kết

Sử dụng thành thạo chức năng Format trong Power BI là một trong những kỹ năng nền tảng quan trọng nhất đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực phân tích dữ liệu. Bằng cách kết hợp linh hoạt các công cụ làm sạch chuỗi như Trim, Clean, các tùy chọn biến đổi kiểu chữ lowercase, UPPERCASE, Capitalize Each Word cùng thao tác chèn tiền tố/hậu tố, bạn sẽ dễ dàng làm sạch và đưa dữ liệu thô về quy chuẩn thống nhất.

Dù thực hiện trực tiếp trên giao diện trực quan của Power Query Editor hay thông qua các hàm M Code linh hoạt, thao tác format dữ liệu đúng cách ngay từ bước ETL sẽ giúp ngăn ngừa tối đa rủi ro sai lệch dữ liệu, đảm bảo mối quan hệ giữa các bảng hoạt động chính xác và nâng cao chất lượng tổng thể của hệ thống báo cáo Power BI. Hãy bắt đầu áp dụng ngay các kỹ thuật format này vào quy trình làm sạch dữ liệu thực tế của bạn để xây dựng những mô hình dữ liệu chuẩn mực và tin cậy.