[Power Query Tutorial] Cách sử dụng Choose Columns

Khi xử lý các tệp dữ liệu lớn trong Power BI hoặc Excel, việc sở hữu hàng chục, thậm chí hàng trăm cột dữ liệu thừa thãi là điều rất phổ biến. Để tối ưu hóa hiệu suất báo cáo và làm sạch mô hình dữ liệu, việc loại bỏ các cột không cần thiết là bước bắt buộc.

Trong Power Query, Choose Columns là một trong những công cụ mạnh mẽ và tiện lợi nhất giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng Choose Columns và ứng dụng mã Code M để làm chủ luồng xử lý dữ liệu của bạn.

Chức năng Choose Columns trong Power Query là gì?

Nằm trong tab Home của giao diện Power Query Editor, nhóm công cụ Manage Columns cung cấp cho người dùng hai lựa chọn cực kỳ hữu ích khi nhấp vào nút Choose Columns:

• Choose Columns (Chọn cột)
• Go to Column (Đi đến cột)

Công dụng của Choose Columns

Chức năng này cho phép bạn tích chọn giữ lại các cột cần thiết và tự động loại bỏ các cột còn lại.

• Tối ưu hóa hiệu năng: Thay vì phải chọn thủ công từng cột rồi nhấn Delete, Choose Columns tạo ra một bước lọc tập trung. Điều này giúp Power Query không phải tải các dữ liệu rác, giảm dung lượng file và tăng tốc độ làm mới.
• Quản lý trực quan: Hiển thị toàn bộ danh sách tên cột dưới dạng danh sách kiểm tra (checkbox), giúp bạn dễ dàng bao quát cấu trúc bảng dữ liệu.

Công dụng của Go to Column

Khi làm việc với các bảng dữ liệu khổng lồ (ví dụ: dữ liệu ERP, CRM có từ 50 đến hơn 100 cột), việc cuộn chuột sang ngang để tìm một cột cụ thể là cực kỳ mất thời gian. Go to Column cung cấp thanh tìm kiếm thông minh và danh sách tên cột xếp theo thứ tự. Bạn chỉ cần gõ ký tự đầu tiên, hệ thống sẽ tự động tìm thấy và đưa con trỏ chuột đến ngay vị trí cột đó chỉ trong 1 giây.

Lợi ích khi sử dụng Choose Columns so với việc xóa cột thủ công (Remove Columns)

Nhiều người dùng mới thường có thói quen click chuột phải vào cột cần bỏ và chọn Remove. Tuy nhiên, phương pháp này có một số hạn chế so với Choose Columns:

Minh họa cách dùng chức năng Choose Columns

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là quy trình từng bước sử dụng tính năng này trên một bảng dữ liệu thực tế đã được import vào môi trường Power Query.

Truy cập tính năng trên thanh Ribbon

Sau khi dữ liệu của bạn đã được tải thành công vào Power Query Editor, tại thẻ Home, bạn tìm đến nhóm Manage Columns. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Choose Columns, bạn sẽ thấy hai tùy chọn xuất hiện: Choose Columns và Go to Column.

Sử dụng Go to Column để định vị cột nhanh chóng (Tùy chọn)

Nếu bảng của bạn có quá nhiều cột và bạn muốn kiểm tra nhanh một cột cụ thể trước khi lọc, hãy chọn Go to Column.

Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể gõ từ khóa vào thanh tìm kiếm (ví dụ: tìm cột “mcc”) rồi nhấn OK. Màn hình làm việc sẽ ngay lập tức di chuyển đến cột được chọn.

Giao diện Power Query tự động điều hướng và làm nổi bật cột bạn vừa tìm kiếm mà không cần cuộn chuột thủ công.

Mở hộp thoại lọc Choose Columns

Để tiến hành chọn giữ lại các cột cần thiết cho báo cáo, bạn click lại vào nút Choose Columns trên thanh Ribbon.

Chọn các cột mong muốn giữ lại

Hộp thoại Choose Columns sẽ hiển thị danh sách toàn bộ các cột đang có trong bảng dữ liệu của bạn.

Mặc định, tùy chọn Select All Columns sẽ được tick.

Bạn hãy bỏ tick ở những cột không muốn sử dụng. Hoặc bỏ chọn tất cả và chỉ tick chọn vào các cột quan trọng như: card_id, client_id, amount, date, errors, id.

Nhấn OK để xác nhận thiết lập.

Xem kết quả

Sau khi nhấn OK, Power Query sẽ lọc bỏ tất cả các cột không được chọn.

Bạn có thể thấy:

• Số lượng cột hiển thị đã giảm đi rõ rệt, giao diện gọn gàng hơn.
• Tại danh sách Applied Steps bên phải, một bước mới có tên Removed Other Columns đã được tạo ra. Nếu sau này bạn muốn lấy lại một cột nào đó, chỉ cần click vào biểu tượng bánh răng bên cạnh bước này để thiết lập lại.

Sử dụng chức năng Choose Columns với Code M

Nếu bạn là một nhà phân tích dữ liệu chuyên nghiệp muốn tối ưu hóa hiệu năng hoặc viết code động, việc hiểu cách hoạt động của Code M đằng sau công cụ này là cực kỳ quan trọng.Khi bạn thực hiện thao tác Choose Columns trên giao diện kéo thả, Power Query sẽ tự động biên dịch sang ngôn ngữ M bằng hàm:

Table.SelectColumns(bước_trước_đó, {“tên_cột_1”, “tên_cột_2″, …})

Quan sát thanh công thức, bạn sẽ thấy đoạn mã M thực tế được sinh ra như sau:

= Table.SelectColumns(#”Changed Type”, {“card_id”, “client_id”, “amount”, “date”, “errors”, “id”})

Trong trường hợp bạn muốn danh sách cột được chọn có tính chất động (dynamic) – ví dụ: chỉ chọn những cột có chứa chữ “id” hoặc các cột định dạng số, bạn có thể tự viết Code M trong công cụ Advanced Editor:

// Giữ lại các cột có tên chứa chữ “id”

= Table.SelectColumns(#”Changed Type”, List.Select(Table.ColumnNames(#”Changed Type”), each Text.Contains(_, “id”)))

Việc làm chủ mã M giúp bạn xây dựng các luồng xử lý dữ liệu tự động hóa cao, hạn chế tối đa lỗi khi cấu trúc file dữ liệu đầu vào thường xuyên thay đổi.

Các lưu ý tránh lỗi khi thay đổi cấu trúc bảng nguồn

Dù Choose Columns rất mạnh mẽ, bạn vẫn cần lưu ý một số điểm sau để hệ thống vận hành trơn tru:

Lỗi Missing Field

Nếu bạn đã chọn cột amount, nhưng ở file nguồn tháng sau, cột này bị đổi tên thành Amount_USD hoặc bị xóa bỏ hoàn toàn, Power Query sẽ báo lỗi ở bước Table.SelectColumns vì không tìm thấy trường amount.

Cách xử lý: Sử dụng tham số tùy chọn thứ ba của hàm Table.SelectColumns để bỏ qua lỗi nếu thiếu cột: = Table.SelectColumns(#”Changed Type”, {“card_id”, “client_id”, “amount”}, MissingField.Ignore)

Đặt tên bước rõ ràng

Hãy đổi tên bước Removed Other Columns thành tên mang tính gợi nhớ (ví dụ: KeepMainColumns) để người kế thừa dự án dễ dàng đọc hiểu luồng xử lý.

Tổng kết

Sử dụng tính năng Choose Columns trong Power Query không chỉ là một thao tác dọn dẹp dữ liệu đơn thuần, mà là giải pháp then chốt để xây dựng một mô hình dữ liệu chuẩn hóa, nhẹ nhàng và chuyên nghiệp.

Bằng việc kết hợp nhuần nhuyễn giữa thao tác kéo thả trực quan (như dùng Go to Column để điều hướng nhanh, Choose Columns để lọc cột) và tùy biến mã nguồn Code M (như thêm tham số MissingField.Ignore), bạn sẽ tối ưu hóa tối đa tốc độ làm mới báo cáo và giảm tải tài nguyên cho máy tính một cách đáng kể.