[Excel Tutorial 1] Tổng hợp các hàm Excel thường dùng

Trong kỷ nguyên số hóa, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi nhân viên văn phòng, nhà phân tích dữ liệu, kế toán hay học sinh, sinh viên. Để làm chủ công cụ này, việc hiểu và áp dụng thành thạo các hàm Excel là chìa khóa vàng giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Bài viết dưới đây, Starttrain sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết hàm Excel là gì, tổng hợp các hàm thông dụng nhất kèm ví dụ thực tế và chia sẻ lộ trình chinh phục Excel hiệu quả.

Hàm Excel là gì?

Hàm Excel (Excel Functions) thực chất là các công thức tính toán đã được lập trình và thiết lập sẵn trong hệ thống nhằm tự động hóa các tác vụ xử lý dữ liệu, từ các phép tính toán học cơ bản cho đến các yêu cầu phức tạp về logic, thống kê hay định dạng chuỗi. Thay vì phải mất thời gian viết các phép toán thủ công rườm rà, như cộng lần lượt từng ô = A1 + A2 + A3 + A4, người dùng chỉ cần gọi tên hàm và khai báo các tham số cần thiết bằng một cú pháp cực kỳ ngắn gọn là =SUM(A1:A4).

Tổng hợp các hàm Excel cơ bản phổ biến nhất hiện nay

Để bạn dễ dàng hệ thống hóa kiến thức, chúng tôi đã phân loại các hàm Excel thông dụng thành 4 nhóm chính: Hàm logic, Hàm tính trung bình, Hàm đếm và Hàm tính tổng.

Nhóm 1: Các hàm logic

Các hàm logic giúp bạn kiểm tra các mệnh đề đúng/sai để trả về kết quả mong muốn hoặc kết hợp nhiều điều kiện lại với nhau.

Hàm Logic AND

Cú pháp: =AND(logical1, [logical2], …)
Cách dùng: Hàm AND trả về kết quả TRUE (Đúng) nếu tất cả các điều kiện bên trong nó đều đúng. Chỉ cần một điều kiện sai, hàm sẽ trả về FALSE (Sai).
Ví dụ: =AND(A1 > 5, B1 < 10) (Trả về TRUE nếu ô A1 lớn hơn 5 và ô B1 nhỏ hơn 10).

Hàm Logic OR

Cú pháp: =OR(logical1, [logical2], …)
Cách dùng: Hàm OR trả về TRUE nếu ít nhất một trong các điều kiện truyền vào là đúng. Hàm chỉ trả về FALSE khi tất cả các điều kiện đều sai.
Ví dụ: =OR(A1 = “Đạt”, B1 = “Đạt”) (Trả về TRUE nếu một trong hai ô A1 hoặc B1 có chữ “Đạt”).

Hàm Logic IF

Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Cách dùng: Kiểm tra một điều kiện cụ thể. Nếu điều kiện đúng, trả về giá trị thứ nhất; nếu sai, trả về giá trị thứ hai.
Ví dụ: =IF(C1 >= 5, “Đỗ”, “Trượt”) (Nếu điểm ở ô C1 lớn hơn hoặc bằng 5 thì hiển thị chữ “Đạt”, ngược lại hiển thị “Rớt”).

Nhóm 2: Các hàm tính giá trị trung bình

Nhóm hàm này hỗ trợ thống kê dữ liệu nhanh chóng bằng cách tính toán số trung bình cộng dựa trên toàn bộ vùng dữ liệu hoặc có điều kiện đi kèm.

Hàm tính trung bình AVERAGE

Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2], …)
Cách dùng: Tính trung bình cộng của một dãy số hoặc một vùng dữ liệu được chọn.
Ví dụ: =AVERAGE(B2:B10) (Tính điểm trung bình của cả lớp từ ô B2 đến B10).

Hàm tính trung bình có điều kiện AVERAGEIF

Cú pháp: =AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])
Cách dùng: Tính trung bình cộng của các ô thỏa mãn một điều kiện duy nhất.
Ví dụ: =AVERAGEIF(A2:A10, “Nam”, B2:B10) (Tính điểm trung bình của các học sinh có giới tính là “Nam” trong cột A, cột điểm nằm ở cột B).

Hàm tính trung bình nhiều điều kiện AVERAGEIFS

Cú pháp: =AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Cách dùng: Tính trung bình cộng của các ô thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện khác nhau.
Ví dụ: =AVERAGEIFS(C2:C10, A2:A10, “Nam”, B2:B10, “Lớp 10A”) (Tính điểm trung bình ở cột C của những học sinh thỏa mãn hai điều kiện: cột A là “Nam” và cột B là “Lớp 10A”).

Nhóm 3: Các hàm đếm dữ liệu

Hàm đếm được sử dụng để thống kê số lượng ô chứa dữ liệu, số lượng ô trống hoặc đếm số lượng đối tượng thỏa mãn tiêu chí đặt ra.

Hàm đếm COUNT

Cú pháp: =COUNT(value1, [value2], …)
Cách dùng: Chỉ đếm các ô có chứa dữ liệu dạng số trong một vùng được chọn. Các ô chứa chữ hoặc ô trống sẽ bị bỏ qua.
Ví dụ: =COUNT(A1:A10) (Đếm xem có bao nhiêu ô chứa số trong vùng từ A1 đến A10).

Hàm đếm ô có dữ liệu COUNTA

Cú pháp: =COUNTA(value1, [value2], …)
Cách dùng: Đếm tất cả các ô không trống trong vùng dữ liệu (bao gồm cả số, chữ, ký tự đặc biệt, khoảng trắng).
Ví dụ: =COUNTA(B1:B10) (Đếm xem có bao nhiêu ô đã được điền thông tin trong cột B).

Hàm đếm có điều kiện COUNTIF

Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)
Cách dùng: Đếm số lượng ô thỏa mãn một điều kiện nhất định.
Ví dụ: =COUNTIF(C1:C10, “>= 8”) (Đếm xem có bao nhiêu học sinh đạt điểm từ 8 trở lên trong vùng từ C1 đến C10).

Hàm đếm nhiều điều kiện COUNTIFS

Cú pháp: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Cách dùng: Đếm số lượng ô thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện được đưa ra.
Ví dụ: =COUNTIFS(A1:A10, “Hà Nội”, B1:B10, “Đã giao”) (Đếm xem có bao nhiêu đơn hàng ở “Hà Nội” đã chuyển trạng thái sang “Đã giao”).

Nhóm 4: Các hàm tính tổng dữ liệu

Đây là nhóm hàm cơ bản và được ứng dụng nhiều nhất trong công việc hàng ngày để cộng gộp các số liệu kế toán, doanh thu hay số lượng kho bãi.

Hàm tính tổng SUM

Cú pháp: =SUM(number1, [number2], …)
Cách dùng: Cộng tất cả các số trong một hoặc nhiều vùng dữ liệu được chọn.
Ví dụ: =SUM(D2:D20) (Tính tổng doanh thu của toàn bộ các mặt hàng từ dòng 2 đến dòng 20).

Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Cách dùng: Cộng tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu thỏa mãn một điều kiện duy nhất.
Ví dụ: =SUMIF(A2:A20, “Trái cây”, B2:B20) (Tính tổng số lượng ở cột B của những dòng thuộc nhóm mặt hàng “Trái cây” ở cột A).

Hàm tính tổng nhiều điều kiện SUMIFS

Cú pháp: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
Cách dùng: Cộng tổng các giá trị thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện khác nhau.
Ví dụ: =SUMIFS(C2:C20, A2:A20, “Trái cây”, B2:B20, “Hải Nam”) (Tính tổng doanh thu ở cột C của nhóm mặt hàng “Trái cây” được cung cấp bởi nhà cung cấp “Hải Nam”).

Nhóm 5: Các hàm xử lý chuỗi

Nhóm hàm này cực kỳ hữu ích khi bạn cần chuẩn hóa dữ liệu văn bản, trích xuất mã số, hoặc tách/ghép các chuỗi ký tự theo yêu cầu.

Hàm cắt chuỗi từ bên trái LEFT

Cú pháp: =LEFT(text, num_chars)
Cách dùng: Trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ phía bên trái của chuỗi văn bản. Nếu bỏ qua [num_chars], mặc định sẽ là 1.
Ví dụ: =LEFT(“EXCEL2026”, 5) (Trả về kết quả là “EXCEL”).

Hàm cắt chuỗi từ bên phải RIGHT

Cú pháp: =RIGHT(text, [num_chars])
Cách dùng: Trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ phía bên phải của chuỗi văn bản.
Ví dụ: =RIGHT(“EXCEL2026”, 4) (Trả về kết quả là “2026”).

Hàm cắt chuỗi từ vị trí bất kỳ MID

Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)
Cách dùng: Trích xuất các ký tự từ giữa một chuỗi văn bản, bắt đầu tại vị trí chỉ định (start_num) và kéo dài theo số lượng ký tự mong muốn (num_chars).
Ví dụ: =MID(“EXCEL2026”, 3, 3) (Bắt đầu từ ký tự thứ 3 là “C”, lấy ra 3 ký tự, trả về kết quả là “CEL”).

Hàm lấy chuỗi trước ký tự phân tách TEXTBEFORE

Cú pháp: =TEXTBEFORE(text, delimiter)
Cách dùng: Trả về phần văn bản nằm trước một ký tự phân tách (như khoảng trắng, dấu phẩy, dấu gạch ngang…). Lưu ý: Hàm này hỗ trợ từ phiên bản Excel 365 và Excel Web.
Ví dụ: =TEXTBEFORE(“Nguyễn-Văn-A”, “-“) (Trả về kết quả là “Nguyễn”).

Hàm lấy chuỗi sau ký tự phân tách TEXTAFTER

Cú pháp: =TEXTAFTER(text, delimiter)
Cách dùng: Trả về phần văn bản nằm sau một ký tự phân tách được chỉ định. Lưu ý: Hàm này hỗ trợ từ phiên bản Excel 365 và Excel Web.
Ví dụ: =TEXTAFTER(“Nguyễn-Văn-A”, “-“) (Trả về kết quả là “Văn-A” nếu phân tách ở dấu gạch ngang đầu tiên).

Nhóm 6: Các hàm thời gian

Để làm sạch báo cáo, tính toán thời gian chạy dự án hay trích xuất các cột thông tin ngày/tháng/năm riêng biệt, các hàm dưới đây là công cụ đắc lực nhất.

Hàm lấy ngày DAY

Cú pháp: =DAY(serial_number)
Cách dùng: Trích xuất phần ngày (từ 1 đến 31) từ một giá trị thời gian cụ thể.
Ví dụ: =DAY(“2026-07-14”) (Trả về số 14).

Hàm lấy tháng MONTH

Cú pháp: =MONTH(serial_number)
Cách dùng: Trích xuất phần tháng (từ 1 đến 12) từ một giá trị thời gian cụ thể.
Ví dụ: =MONTH(“2026-07-14”) (Trả về số 7).

Hàm lấy năm YEAR

Cú pháp: =YEAR(serial_number)
Cách dùng: Trích xuất phần năm (đầy đủ 4 chữ số) từ một giá trị thời gian cụ thể.
Ví dụ: =YEAR(“2026-07-14”) (Trả về số 2026).

Hàm tạo ngày tháng DATE

Cú pháp: =DATE(year, month, day)
Cách dùng: Kết hợp ba giá trị số riêng lẻ (năm, tháng, ngày) thành một chuỗi ngày tháng chuẩn định dạng thời gian của hệ thống.
Ví dụ: =DATE(2026, 7, 14) (Trả về giá trị ngày chuẩn là 14/07/2026 tùy theo cấu hình của hệ thống máy tính).

Tầm quan trọng của việc nắm vững các hàm Excel

Trong thời đại dữ liệu bùng nổ, việc nắm giữ thông tin thô chưa phải là tất cả, điều quan trọng là bạn phải biết cách làm sạch, phân tích và biến chúng thành những báo cáo có giá trị. Sở hữu kỹ năng sử dụng thành thạo các hàm Excel không chỉ giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn mà còn tạo ra những lợi ích lâu dài cho sự nghiệp:

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

Hãy hình dung bạn đang có một bảng dữ liệu bán hàng với hơn 20,000 dòng thông tin khách hàng và cần phân loại doanh thu theo khu vực trong vòng 10 phút. Nếu chọn cách lọc và cộng thủ công, bạn sẽ rơi vào trạng thái quá tải và trễ hạn.

Thế nhưng, chỉ với sự kết hợp khéo léo của các hàm điều kiện như SUMIFS hay các hàm tìm kiếm, công việc khổng lồ trên sẽ được giải quyết chỉ trong một cái chớp mắt. Khả năng làm việc nhanh chóng này giúp bạn giải phóng bộ não khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại để tập trung vào những chiến lược phát triển quan trọng hơn.

Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối

Trong lĩnh vực tài chính, kế toán hay quản lý chuỗi cung ứng, một sai sót nhỏ ở dấu phẩy cũng có thể gây ra thiệt hại hàng chục, hàng trăm triệu đồng cho doanh nghiệp. Việc tính toán thủ công rất dễ dẫn đến lỗi do mệt mỏi hoặc mất tập trung. Ngược lại, các hàm Excel hoạt động theo các logic toán học nghiêm ngặt, luôn đảm bảo số liệu của bạn đồng bộ và nhất quán. Hơn nữa, việc hiểu bản chất các hàm giúp bạn dễ dàng thiết lập hệ thống tự kiểm tra lỗi chéo, giúp báo cáo của bạn luôn đạt độ tin cậy cao nhất trước khi gửi tới cấp trên.

Tăng cường năng lực phân tích và hỗ trợ ra quyết định

Một nhân viên giỏi không chỉ trình bày số liệu, mà phải biết số liệu đó “nói” lên điều gì. Sử dụng thành thạo các hàm thống kê và hàm logic giúp bạn dễ dàng bóc tách dữ liệu phức tạp thành những chỉ số ý nghĩa: Đâu là nhóm sản phẩm đem lại biên lợi nhuận cao nhất? Những khách hàng nào có tần suất mua hàng sụt giảm đáng báo động? Khả năng “đọc vị” dữ liệu thông qua Excel giúp bạn đưa ra những đề xuất sắc sảo, có cơ sở vững chắc và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.

Mẹo tự học các hàm Excel hiệu quả

Hiểu cú pháp và logic thay vì học vẹt

Sai lầm lớn nhất khi học Excel là cố gắng ghi nhớ từng ký tự của một công thức dài. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào logic hoạt động và dịch nghĩa tiếng Anh của tên hàm (ví dụ: AVERAGE là trung bình, IF là nếu). Khi gõ công thức, hãy quan sát thanh gợi ý nhỏ hiện ngay phía dưới để biết chính xác tham số nào cần điền tiếp theo.

Học song song với thực hành

Đọc tài liệu lý thuyết suông sẽ khiến bạn quên sạch kiến thức chỉ sau vài ngày. Cách học hiệu quả nhất là tự tay xây dựng những bảng tính giải quyết trực tiếp nhu cầu cá nhân như sử dụng hàm SUM và AVERAGE để lập bảng theo dõi chi tiêu hàng tháng hay thiết kế một danh sách việc cần làm tự động thống kê bằng hàm COUNTIF. Giải quyết các bài toán sát sườn sẽ giúp bộ não của bạn ghi nhớ sâu sắc các thao tác.

Làm chủ các phím tắt

Thao tác chuyên nghiệp bằng bàn phím giúp bạn duy trì mạch tư duy liên tục và làm việc nhanh hơn. Việc ghi nhớ các phím tắt thông dụng có tác dụng hỗ trợ thao tác làm việc nhanh chóng hơn.

Tổng kết

Việc làm chủ các hàm Excel không đơn thuần là học cách gõ các câu lệnh mà là quá trình rèn luyện tư duy logic để tối ưu hóa quy trình làm việc và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Từ những viên gạch cơ bản nhất như các hàm tính tổng SUM, hàm tính trung bình AVERAGE cho đến các hàm điều kiện phức tạp như SUMIFS hay COUNTIFS, mỗi hàm bạn học được đều là công cụ đắc lực hỗ trợ cho sự phát triển của bạn trong môi trường làm việc số hóa hiện nay.