Mẫu Quy chế lương thưởng chuẩn, mới nhất [Tải miễn phí]

Đối với bộ phận nhân sự (HR), việc xây dựng một mẫu quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch và đúng pháp luật luôn là nhiệm vụ then chốt giúp tối ưu chi phí vận hành và giữ chân nhân tài. Một mẫu quy chế lương thưởng hoàn chỉnh không chỉ đóng vai trò là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp lao động mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng suất làm việc của cán bộ công nhân viên.

Mẫu quy chế lương thưởng là gì?

Mẫu quy chế lương thưởng là văn bản quản lý nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định cụ thể về nguyên tắc, điều kiện, tiêu chuẩn và quy trình tính trả tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cũng như các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động.

Văn bản này thiết lập khung thỏa thuận giữa sử dụng lao động và người lao động, dựa trên cơ sở tuân thủ Bộ luật Lao động và các văn bản pháp lý hiện hành (như Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nghị định 74/2024/NĐ-CP).

Một quy chế lương thưởng chuẩn thường bao gồm các nội dung cốt lõi sau:

• Các loại tiền lương: Lương chính (lương theo ngạch bậc/chức danh), lương đóng bảo hiểm xã hội, lương thử việc, lương khoán hoặc lương sản phẩm.
• Hình thức và chế độ trả lương: Trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc doanh thu; thời hạn trả lương hàng tháng.
• Các khoản phụ cấp và trợ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe, trợ cấp thuê nhà và các chế độ phúc lợi hiếu hỉ.
• Tính tiền lương làm thêm giờ: Mức tính lương làm thêm vào ngày thường (150%), ngày nghỉ hàng tuần (200%), ngày lễ tết (300%).
• Quy trình xét tăng lương: Điều kiện, niên hạn và thủ tục xét nâng lương định kỳ.
• Chế độ tiền thưởng: Thưởng thâm niên, thưởng doanh số (tiền hoa hồng), thưởng các ngày lễ tết và tiền thưởng cuối năm, lương tháng 13.

Vai trò của các mẫu quy chế lương thưởng

Đối với bất kỳ tổ chức nào, việc áp dụng mẫu quy chế lương thưởng bài bản mang lại nhiều lợi ích chiến lược mang tính sống còn cho sự phát triển của doanh nghiệp:

• Cơ sở pháp lý vững chắc và đảm bảo tính tuân thủ: Quy chế lương thưởng giúp doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật lao động hiện hành về mức lương tối thiểu vùng, thời giờ làm việc, trả lương làm thêm giờ và trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội. Đây là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan chức năng (Sở Lao động – Thương binh & Xã hội, Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội) kiểm tra, thanh tra và là nền tảng để giải quyết triệt để các tranh chấp lao động nếu phát sinh.
• Xây dựng môi trường làm việc minh bạch và công bằng: Khi các tiêu chí tính lương, phụ cấp và tiêu chuẩn xét thưởng được thể hiện chi tiết bằng văn bản, người lao động sẽ hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Điều này giúp loại bỏ sự hoài nghi, thiên vị hay thiếu nhất quán giữa các phòng ban, từ đó xây dựng niềm tin vững chắc của nhân viên vào ban lãnh đạo.
• Công cụ định hướng hành vi và thúc đẩy hiệu suất: Một chính sách thưởng được thiết kế khéo léo gắn liền với KPI và mục tiêu doanh thu sẽ định hướng cho nhân viên tập trung vào các kết quả cốt lõi. Khi người lao động thấy rõ sự nỗ lực của họ được đền đáp xứng đáng bằng thu nhập, họ sẽ chủ động gia tăng năng suất làm việc và cống hiến hết mình.
• Tối ưu hóa công tác quản trị HR và Kế toán: Mẫu quy chế lương thưởng rõ ràng đóng vai trò là kim chỉ nam giúp bộ phận HR và Kế toán tự động hóa quy trình tính lương, thực hiện chuẩn hóa cách hạch toán lương, lập bảng phân bổ chi phí và hoạch định ngân sách nhân sự hàng năm chính xác, hạn chế tối đa sai sót thủ công.
• Tăng cường sức hút tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Trong thị trường lao động cạnh tranh, một chính sách đãi ngộ linh hoạt, công bằng và cạnh tranh chính là điểm cộng lớn giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu tuyển dụng, thu hút nhân sự giỏi và hạn chế tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate).

Nhân sự xây dựng các mẫu quy chế lương thưởng như thế nào?

Xây dựng quy chế lương thưởng là nghiệp vụ cốt lõi của những người làm nhân sự tiền lương đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức pháp luật, hiểu biết sâu sắc về vận hành doanh nghiệp và kỹ năng phân tích dữ liệu đãi ngộ. Để làm chủ phương pháp thiết kế chính sách lương thưởng cạnh tranh và tối ưu quỹ lương, việc nâng cao năng lực qua khóa học Sales Compensation Analytics sẽ giúp nhân sự nắm vững khung tư duy thiết kế chính sách đãi ngộ chuyên nghiệp. Để thiết lập một mẫu quy chế lương thưởng hiệu quả, nhân sự (HR) cần thực hiện chi tiết theo các bước sau:

Thu thập thông tin và phân tích hiện trạng doanh nghiệp

• Khảo sát nội bộ: HR tiến hành làm việc với Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận để nắm bắt định hướng phát triển, mô hình vận hành, cấu trúc các phòng ban và bản mô tả công việc (JD) của từng vị trí.
• Đánh giá năng lực tài chính: Xác định tổng quỹ lương, ngân sách dự phòng cho thưởng và các khoản phúc lợi dựa trên kế hoạch tài chính của công ty.
• Khảo sát thị trường: Nghiên cứu mức thu nhập trung bình của ngành và thiết lập range lương chuẩn cho từng vị trí để đảm bảo chính sách đãi ngộ của công ty đủ sức cạnh tranh.

Nghiên cứu hành lang pháp lý hiện hành

HR rà soát các văn bản luật mới nhất liên quan đến lao động để tích hợp vào quy chế:

• Bộ luật Lao động 2019 (quy định về hợp đồng, thời giờ làm việc, lương làm thêm giờ).
• Nghị định 74/2024/NĐ-CP (về mức lương tối thiểu vùng mới nhất).
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết về điều kiện lao động và quan hệ lao động).
• Các quy định về Luật Bảo hiểm xã hội và Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) để tối ưu hóa chi phí cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Soạn thảo dự thảo quy chế lương thưởng

Căn cứ trên dữ liệu đã thu thập, HR tiến hành viết dự thảo văn bản với cấu trúc chặt chẽ gồm 5 chương chính:

• Chương 1: Quy định chung – Đối tượng áp dụng, nguyên tắc trả lương, quy định rõ mức lương cứng (lương cơ bản), lương đóng BHXH, lương thử việc, lương khoán hoặc trả lương theo mô hình lương 3P hiện đại.
• Chương 2: Chế độ phụ cấp, trợ cấp và phúc lợi – Quy định định mức phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe, trợ cấp nhà ở và chế độ hiếu hỉ, du lịch.
• Chương 3: Phương pháp tính và thời hạn trả lương – Công thức tính lương theo thời gian/sản phẩm, tiền lương làm thêm giờ ngày lễ/tết và quy trình chốt ngày công, trả lương.
• Chương 4: Quy trình và điều kiện xét tăng lương – Tiêu chuẩn thâm niên, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và thủ tục xét duyệt định kỳ.
• Chương 5: Chế độ tiền thưởng – Tiêu chí thưởng KPI, thưởng doanh thu, thưởng thâm niên, thưởng các ngày lễ lớn và thưởng Tết Âm lịch.

Tham vấn ý kiến Ban Giám đốc và Công đoàn

• Trình Ban Giám đốc: HR báo cáo dự thảo để Ban Giám đốc đánh giá tính khả thi về mặt chi phí. Việc ứng dụng phân tích dữ liệu trực quan từ chương trình Business Intelligence HR Analytics sẽ hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi bức tranh tổng thể về quỹ lương, năng suất lao động và phê duyệt chính sách nhanh chóng.
• Tham khảo ý kiến đại diện tập thể lao động: Theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải lấy ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở (hoặc đại diện người lao động) trước khi ban hành quy chế thưởng. Việc này giúp đảm bảo sự đồng thuận và tránh mâu thuẫn nội bộ.

Phê duyệt, ban hành và thông báo công khai

• Chủ tịch Hội đồng quản trị / Giám đốc ký quyết định ban hành quy chế lương thưởng.
• HR tiến hành niêm yết công khai quy chế tại nơi làm việc (bảng tin, phần mềm nội bộ) và phổ biến trực tiếp đến toàn thể nhân viên thông qua các buổi họp hoặc email truyền thông nội bộ.

Đánh giá, bảo trì và cập nhật định kỳ

• Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, HR cần phối hợp với bộ phận Kế toán để đánh giá hiệu quả áp dụng của quy chế.
• Kịp thời điều chỉnh, sửa đổi các điều khoản khi có sự thay đổi về pháp luật (như điều chỉnh lương tối thiểu vùng, quy định đóng BHXH) hoặc khi chiến lược kinh doanh của công ty có bước chuyển biến mới.

Nội dung cần có trong quy chế lương thưởng năm 2027

Nhiều doanh nghiệp thường gặp rủi ro pháp lý do áp dụng các văn bản quy chế cũ chưa được cập nhật theo tinh thần pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội mới nhất. Khi soạn thảo hoặc rà soát mẫu quy chế lương thưởng năm 2027, HR cần đặc biệt chú ý và quy định chi tiết các nội dung sau:

Quy định mức lương tối thiểu vùng và nguyên tắc trả lương

• Tuân thủ lương tối thiểu vùng: Mức lương thỏa thuận cho công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (Vùng 1: 4.960.000 đồng/tháng; Vùng 2: 4.410.000 đồng/tháng; Vùng 3: 3.860.000 đồng/tháng; Vùng 4: 3.450.000 đồng/tháng).
• Mức lương thử việc: Quy chế phải khẳng định rõ lương thử việc tối thiểu bằng 85% mức lương chính thức của vị trí công việc đó (Điều 26 Bộ luật Lao động 2019).
• Bình đẳng giới trong trả lương: Quy định nguyên tắc trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Khai báo các khoản tính đóng và không tính đóng Bảo hiểm xã hội

Để tránh bị cơ quan BHXH hoặc cơ quan Thuế truy thu, quy chế cần phân tách rõ ràng thu nhập chịu đóng BHXH theo Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội và Điều 17 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH:

• Các khoản BẮT BUỘC đóng BHXH: Mức lương chính; Phụ cấp lương xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng (như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực).
• Các khoản KHÔNG TÍNH đóng BHXH: Tiền ăn giữa ca; Tiền hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở; Tiền giữ trẻ; Tiền hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người nhà kết hôn, sinh nhật; Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động (thưởng năng suất, thưởng Tết); Tiền sáng kiến và các khoản hỗ trợ, trợ cấp không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng.

Công thức và căn cứ tính trả lương chi tiết

Quy chế phải quy định chính xác công thức tính lương, đồng bộ với các công thức tính lương và hệ thống bảng lương chuẩn để làm cơ sở giải quyết minh bạch mọi thắc mắc:

• Tiền lương tháng thời gian: Tiền lương tháng = (Tiền lương chính + Phụ cấp, trợ cấp cố định) / Số ngày làm việc quy định trong tháng * Số ngày làm việc thực tế.
• Tiền lương làm thêm giờ (Overtime):
  • Làm thêm ngày thường = Tiền lương giờ thực trả * 150% * Số giờ làm thêm.
  • Làm thêm ngày nghỉ hàng tuần (Chủ nhật) = Tiền lương giờ thực trả * 200% * Số giờ làm thêm.
  • Làm thêm ngày Lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương = Tiền lương giờ thực trả * 300% * Số giờ làm thêm (chưa bao gồm tiền lương ngày lễ, tết được hưởng nguyên lương).
  • Làm thêm vào ban đêm: Được trả thêm ít nhất 30% lương giờ của ngày làm việc bình thường, cộng thêm 20% nếu làm thêm giờ vào ban đêm.

Quy trình, thủ tục và hạn mức xét nâng lương định kỳ

• Kỳ xét nâng lương: Quy định rõ thời gian xét tăng lương (ví dụ: định kỳ vào tháng 04 hàng năm hoặc khi đạt thành tích xuất sắc đột xuất).
• Điều kiện nâng lương: Quy định chi tiết điều kiện về thâm niên (ví dụ: làm việc liên tục từ đủ 12 hoặc 24 tháng) và tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành nhiệm vụ (KPI đạt từ mức B trở lên, không bị kỷ luật lao động từ hình thức khiển trách trở lên, cập nhật đầy đủ và chuẩn xác các văn bằng chứng chỉ trong hồ sơ nhân sự).
• Biên độ nâng lương: Tỷ lệ hoặc mức tăng lương cụ thể cho từng bậc (ví dụ: nâng từ 10% đến 20% so với mức lương hiện tại tùy thuộc hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp).

Cơ chế tiền thưởng và tiêu chí đánh giá thưởng

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động, tiền thưởng có thể bằng tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác. Quy chế cần làm rõ:

• Thưởng hiệu quả công việc / KPI: Căn cứ vào mức độ hoàn thành chỉ tiêu doanh số hoặc kết quả công việc tháng/quý/năm.
• Thưởng Tết Âm lịch và các ngày Lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, 1/1): Điều kiện hưởng, công thức trích quỹ thưởng dựa trên lợi nhuận sau thuế của công ty và mức độ đóng góp của nhân sự.
• Thưởng thâm niên / Sáng kiến: Điều kiện tính thưởng dành cho nhân sự gắn bó trên 3 năm, 5 năm hoặc có đóng góp kỹ thuật gia tăng giá trị cho doanh nghiệp.

Quy định về chế độ nghỉ phép và công tác phí

• Nghỉ việc hưởng nguyên lương: Liệt kê đầy đủ các trường hợp theo luật định (nghỉ lễ tết, bản thân kết hôn nghỉ 03 ngày, con kết hôn nghỉ 01 ngày, cha/mẹ/vợ/chồng/con chết nghỉ 03 ngày).
• Nghỉ phép năm chưa sử dụng hết: Quy định rõ việc thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ đối với người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.
• Định mức công tác phí: Quy định tiền lưu trú, tiền vé xe/máy bay, tiền phụ cấp đi lại vùng sâu/vùng xa hoặc các thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng) thanh toán theo chứng từ thực tế.

Mẫu quy chế lương thưởng chuẩn cho doanh nghiệp

Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, bạn có thể tải về các mẫu quy chế lương thưởng chuẩn pháp lý, đầy đủ cấu trúc đã được kiểm duyệt:

Mẫu quy chế lương – Công ty cổ phần

Mẫu quy chế lương – Công ty TNHH

Mẫu quy chế lương – DN sản xuất

Mẫu quy chế lương – DN bán lẻ, thương mại

Mẫu quy chế lương – Bộ phận sales

Mẫu quy chế lương – Bộ phận HCNS, Kế toán

Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI

Mẫu quy chế lương – Bộ phận sản xuất

Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp

Tất cả các file mẫu trên đều bao gồm sẵn điều khoản về lương chính, lương thử việc, phụ cấp trách nhiệm, tiền làm thêm giờ, chế độ tăng lương định kỳ và tiền thưởng tết/lễ nhằm giúp HR áp dụng nhanh chóng vào thực tế doanh nghiệp.

Tổng kết

Xây dựng một mẫu quy chế lương thưởng bài bản, minh bạch và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị chi phí nhân sự hiệu quả mà còn giúp tổ chức thu hút và giữ chân nhân tài.