Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ trong quá trình tuyển dụng, quản lý nhân viên. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hồ sơ nhân sự là gì, một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn gồm những giấy tờ nào và cần lưu ý gì khi quản lý. Trong bài viết này, hãy cùng Starttrain tìm hiểu chi tiết để xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự đầy đủ, đúng quy định.

Mục lục

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu và thông tin liên quan đến người lao động, được doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý từ khi tuyển dụng đến khi chấm dứt hợp đồng lao động. Hồ sơ thường bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm và các quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động.

Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, theo dõi quá trình làm việc, thực hiện các chế độ đãi ngộ và giải quyết những vấn đề liên quan đến quan hệ lao động theo quy định. Việc xây dựng và chuẩn hóa hệ thống tài liệu này là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của đội ngũ nhân sự tiền lương trong mọi doanh nghiệp.

Ngoài hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp phải lập và cập nhật sổ quản lý lao động theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Sổ có thể lập bản giấy hoặc bản điện tử.

Một bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự cho nhân viên trong giai đoạn thử việc

Trong giai đoạn thử việc, doanh nghiệp cần thu thập các giấy tờ cơ bản để xác minh thông tin cá nhân, trình độ và năng lực của người lao động. Hồ sơ nhân sự bao gồm:

Sơ yếu lý lịch hoặc thông tin nhân thân theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Đơn xin việc hoặc CV ứng tuyển.
Bản sao giấy tờ tùy thân như căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn liên quan đến vị trí ứng tuyển (nếu có).
Bản mô tả công việc (JD) đính kèm tiêu chuẩn hoàn thành công việc và quy định về định mức lao động tương ứng với vị trí.
Thỏa thuận thử việc hoặc hợp đồng thử việc, tùy hình thức giao kết.
Giấy khám sức khỏe nếu thuộc trường hợp cần cung cấp theo quy định hoặc yêu cầu phù hợp của doanh nghiệp.
Đối với người lao động nước ngoài: giấy tờ về quyền làm việc tại Việt Nam theo quy định hiện hành.

Hồ sơ nhân sự cho lao động dưới 15 tuổi

Khi tuyển dụng người lao động chưa đủ 15 tuổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định riêng nhằm bảo đảm quyền lợi và điều kiện làm việc của người chưa thành niên. Ngoài các giấy tờ cá nhân cơ bản, hồ sơ cần có:

Hợp đồng và giấy khám sức khỏe: hợp đồng phải lập thành văn bản và ký với cả người lao động lẫn người đại diện. Người chưa đủ 15 tuổi cần giấy khám sức khỏe xác nhận phù hợp với công việc, và kiểm tra sức khỏe định kỳ ít nhất một lần trong 06 tháng.
Lưu hồ sơ: hợp đồng, văn bản đồng ý của người đại diện và giấy khám sức khỏe cần lưu tại nơi làm việc.
Nhóm dưới 13 tuổi: chỉ được tuyển vào công việc nghệ thuật, thể dục, thể thao và phải có sự đồng ý của cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.
Nhóm 13 đến dưới 15 tuổi: chỉ làm công việc nhẹ theo danh mục, không quá 04 giờ/ngày và 20 giờ/tuần, không làm thêm giờ, không làm đêm.
Nhóm 15 đến dưới 18 tuổi: bài bỏ sót nhóm này, trong khi việc tuyển dụng đòi hỏi sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ ở mọi độ tuổi dưới 18.

Hồ sơ nhân sự cho nhân viên chính thức

Khi người lao động được tuyển dụng chính thức, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện hồ sơ đã lập trong giai đoạn thử việc, đồng thời bổ sung các giấy tờ liên quan đến quan hệ lao động và quá trình làm việc. Thành phần hồ sơ thường bao gồm:

Hợp đồng lao động chính thức: Có đầy đủ nội dung theo quy định và chữ ký của các bên.
Phụ lục hợp đồng lao động: Bổ sung hoặc sửa đổi nội dung hợp đồng khi có phát sinh.
Hồ sơ bảo hiểm: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS hiện hành, mã số BHXH và sổ BHXH (bản điện tử trên VssID/VNeID, bản giấy khi người lao động yêu cầu).
Thông tin về tiền lương và thuế TNCN: Hồ sơ ghi nhận rõ mức lương cứng cơ bản trong hợp đồng, các khoản phụ cấp lương, hồ sơ người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và mã số thuế cá nhân.
Quyết định nhân sự: Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương, khen thưởng hoặc kỷ luật (nếu có).
Các văn bản liên quan khác: Cam kết bảo mật thông tin, cam kết tham gia các chương trình đào tạo nội bộ nâng cao năng lực, thỏa thuận đào tạo nghề, biên bản bàn giao tài sản và những tài liệu phát sinh trong quá trình làm việc.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Bước 1: Thu thập và kiểm tra hồ sơ

Khi tiếp nhận nhân viên mới, bộ phận nhân sự cần thu thập đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo từng đối tượng lao động và yêu cầu của vị trí công việc. Sau đó, tiến hành đối chiếu thông tin cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan. Đây là nguồn dữ liệu gốc đầu vào quan trọng phục vụ trực tiếp cho quy trình tính lương và trích nộp bảo hiểm hàng tháng.

Nếu phát hiện thông tin sai lệch, thiếu giấy tờ hoặc tài liệu chưa hợp lệ, nhân sự cần yêu cầu bổ sung, điều chỉnh kịp thời. Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng thất lạc, nhầm lẫn và thiếu căn cứ khi thực hiện các thủ tục liên quan đến người lao động.

Bước 2: Phân loại hồ sơ

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ theo một hoặc nhiều tiêu chí để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu. Một số cách phân loại phổ biến gồm:

Theo tình trạng lao động: Hồ sơ nhân viên thử việc, nhân viên chính thức, nhân viên đã nghỉ việc.
Theo phòng ban, chức vụ: Hồ sơ nhân viên kinh doanh, kế toán, nhân sự, quản lý…
Theo nhóm tài liệu: Hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, hồ sơ tiền lương, bảo hiểm và quyết định nhân sự.
Theo thời gian: Năm tuyển dụng, thời điểm ký hợp đồng hoặc thời gian phát sinh giấy tờ.

Doanh nghiệp nên thống nhất cách phân loại và quy ước đặt tên hồ sơ để hạn chế trùng lặp, nhầm lẫn giữa các nhân viên.

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng bản giấy, bản điện tử hoặc kết hợp cả hai, tùy theo quy mô và nhu cầu quản lý.

Hồ sơ giấy: Sắp xếp vào bìa hoặc tủ hồ sơ riêng, có nhãn nhận diện rõ ràng và bố trí theo thứ tự thống nhất.
Hồ sơ điện tử: Quét tài liệu và lưu trên máy chủ nội bộ hoặc hệ thống quản lý nhân sự, phân chia thư mục theo từng nhân viên và nhóm tài liệu.
Quản lý tập trung: Sử dụng mã nhân viên hoặc quy tắc đặt tên thống nhất để dễ tìm kiếm, đối chiếu và hạn chế lưu trùng dữ liệu.

Đối với tài liệu cần lưu bản gốc hoặc phải đáp ứng yêu cầu pháp lý riêng, doanh nghiệp cần xác định hình thức lưu trữ phù hợp, không mặc định bản scan thay thế được bản giấy.

Bước 4: Cập nhật và bổ sung định kỳ

Doanh nghiệp cần rà soát và bổ sung thông tin nhân sự khi có thay đổi trong quá trình làm việc. Ví dụ như các trường hợp sau:

Ký hợp đồng lao động mới hoặc gia hạn hợp đồng.
Điều chỉnh chức danh, vị trí công tác hoặc tiền lương, bao gồm quyết định tăng lương, phụ lục hợp đồng và bản sao các mẫu xác nhận lương đã cấp khi nhân viên có yêu cầu.
Thay đổi thông tin cá nhân như địa chỉ cư trú, số CCCD.
Bổ sung, điều chỉnh giấy tờ liên quan đến bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.

Bước 5: Bảo mật và bảo quản

Hồ sơ nhân sự chứa nhiều thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng của người lao động, do đó doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp bảo mật và bảo quản phù hợp theo đúng quy định tại văn bản pháp luật về Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với hồ sơ giấy: Lưu giữ tại khu vực có kiểm soát ra vào, tránh ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ và các nguy cơ làm hư hỏng tài liệu.
Đối với hồ sơ điện tử: Phân quyền truy cập theo nhiệm vụ, sử dụng mật khẩu an toàn, sao lưu dữ liệu định kỳ và có phương án khôi phục khi xảy ra sự cố.
Kiểm soát việc sử dụng hồ sơ: Chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập, khai thác hoặc chỉnh sửa thông tin; ghi nhận việc bàn giao và sử dụng tài liệu khi cần thiết.
Tuân thủ quy định về dữ liệu cá nhân: Thu thập, sử dụng, lưu trữ và cung cấp thông tin nhân sự đúng mục đích, phạm vi và quy định pháp luật hiện hành.

8 cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự tùy theo quy mô hoạt động, ngân sách và nhu cầu quản lý. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng.

Phương pháp lưu trữ	Đặc điểm	Ưu điểm	Nhược điểm
Lưu trữ hồ sơ nhân sự truyền thống	Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng giấy trong các thư mục, tủ hồ sơ.	Dễ sử dụng Không cần phần mềm chuyên dụng	Dễ thất lạc, hư hỏng Khó tra cứu nhanh
Lưu trữ trên phần mềm quản lý	Sử dụng phần mềm HRM để lưu trữ, cập nhật và tìm kiếm thông tin nhân sự.	Tiết kiệm thời gian Dễ quản lý, xuất dữ liệu Hỗ trợ báo cáo, phân tích	Tốn chi phí đầu tư Cần đào tạo sử dụng
Lưu trữ trên đám mây	Lưu trữ hồ sơ trực tuyến qua Google Drive, OneDrive kết hợp hệ thống bảng lương đồng bộ. Doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn bảo mật để phân quyền an toàn.	Truy cập linh hoạt Dễ chia sẻ dữ liệu Hạn chế rủi ro do hỏng thiết bị cục bộ	Cần internet Phụ thuộc nhà cung cấp Phát sinh chi phí
Lưu trữ trong cơ sở dữ liệu	Sử dụng SQL, Oracle, MySQL để lưu trữ, tìm kiếm và phân tích thông tin nhân sự.	Quản lý dữ liệu lớn Dễ mở rộng Hỗ trợ phân tích	Tốn chi phí hạ tầng Cần chuyên môn kỹ thuật
Lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu	Sử dụng DMS để tải lên, lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm và phân quyền tài liệu điện tử.	Tổ chức tài liệu khoa học Tra cứu thuận tiện Kiểm soát quyền truy cập	Chi phí triển khai cao Cần đào tạo sử dụng
Lưu trữ bằng e-Form	Nhân viên điền thông tin vào biểu mẫu trực tuyến, sau đó dữ liệu được lưu trên hệ thống điện tử; đồng thời hệ thống có thể kết nối tự động để gửi bản sao các mẫu phiếu lương hàng tháng vào kho dữ liệu cá nhân của người lao động.	Tiết kiệm thời gian Giảm giấy tờ Thuận tiện truy cập	Cần phần mềm phù hợp Phụ thuộc internet
Lưu trữ qua nền tảng cộng tác	Lưu trữ và chia sẻ tài liệu qua Microsoft Teams, Slack, Trello, Asana…	Dễ phối hợp giữa các bộ phận Cập nhật thông tin nhanh	Dễ phân tán dữ liệu Khó quản lý nếu thiếu quy chuẩn
Lưu trữ hợp nhất	Kết hợp hồ sơ giấy với phần mềm HRM hoặc các hệ thống lưu trữ điện tử.	Linh hoạt Tận dụng ưu điểm của nhiều phương pháp	Tốn nguồn lực quản lý Có thể lệch dữ liệu nếu không đồng bộ

Những lỗi thường gặp khi quản lý hồ sơ nhân sự

Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp có thể mắc phải những sai sót gây ảnh hưởng đến việc quản lý thông tin và tuân thủ quy định pháp luật.

Thông tin cá nhân không đầy đủ hoặc thiếu chính xác: Hồ sơ thiếu giấy tờ cần thiết như CCCD, thông tin cư trú hoặc bằng cấp.
Dữ liệu lưu trữ thiếu nhất quán: Thông tin trên hồ sơ giấy và hệ thống điện tử không được đồng bộ, dẫn đến sai lệch dữ liệu.
Không đáp ứng yêu cầu pháp lý: Thiếu hợp đồng lao động, hồ sơ đăng ký mã số thuế hoặc hồ sơ chứng từ thanh toán tiền lương. Điều này sẽ gây rủi ro loại trừ chi phí khi kế toán vận dụng cách hạch toán lương và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp với cơ quan thuế theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
Thất lạc hoặc lưu trữ trùng lặp: Quy trình quản lý thiếu chặt chẽ khiến hồ sơ bị mất hoặc một tài liệu được lưu nhiều lần.
Chậm cập nhật thông tin: Những thay đổi về chức vụ, lương thưởng hoặc tình trạng làm việc không được bổ sung kịp thời.
Phân quyền truy cập chưa hợp lý: Người không có thẩm quyền vẫn có thể xem hoặc chỉnh sửa hồ sơ, làm tăng nguy cơ sai sót.
Bảo mật thông tin chưa đảm bảo: Hồ sơ được lưu trữ trong môi trường thiếu an toàn, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân.

Kết luận

Việc chuẩn bị hồ sơ nhân sự đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế thiếu sót trong quá trình làm việc. Tùy vào từng đối tượng lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ phù hợp, thường xuyên cập nhật thông tin và lưu trữ hồ sơ cẩn thận để phục vụ công tác quản lý nhân sự khi cần.

Nếu bạn là chuyên viên nhân sự, chuyên viên C&B hoặc cán bộ quản trị tiền lương muốn làm chủ hệ thống dữ liệu nhân sự, thiết kế chính sách đãi ngộ và kiểm soát ngân sách quỹ lương chuyên nghiệp, hãy tham khảo khóa học Sales Compensation Analytics tại Starttrain.