[Tải miễn phí] 9 mẫu bảng lương Excel cơ bản thông dụng 2026

Trong quy trình tính lương hàng tháng, tính lương cho nhân viên không chỉ đơn giản là nhập số công rồi tính ra số tiền thực nhận. Một bảng lương đầy đủ còn cần thể hiện rõ ngày công, mức lương, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ và thu nhập thực tế. Vì vậy, lựa chọn một mẫu bảng lương phù hợp sẽ giúp quá trình tính toán, kiểm tra và quản lý dễ dàng hơn. Nếu bạn đang tìm mẫu bảng lương Excel để sử dụng, dưới đây là 9 mẫu phổ biến có thể tham khảo và áp dụng.

Bảng lương là gì?

Bảng lương là biểu mẫu được doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp, theo dõi và thanh toán tiền lương cho người lao động theo từng kỳ. Bảng lương thường thể hiện các khoản thu nhập như lương cơ bản, phụ cấp, tiền tăng ca, thưởng và các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng.

Đây cũng là căn cứ giúp bộ phận kế toán, nhân sự kiểm tra, đối chiếu tiền lương và phục vụ việc lập các hồ sơ, báo cáo liên quan đến thuế, bảo hiểm và tài chính của doanh nghiệp.

Vai trò của bảng lương

Bảng lương không chỉ là căn cứ để doanh nghiệp tính và chi trả tiền lương mà còn hỗ trợ quản lý chi phí, đảm bảo quyền lợi người lao động và tuân thủ các quy định liên quan đến thuế, bảo hiểm.

• Quản lý chi phí tiền lương: Giúp doanh nghiệp theo dõi quỹ lương, kiểm soát chi phí nhân sự và cân đối ngân sách.
• Đảm bảo quyền lợi người lao động: Thể hiện rõ các khoản lương, phụ cấp, thưởng và khấu trừ, giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thu nhập.
• Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm: Là cơ sở để xác định thu nhập, các khoản đóng bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự: Dữ liệu từ bảng lương giúp doanh nghiệp phân tích chi phí nhân sự, xây dựng kế hoạch nhân sự và chính sách đãi ngộ phù hợp.
• Phục vụ kiểm tra, đối chiếu: Bảng lương là một trong những hồ sơ được sử dụng khi kế toán, kiểm toán hoặc cơ quan chức năng cần kiểm tra các khoản chi trả và nghĩa vụ liên quan.
• Tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp: Bảng lương rõ ràng giúp hạn chế sai sót, giảm tranh chấp về tiền lương và tạo sự minh bạch trong quản lý.

Các nội dung chính cần có trong mẫu bảng lương excel

Thông tin nhân viên

Phần thông tin nhân viên giúp xác định chính xác đối tượng được tính lương và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp. Các trường thông tin bao gồm

• Họ và tên
• Mã nhân viên
• Phòng ban
• Chức vụ/vị trí công việc.
• Mã số thuế

Tùy nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể bổ sung email, số điện thoại hoặc thông tin liên quan đến giảm trừ gia cảnh.

Lương cơ bản

Lương cơ bản là mức lương được doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận, thường được xác định theo số ngày công chuẩn trong tháng và chưa bao gồm phụ cấp, thưởng hay các khoản thu nhập khác. Trong bảng lương Excel, nên tách riêng khoản này để làm cơ sở tính lương theo ngày công thực tế và các khoản liên quan.

Số ngày công thực tế

Số ngày công thực tế phản ánh thời gian người lao động đã làm việc trong kỳ tính lương và thường được lấy từ dữ liệu chấm công. Đây là căn cứ quan trọng để xác định tiền lương thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp áp dụng hình thức tính lương theo ngày công.

Các khoản phụ cấp

Phụ cấp là những khoản được doanh nghiệp chi trả thêm ngoài lương cơ bản nhằm hỗ trợ chi phí hoặc theo đặc thù vị trí công việc và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Ví dụ như phụ cấp chức vụ, ăn trưa, xăng xe, điện thoại, đi lại, nuôi con nhỏ… Khi lập bảng lương, doanh nghiệp nên tách rõ từng loại phụ cấp để thuận tiện theo dõi và xác định cách tính bảo hiểm, thuế theo quy định.

Thu nhập khác (thưởng, hoa hồng)

Ngoài lương và phụ cấp, nhân viên có thể phát sinh các khoản thu nhập khác như thưởng KPI, thưởng doanh số, tiền hoa hồng bán hàng, cách tính lương tháng 13 hoặc thưởng lễ Tết đột xuất. Với các doanh nghiệp có nhiều khoản thưởng, nên thiết kế từng cột riêng trong file Excel để dễ kiểm tra, đối chiếu và hạn chế sai sót khi tính tổng thu nhập.

Tổng lương thực nhận (trước khấu trừ)

Đây là tổng thu nhập của người lao động trước khi trừ các khoản bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ khác (tương ứng mức lương Gross trước khi quy đổi sang lương Net bằng công cụ tính lương Gross sang Net). Về cơ bản, khoản này được xác định dựa trên lương theo ngày công thực tế + phụ cấp + các khoản thu nhập khác.

Các khoản khấu trừ

Các khoản khấu trừ cần được thể hiện rõ ràng trên bảng lương để người lao động biết số tiền bị trừ và lý do khấu trừ. Tùy từng trường hợp, bảng lương có thể bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tiền tạm ứng hoặc các khoản phải khấu trừ khác theo chính sách và quy định áp dụng.

Tổng thu nhập thực nhận

Tổng thu nhập thực nhận là số tiền cuối cùng người lao động được nhận sau khi đã trừ các khoản khấu trừ. Có thể xác định theo công thức:

Tổng thu nhập thực nhận = Tổng lương trước khấu trừ − Tổng các khoản khấu trừ

9 mẫu bảng lương excel thông dụng

Mẫu bảng lương excel theo ngày công thực tế

Mẫu bảng lương theo ngày công thực tế phù hợp với doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Bảng thường gồm các thông tin như

• Lương cơ bản
• Số ngày công chuẩn
• Số ngày công thực tế
• Tiền lương theo ngày công
• Phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ.

Mẫu bảng lương theo sản phẩm

Mẫu bảng lương theo sản phẩm được sử dụng khi thu nhập của người lao động gắn với số lượng sản phẩm hoàn thành.

Mẫu bảng lương theo doanh số

Mẫu bảng lương theo doanh số thường được áp dụng cho nhân viên kinh doanh, bán hàng hoặc các vị trí có thu nhập gắn với kết quả bán hàng. Doanh nghiệp có thể thiết lập mức hoa hồng cố định hoặc theo từng mốc doanh số.

Mẫu bảng lương theo KPI

Mẫu này tập trung vào mức độ hoàn thành mục tiêu của từng nhân viên. Bảng có thể thể hiện KPI được giao, kết quả thực tế, tỷ lệ hoàn thành, mức thưởng KPI và tổng thu nhập.

Mẫu bảng lương nhân viên thời vụ

Phù hợp với người lao động làm việc trong thời gian ngắn hoặc theo từng đợt. Nội dung thường được thiết kế đơn giản, tập trung vào thời gian làm việc, số ngày/giờ công, đơn giá, phụ cấp và tiền lương thực tế.

Mẫu bảng lương excel cho nhân viên kinh doanh

Đặc thù của mẫu này là cần thể hiện rõ phần thu nhập biến động theo kết quả bán hàng. Ngoài lương cứng, bảng có thể bổ sung doanh số, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, hoa hồng, thưởng KPI và tổng thu nhập để thuận tiện đối chiếu.

Mẫu bảng lương cho nhân viên sản xuất

Thường gắn với ngày công, số giờ làm việc hoặc sản lượng hoàn thành. Tùy chính sách của doanh nghiệp, bảng có thể bổ sung tiền làm thêm giờ, phụ cấp ca, thưởng sản lượng và các khoản khấu trừ.

Mẫu bảng lương theo ca

Mẫu bảng lương này hợp với doanh nghiệp tổ chức làm việc theo nhiều ca trong ngày. File có thể phân loại ca làm việc, số ca thực tế, đơn giá từng ca, giờ làm thêm và tổng tiền lương.

Mẫu bảng lương theo quy tắc 3P

Mẫu bảng lương theo mô hình lương 3P xây dựng thu nhập dựa trên ba yếu tố: Position (vị trí), Person (năng lực) và Performance (hiệu quả công việc). Cách trình bày này giúp doanh nghiệp phân tách phần lương theo vị trí, năng lực và kết quả thực hiện công việc một cách khoa học.

Một số quy định pháp luật về bảng lương

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về lập, công khai, thông báo và lưu trữ bảng lương nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động và hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý tiền lương. Một số quy định đáng lưu ý gồm:

• Thông báo bảng kê tiền lương: Theo Khoản 3, Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi kỳ trả lương, người lao động cần được thông báo bảng kê tiền lương, trong đó thể hiện mức lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm và các khoản khấu trừ nếu có.
• Xây dựng và công khai thang, bảng lương: Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương. Các nội dung này phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
• Mức xử phạt khi vi phạm: Theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng, công khai thang bảng lương hoặc không thực hiện đúng quy định về thông báo bảng kê trả lương cho người lao động.
• Lưu trữ bảng lương: Theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, bảng lương cần được bảo quản trong thời hạn phù hợp. Việc lưu trữ cả bản điện tử và bản giấy giúp doanh nghiệp thuận tiện tra cứu, đối chiếu khi cần kiểm tra về thuế, bảo hiểm hoặc các vấn đề liên quan.
• Nội dung bảng thanh toán tiền lương: Bảng lương cần thể hiện đầy đủ các thông tin phục vụ việc tính và thanh toán lương như số công, tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN, tiền tạm ứng và lương thực nhận. Doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc lập, kiểm tra và xác nhận bảng lương theo quy trình kế toán.

Vì sao cần cần thận trọng khi lập bảng lương?

Bảng lương liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm của doanh nghiệp. Vì vậy, chỉ một sai sót trong quá trình tính toán hoặc quản lý cũng có thể phát sinh rủi ro pháp lý và tài chính.

• Tính sai tiền lương, làm thêm giờ: Có thể dẫn đến việc trả thiếu quyền lợi, khiến người lao động khiếu nại hoặc phát sinh tranh chấp.
• Đóng bảo hiểm không đúng mức: Sai lệch mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm có thể khiến doanh nghiệp phải truy thu, tính lãi chậm đóng hoặc chịu xử phạt.
• Khấu trừ thuế TNCN không chính xác: Việc tính sai thuế có thể dẫn đến truy thu và các khoản phạt phát sinh trong quá trình kiểm tra.
• Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ: Thiếu bảng lương hoặc chứng từ liên quan khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi cần đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan chức năng.
• Rủi ro về bảo mật thông tin: Bảng lương chứa nhiều dữ liệu về thu nhập của nhân viên. Nếu không được quản lý và bảo mật đúng cách, thông tin có thể bị lộ, ảnh hưởng đến quyền riêng tư và uy tín doanh nghiệp.

Kết luận

Tùy vào cách doanh nghiệp tính và chi trả thu nhập, mỗi mẫu bảng lương Excel sẽ có cách thiết lập khác nhau. Bảng lương theo ngày công phù hợp để tính lương dựa trên thời gian làm việc, trong khi bảng lương theo sản phẩm, doanh số hay KPI sẽ cần thêm các trường dữ liệu riêng để phản ánh chính xác kết quả làm việc. Đồng thời, việc ứng dụng các kỹ năng Data Analysis trong Excel sẽ giúp chuyên viên C&B tự động hóa việc tổng hợp và phân tích dữ liệu tiền lương nhanh chóng.

Nâng tầm Quản trị Nhân sự & Phân tích Dữ liệu tại Starttrain:

Để làm chủ kỹ năng thiết kế hệ thống lương 3P, xây dựng cơ cấu đãi ngộ cạnh tranh và phân tích dữ liệu quỹ lương chuyên sâu, hãy tham khảo khóa học C&B chuyên sâu Sales & Compensation Analytics (SCA).