5 mẫu phiếu lương chuẩn, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Phiếu lương giúp doanh nghiệp minh bạch các khoản thu nhập, khấu trừ và số tiền thực nhận của người lao động mỗi tháng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thiết kế mẫu phiếu lương phù hợp với quy trình tính lương của mình. Trong bài viết này, hãy cùng Starttrain tham khảo 5 mẫu phiếu lương dễ sử dụng, phù hợp với nhiều hình thức trả lương và có thể tải về để chỉnh sửa theo nhu cầu. 

Mẫu phiếu lương là gì?

Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động. Theo đó, mẫu phiếu lương là văn bản thể hiện chi tiết thu nhập và các khoản khấu trừ của người lao động trong mỗi kỳ trả lương, giúp người lao động nắm rõ cách tính lương và số tiền thực nhận.

Hiện nay, mẫu phiếu lương thường được doanh nghiệp gửi cho người lao động dưới hai hình thức:

• Phiếu lương điện tử: Được gửi qua email, phần mềm quản lý nhân sự hoặc các hệ thống trực tuyến.
• Phiếu lương dạng file: Được lập và gửi dưới định dạng Excel, Word hoặc PDF.

[Tải miễn phí] 9 mẫu bảng lương Excel cơ bản thông dụng mới nhất

Vì sao cần lập phiếu lương?

Lập phiếu lương không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động.

• Minh bạch thông tin tiền lương: Phiếu lương thể hiện chi tiết mức lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, các khoản khấu trừ và tổng thu nhập thực nhận, giúp người lao động hiểu rõ cách tính lương hằng tháng. Cùng với mẫu xác nhận lương, đây là chứng từ quan trọng giúp người lao động chứng minh thu nhập khi thực hiện các thủ tục tài chính cá nhân.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó nêu rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm và các khoản khấu trừ (nếu có).
• Hỗ trợ quản lý nhân sự và chi phí: Phiếu lương giúp doanh nghiệp theo dõi, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trả lương, từ đó thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và quản lý chi phí nhân sự.
• Hạn chế sai sót và tranh chấp về lương: Khi các khoản thu nhập và khấu trừ được thể hiện rõ ràng, cả doanh nghiệp và người lao động đều có cơ sở để kiểm tra, phát hiện sai lệch và xử lý kịp thời.
• Nâng cao sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin: Việc lập và gửi phiếu lương đầy đủ, đúng hạn thể hiện sự minh bạch trong quản trị nhân sự, giúp người lao động yên tâm hơn về quyền lợi của mình và tăng sự tin tưởng đối với doanh nghiệp.

Những thông tin cần có trong phiếu lương

Phần mở đầu

Phần mở đầu giúp xác định đơn vị phát hành, kỳ trả lương và thông tin của người nhận. Các thông tin cần có bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, logo, địa chỉ hoặc mã số thuế (nếu cần).
• Tiêu đề phiếu lương: Ghi rõ tên biểu mẫu và kỳ tính lương, chẳng hạn “Phiếu lương tháng 10/2026”.
• Thông tin người lao động: Họ tên, mã nhân viên, chức vụ, phòng ban hoặc bộ phận làm việc.

Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của phiếu lương, thể hiện chi tiết quá trình tính toán thu nhập và số tiền người lao động được nhận trong kỳ. Nội dung thường bao gồm:

• Thông tin ngày công và thời gian làm việc: Số ngày công thực tế, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ không hưởng lương, số giờ làm thêm hoặc giờ làm việc ban đêm (nếu có).
• Các khoản thu nhập: Mức lương cứng cơ bản theo hợp đồng lao động, lương theo sản phẩm hoặc thời gian, tiền làm thêm giờ, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản bổ sung khác theo chính sách của doanh nghiệp.
• Các khoản khấu trừ: Phần bảo hiểm bắt buộc trích nộp theo biểu mẫu tờ khai mẫu TK1-TS thuộc trách nhiệm của người lao động, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), tiền tạm ứng và các khoản khấu trừ hợp pháp khác.
• Tổng thu nhập: Tổng số tiền người lao động được hưởng trước khi trừ các khoản khấu trừ tương ứng.
• Lương thực nhận: Số tiền cuối cùng người lao động nhận được sau khi cộng các khoản thu nhập và trừ các khoản khấu trừ.

Trong đó, thông tin về tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm và các khoản khấu trừ (nếu có) cần được thể hiện rõ theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019.

Phần kết thúc

Phần kết thúc giúp hoàn thiện thông tin trên phiếu lương, hỗ trợ xác nhận và giải đáp các vấn đề phát sinh trong quá trình chi trả. Doanh nghiệp có thể bổ sung:

• Thông tin xác nhận: Họ tên, chữ ký của người lập phiếu hoặc người có thẩm quyền xác nhận, nếu áp dụng hình thức ký nhận.
• Thông tin liên hệ: Email hoặc số điện thoại của bộ phận nhân sự, kế toán để người lao động liên hệ khi cần đối chiếu tiền lương.
• Ghi chú: Giải thích các khoản thu nhập, khấu trừ đặc biệt hoặc quy ước tính lương cần thiết để người lao động dễ hiểu.

5 mẫu phiếu lương cơ bản 

Mẫu phiếu lương 1 – Đơn giản, dễ sử dụng

Mẫu này thể hiện đầy đủ các khoản thu nhập của người lao động, bao gồm lương cơ bản, tiền làm thêm giờ và các khoản phụ cấp như trách nhiệm, ăn trưa, xăng xe. Nhờ đó, người lao động dễ dàng kiểm tra thu nhập, còn doanh nghiệp thuận tiện hơn khi đối chiếu lương và các khoản thưởng cuối năm theo đúng cách tính lương tháng 13 chuẩn xác.

Mẫu phiếu lương 2 – Đầy đủ thu nhập và phụ cấp

Mẫu phiếu lương này phân chia rõ các khoản thu nhập và khấu trừ, bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, theo quy định hiện hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Ngoài ra, mẫu còn thống kê giờ làm thêm vào ngày thường, ban đêm, chủ nhật và ngày lễ.

Mẫu phiếu lương 3 – Chi tiết các khoản bảo hiểm và thuế

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức trả lương như lương theo thời gian, lương theo sản phẩm hoặc lương trong thời gian nghỉ, ngừng việc có hưởng lương. Phiếu cũng thể hiện các khoản phụ cấp, tiền tạm ứng, khấu trừ và số tiền thực nhận. Với cách trình bày rõ ràng, mẫu giúp kế toán dễ tính lương và kiểm soát chi phí nhân công, đặc biệt tại các doanh nghiệp sản xuất hoặc đơn vị làm việc theo ca, kíp.

Mẫu phiếu lương 4 – Phân chia lương theo hình thức trả lương

Mẫu này dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, được thiết kế theo Mẫu số 05-LĐTL ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nội dung bao gồm bậc lương, hệ số lương, lương theo thời gian, lương sản phẩm, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.

Mẫu phiếu lương 5 – Tính lương theo bậc và hệ số

Mẫu này dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, được thiết kế theo Mẫu số 05-LĐTL ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC. Nội dung bao gồm bậc lương, hệ số lương tương ứng với khung range lương của đơn vị, lương theo thời gian, lương sản phẩm, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.

Kết luận

Trên đây là 5 mẫu phiếu lương bản Docs với cách trình bày và mục đích sử dụng khác nhau, từ mẫu cơ bản đến mẫu chi tiết các khoản phụ cấp, bảo hiểm và thuế. Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu phù hợp với quy mô nhân sự và chính sách tiền lương để thuận tiện cho việc tính toán, đối chiếu và lưu trữ.

Nếu bạn là chuyên viên C&B, kế toán tiền lương hoặc nhà quản lý muốn xây dựng cấu trúc lương thưởng chuẩn hóa và quản trị đãi ngộ toàn diện, hãy tham khảo khóa học Sales Compensation Analytics tại Starttrain.