Làm thế nào để xây dựng định mức lao động hợp lý, vừa đảm bảo năng suất vừa tối ưu chi phí nhân sự? Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp và người làm nhân sự quan tâm. Trong bài viết này, đội ngũ chuyên gia tại Starttrain sẽ giúp bạn hiểu rõ định mức lao động là gì, cách tính, các phương pháp xây dựng và những quy định cần lưu ý.

Mục lục

Định mức lao động là gì?

Định mức lao động là mức hao phí lao động cần thiết để hoàn thành một khối lượng công việc hoặc tạo ra số lượng sản phẩm nhất định trong điều kiện làm việc cụ thể. Định mức này thường được xác định dựa trên thời gian thực hiện, sản lượng hoặc khối lượng công việc mà người lao động cần hoàn thành, đồng thời phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng.

Việc xây dựng định mức lao động cần căn cứ vào tính chất công việc, trình độ chuyên môn, điều kiện làm việc và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Tùy theo đặc thù hoạt động, định mức có thể được thiết lập cho từng công đoạn, vị trí hoặc toàn bộ quy trình lao động.

Vai trò của định mức lao động trong doanh nghiệp

Định mức lao động đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sản xuất, quản lý nhân sự và xây dựng chính sách tiền lương. Khi được thiết lập hợp lý, định mức lao động mang lại những lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Lập kế hoạch và phân bổ nhân sự hiệu quả: Dựa trên định mức lao động, doanh nghiệp có thể xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng công việc hoặc giai đoạn sản xuất. Nhờ đó, nhà quản lý chủ động bố trí nguồn lực, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa lao động.
Tối ưu quy trình và chi phí sản xuất: Định mức lao động giúp doanh nghiệp xác định thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Đây là cơ sở để phát hiện những công đoạn chưa hợp lý, cải thiện quy trình và kiểm soát chi phí nhân công.
Nâng cao năng suất lao động: Khi có định mức rõ ràng và phù hợp với điều kiện thực tế, người lao động sẽ hiểu được khối lượng công việc cần hoàn thành. Từ đó, họ có mục tiêu cụ thể để phấn đấu, đồng thời hạn chế áp lực từ những yêu cầu vượt quá khả năng thực hiện.
Xây dựng chính sách tiền lương minh bạch: Định mức lao động là một trong những căn cứ then chốt để xác định đơn giá tiền lương theo sản phẩm, tính lương khoán và đánh giá hiệu suất đãi ngộ theo mô hình lương 3P. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế đánh giá chủ quan, đồng thời tạo cơ sở để người lao động được trả lương tương xứng với kết quả làm việc.

Các khái niệm cơ bản trong định mức lao động

Để hiểu rõ cách xây dựng và áp dụng định mức lao động trong doanh nghiệp, bạn cần nắm được các khái niệm cơ bản sau:

Mức sản lượng: Là số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc mà một người hay nhóm người lao động cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Định mức này được xác định dựa trên trình độ chuyên môn và điều kiện làm việc cụ thể. Đơn vị đo thường là sản phẩm/giờ, sản phẩm/ca.
Mức thời gian: Là khoảng thời gian cần thiết được quy định để một người hoặc nhóm lao động hoàn thành một đơn vị sản phẩm hay công việc. Đơn vị đo có thể là phút/sản phẩm, giờ/sản phẩm hoặc giờ/công việc.
Mức phục vụ: Là số lượng máy móc, thiết bị hoặc đối tượng phục vụ mà một người hay nhóm lao động có trách nhiệm đảm nhận trong điều kiện làm việc nhất định.
Mức biên chế: Là số lượng người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp cần thiết để thực hiện một khối lượng công việc cụ thể, đảm bảo yêu cầu về tiến độ và chất lượng.

Cách tính định mức lao động và ví dụ thực tế

Để xác định định mức lao động cho một đơn vị sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức tính định mức lao động tham khảo như sau:

Công thức tham khảo: Tsp = Tcn + Tpv + Tql

Trong đó:

Tsp: Mức lao động tổng hợp cho một đơn vị sản phẩm.
Tcn: Mức lao động trực tiếp để tạo ra sản phẩm.
Tpv: Mức lao động phụ trợ, phục vụ sản xuất.
Tql: Mức lao động quản lý được phân bổ cho một đơn vị sản phẩm.

Ví dụ cách tính định mức lao động

Giả sử một doanh nghiệp may mặc muốn xác định định mức lao động để sản xuất một chiếc áo thun. Sau khi khảo sát quy trình và phân bổ thời gian lao động, doanh nghiệp thu được các số liệu giả định sau:

Tcn: 12 phút cho các công đoạn cắt, may và hoàn thiện áo.
Tpv: 2 phút cho hoạt động chuẩn bị nguyên phụ liệu và hỗ trợ sản xuất.
Tql: 1 phút lao động quản lý được phân bổ cho mỗi chiếc áo.

Áp dụng công thức: Tsp = 12 + 2 + 1 = 15 phút/áo

Như vậy, để hoàn thành một chiếc áo thun, doanh nghiệp cần tổng cộng 15 phút lao động, bao gồm lao động trực tiếp, phụ trợ và quản lý. Sau khi chuẩn hóa định mức thời gian và sản lượng, bộ phận C&B có thể tích hợp trực tiếp các thông số này vào các mẫu bảng lương Excel tự động để tính toán tiền lương theo năng suất chính xác cho từng bộ phận sản xuất.

Các phương pháp định mức lao động

Tùy vào tính chất công việc, điều kiện sản xuất và dữ liệu sẵn có, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp xây dựng định mức lao động phù hợp. Dưới đây là 4 phương pháp phổ biến được áp dụng trong thực tế.

Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là cách xác định định mức lao động dựa trên số liệu thực tế được ghi nhận trong các kỳ làm việc trước. Doanh nghiệp thu thập thông tin về thời gian hoàn thành hoặc sản lượng công việc, sau đó phân tích để xác định mức lao động phù hợp.

Cách tiếp cận này thường áp dụng cho những công việc có tính lặp lại cao, quy trình ổn định và ít thay đổi về điều kiện thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần loại bỏ các số liệu bất thường để tránh xây dựng định mức thiếu chính xác.

Ví dụ minh họa:

Một xưởng đóng gói thực phẩm ghi nhận thời gian hoàn thành một thùng hàng của 5 công nhân trong cùng điều kiện làm việc:

Công nhân A: 12 phút/thùng.
Công nhân B: 14 phút/thùng.
Công nhân C: 13 phút/thùng.
Công nhân D: 11 phút/thùng.
Công nhân E: 15 phút/thùng.

Thời gian hoàn thành trung bình được tính như sau: (12 + 14 + 13 + 11 + 15) / 5 = 13 phút/thùng

Như vậy, thời gian lao động trung bình để đóng gói một thùng hàng là 13 phút. Doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả này làm cơ sở tham khảo, kết hợp đánh giá điều kiện làm việc để xác định định mức phù hợp.

Phương pháp phân tích tính toán

Phương pháp phân tích tính toán xác định định mức lao động bằng cách chia công việc thành từng thao tác hoặc công đoạn cụ thể. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các tiêu chuẩn thời gian, thông số kỹ thuật và tài liệu có sẵn để tính toán mức hao phí lao động cần thiết.

Phương pháp này phù hợp với những công việc có quy trình tương đối ổn định và có đầy đủ tài liệu tiêu chuẩn. Để triển khai hiệu quả, người thực hiện cần am hiểu kỹ thuật sản xuất và cách tổ chức lao động.

Quy trình thực hiện gồm 5 bước:

Bước 1: Phân tích cấu trúc công việc, xác định từng thao tác và các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành.
Bước 2: Rà soát quy trình, loại bỏ thao tác không cần thiết và đề xuất phương án thực hiện hợp lý hơn.
Bước 3: Đánh giá trình độ người lao động, máy móc, công cụ và điều kiện tổ chức sản xuất để xác định phương án làm việc phù hợp.
Bước 4: Sử dụng công thức và tài liệu tiêu chuẩn để tính toán thời gian cần thiết cho từng công đoạn. Trong đó, cần tính đến thời gian tác nghiệp, phục vụ và nghỉ ngơi theo quy định.
Bước 5: Tổng hợp các khoản hao phí thời gian để xác định mức thời gian và mức sản lượng cho công việc.

Phương pháp phân tích khảo sát

Phương pháp phân tích khảo sát là cách xây dựng định mức lao động dựa trên dữ liệu thu thập trực tiếp tại nơi làm việc. Người khảo sát sử dụng các kỹ thuật như chụp ảnh thời gian làm việc, bấm giờ hoặc kết hợp cả hai để ghi nhận quá trình thực hiện công việc.

Từ kết quả khảo sát, doanh nghiệp có thể xác định thời gian cần thiết cho từng thao tác, nhận diện những khoảng thời gian lãng phí và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Đây cũng là cơ sở để cải tiến quy trình và thiết lập định mức sát với điều kiện thực tế.

Ưu điểm của phương pháp này là dữ liệu phản ánh trực tiếp hoạt động sản xuất, giúp nâng cao độ tin cậy của định mức. Tuy nhiên, quá trình khảo sát thường mất nhiều thời gian và đòi hỏi người thực hiện có chuyên môn nghiệp vụ.

Phương pháp so sánh điển hình

Phương pháp so sánh điển hình được thực hiện bằng cách lựa chọn một công việc đại diện để xây dựng định mức. Sau đó, doanh nghiệp xác định định mức cho các công việc tương tự thông qua hệ số điều chỉnh.

Cách làm này phù hợp với những nhóm công việc có quy trình, đặc điểm kỹ thuật tương đồng nhưng khác nhau về quy mô, kích thước hoặc mức độ phức tạp.

Quy trình thực hiện gồm 3 bước:

Bước 1: Phân loại các công việc có đặc điểm và quy trình thực hiện tương tự thành từng nhóm. Trong mỗi nhóm, lựa chọn một hoặc một số công việc điển hình.
Bước 2: Xây dựng định mức cho công việc điển hình dựa trên phương pháp phân tích khảo sát và điều kiện tổ chức sản xuất phù hợp.
Bước 3: Xác định hệ số điều chỉnh dựa trên sự khác biệt giữa công việc điển hình và các công việc còn lại. Từ đó, tính toán định mức tương ứng cho từng công việc.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khảo sát từng công việc riêng lẻ. Tuy nhiên, việc lựa chọn công việc điển hình và xác định hệ số điều chỉnh cần có căn cứ kỹ thuật rõ ràng để đảm bảo tính chính xác.

Quy định về xây dựng định mức lao động trong doanh nghiệp

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng định mức lao động, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:

Làm cơ sở quản lý và trả lương: Người sử dụng lao động phải xây dựng định mức lao động cùng với thang lương, bảng lương và ban hành trong quy chế lương thưởng của đơn vị. Đây là căn cứ để tuyển dụng, bố trí nhân sự, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh và trả lương cho người lao động.
Đảm bảo tính hợp lý và khả thi: Định mức lao động phải được xây dựng ở mức trung bình, đảm bảo số đông người lao động có thể hoàn thành trong thời giờ làm việc bình thường mà không cần làm thêm giờ. Đồng thời, đơn giá tiền lương gắn với định mức không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành.
Áp dụng thử trước khi ban hành: Doanh nghiệp phải tổ chức áp dụng thử định mức lao động trước khi đưa vào thực hiện chính thức. Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá tính phù hợp và điều chỉnh nếu cần thiết.
Tham khảo ý kiến người lao động: Khi xây dựng định mức, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với những nơi có tổ chức này.
Công bố công khai trước khi thực hiện: Định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng, giúp người lao động nắm rõ yêu cầu công việc và có cơ sở theo dõi việc thực hiện.

Ứng dụng phân tích dữ liệu để tối ưu định mức lao động

Ứng dụng phân tích dữ liệu nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng định mức lao động dựa trên số liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm. Thông qua dữ liệu về thời gian làm việc, sản lượng và hiệu suất, nhà quản lý có thể xác định mức hao phí lao động phù hợp với từng vị trí hoặc công đoạn. Bên cạnh đó, phân tích dữ liệu còn hỗ trợ doanh nghiệp:

Xây dựng định mức hợp lý: Phân tích thời gian và khối lượng công việc để xác định định mức phù hợp với năng lực của đa số người lao động.
Phát hiện điểm bất hợp lý: Nhận diện công đoạn mất nhiều thời gian, thời gian chờ đợi hoặc sự phân bổ công việc chưa đồng đều để cải thiện quy trình.
Theo dõi và điều chỉnh định mức: So sánh kết quả thực tế với định mức đã xây dựng, từ đó kịp thời rà soát khi năng suất hoặc điều kiện làm việc thay đổi.
Tối ưu nguồn lực: Sử dụng dữ liệu để dự báo nhu cầu nhân sự, phân bổ lao động và kiểm soát chi phí phù hợp với kế hoạch sản xuất.

Để ứng dụng hiệu quả định mức lao động, người làm nhân sự cần có khả năng xử lý, phân tích và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin phục vụ quản lý.

Nếu bạn là HR đang muốn nâng cao những kỹ năng này, hãy tham khảo khóa học Business Intelligence HR Analytics (BIH) tại Starttrain. Chương trình trang bị kiến thức thống kê, các chỉ số nhân sự và kỹ năng sử dụng Power BI để xử lý dữ liệu, xây dựng báo cáo trực quan. Qua đó, bạn có thể phát triển tư duy phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu.

Tổng kết

Xây dựng và quản lý định mức lao động chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật lao động mà còn là đòn bẩy chiến lược để kiểm soát chi phí nhân sự, nâng cao năng suất và tạo động lực cống hiến bền vững cho người lao động. Khi được kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thực tế và tư duy quản trị tiền lương hiện đại, định mức lao động sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh.

Để làm chủ phương pháp xây dựng hệ thống đãi ngộ tổng thể, thiết kế cơ cấu lương thưởng và khai thác dữ liệu nhân sự phục vụ tối ưu hóa định mức, bạn có thể tham khảo các chương trình đào tạo chuyên sâu: Khóa học thiết kế cơ cấu đãi ngộ & lương thưởng chuyên sâu: Sales Compensation Analytics (SCA)