Hạch toán sai tài khoản, nhầm lẫn các khoản bảo hiểm hay ghi nhận chi phí không đúng kỳ có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính. Vậy cách hạch toán lương như thế nào để đảm bảo đúng nghiệp vụ và hạn chế sai sót? Bài viết dưới đây, Starttrain sẽ hướng dẫn chi tiết các tài khoản sử dụng, bút toán tiền lương và những nguyên tắc quan trọng cần nắm vững.

Mục lục

Hạch toán tiền lương là gì?

Hạch toán tiền lương là quá trình ghi nhận và phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp phải trả cho người lao động vào sổ sách kế toán. Hoạt động này còn bao gồm việc hạch toán các khoản bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân và những khoản khấu trừ liên quan theo quy định.

Về mặt bản chất nghiệp vụ, bạn có thể tham khảo thêm định nghĩa hạch toán để hiểu rõ cơ chế ghi sổ kép. Khác với tính lương nhằm xác định thu nhập của từng nhân viên, hạch toán tiền lương tập trung vào việc ghi nhận chi phí và các khoản phải trả của doanh nghiệp.

Biết cách hạch toán lương chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự, theo dõi nghĩa vụ thanh toán và hạn chế sai sót trong báo cáo tài chính. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đối chiếu số liệu và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật.

Học cách hạch toán lương cần sử dụng tài khoản nào?

Các tài khoản và bút toán trong bài được trình bày theo chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính áp dụng tương ứng. Đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, cần thực hiện theo thông tư này từ năm tài chính bắt đầu vào hoặc sau ngày 01/01/2026. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC cần sử dụng hệ thống tài khoản và hướng dẫn tương ứng.

TK 334 Phải trả người lao động

Tài khoản 334 dùng để phản ánh mức lương cứng cơ bản theo hợp đồng, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác doanh nghiệp phải trả cho người lao động.

Bên Có: Ghi nhận tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập phải trả cho người lao động.
Bên Nợ: Phản ánh số tiền đã thanh toán, các khoản khấu trừ vào thu nhập và các khoản đã ứng trước.
Số dư Có: Thể hiện số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho người lao động.
Số dư Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn khoản phải trả.

TK 338 Phải trả, phải nộp khác

Tài khoản 338 được sử dụng để theo dõi các khoản doanh nghiệp phải trả, phải nộp ngoài những khoản đã được phản ánh ở tài khoản khác. Trong cách hạch toán lương, tài khoản này chủ yếu liên quan đến bảo hiểm bắt buộc và kinh phí công đoàn.

Các tài khoản cấp 2 thường sử dụng gồm:

TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp

Các tài khoản chi phí liên quan khi học cách hạch toán lương

Chi phí tiền lương được ghi nhận vào các tài khoản phù hợp với bộ phận sử dụng lao động và tính chất công việc. Theo Thông tư 99, những tài khoản phổ biến gồm:

TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp: Phản ánh chi phí tiền lương của lao động trực tiếp sản xuất.
TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công: Ghi nhận chi phí nhân công liên quan đến hoạt động máy thi công.
TK 627 Chi phí sản xuất chung: Theo dõi tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng và các khoản nhân công thuộc chi phí sản xuất chung.
TK 641 Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí tiền lương của bộ phận bán hàng.
TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Ghi nhận tiền lương của nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp.

Cách hạch toán lương phải trả cho người lao động và các khoản thưởng

Khi xác định tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động, kế toán ghi nhận chi phí theo từng bộ phận sử dụng lao động:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,…: Chi phí tiền lương và phụ cấp phát sinh.
Có TK 334 Phải trả người lao động: Tổng số tiền phải trả.

Đối với các khoản tiền thưởng như thưởng hiệu quả công việc hay tiền thưởng cuối năm theo đúng cách tính lương tháng 13, cách hạch toán phụ thuộc vào nguồn chi trả:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,…: Nếu tiền thưởng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo quy định.
Nợ TK 3531 Quỹ khen thưởng: Nếu tiền thưởng được chi từ quỹ khen thưởng.
Có TK 334 Phải trả người lao động: Số tiền thưởng phải trả.

Khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền thưởng, kế toán ghi:

Nợ TK 334: Số tiền thưởng đã thanh toán.
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Cách hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương

Bên cạnh biết cách hạch toán lương, doanh nghiệp còn phải theo dõi các khoản trích liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Khi hạch toán, kế toán phải phân biệt phần doanh nghiệp đóng và phần khấu trừ từ lương người lao động.

Bảo hiểm và kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng

Các khoản trích thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí của bộ phận sử dụng lao động:

Nợ TK 154, 241, 622, 627, 641, 642,…: Tổng số tiền doanh nghiệp phải trích.
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn phải nộp.
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội phải nộp.
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế phải nộp.

Bảo hiểm người lao động đóng

Đối với các khoản bảo hiểm được khấu trừ trực tiếp từ tiền lương, kế toán ghi:

Nợ TK 334: Tổng số tiền bảo hiểm khấu trừ từ lương.
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội.
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế.
Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng TK 3386 để hạch toán bảo hiểm thất nghiệp. Trong khi đó, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC sử dụng TK 3385.

Tỷ lệ trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn năm 2026

Theo quy định hiện hành của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đối với người lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc, người sử dụng lao động cần kê khai hồ sơ theo biểu mẫu mẫu TK1-TS và thực hiện tỷ lệ trích nộp như sau:

Khoản trích	Doanh nghiệp đóng	Người lao động đóng
BHXH	17,5%	8%
BHYT	3%	1,5%
BHTN	1%	1%
Tổng bảo hiểm	21,5%	10,5%
Kinh phí công đoàn	2%	Không áp dụng
Tổng cộng	23,5%	10,5%

Như vậy, tổng tỷ lệ bảo hiểm bắt buộc thông thường là 32%. Nếu tính thêm kinh phí công đoàn, tổng tỷ lệ trích là 34%.

Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương

Khi doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân vào tiền lương của người lao động, kế toán ghi:

Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN được khấu trừ.
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Đến thời điểm nộp thuế vào ngân sách nhà nước, kế toán thực hiện:

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN đã nộp.
Có TK 111, 112: Số tiền thanh toán tương ứng.

Cách hạch toán thanh toán tiền lương và tạm ứng lương

Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương được tổng hợp từ mẫu bảng lương Excel và chứng từ chi tiết trên từng mẫu phiếu lương, khi doanh nghiệp thực hiện chi trả tiền lương hoặc tạm ứng một phần tiền lương cho người lao động:

Nợ TK 334 Phải trả người lao động: Số tiền đã thanh toán hoặc ứng trước.
Có TK 111, 112: Số tiền chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Nếu doanh nghiệp sử dụng sản phẩm để thanh toán tiền lương, kế toán ghi nhận doanh thu theo quy định:

Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 3331 (33311): Thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân phải nộp nếu phát sinh.

Doanh nghiệp cần ghi nhận giá vốn tương ứng với số sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để thanh toán tiền lương cho người lao động:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 155: Thành phẩm xuất kho.

Đối với trường hợp trả lương bằng hàng hóa, kế toán cần sử dụng tài khoản hàng tồn kho tương ứng và xác định nghĩa vụ thuế theo bản chất giao dịch.

Cách hạch toán bảo hiểm xã hội phải trả cho nhân viên

Khi người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội như ốm đau, thai sản hoặc các chế độ khác do cơ quan bảo hiểm chi trả thông qua doanh nghiệp, kế toán cần theo dõi riêng khoản phải trả và số tiền nhận từ cơ quan bảo hiểm.

Xác định các khoản tiền trợ cấp BHXH mà người lao động được hưởng

Nợ TK 3383 Bảo hiểm xã hội: Số tiền chế độ phải trả.
Có TK 334 Phải trả người lao động: Số tiền người lao động được hưởng.

Nhận được khoản chi trả từ cơ quan BHXH

Nợ TK 111, 112: Số tiền doanh nghiệp thực nhận.
Có TK 3383: Số tiền cơ quan bảo hiểm chuyển về.

Thanh toán các khoản trợ cấp BHXH mà người lao động được hưởng theo quy định

Nợ TK 334: Số tiền chế độ đã thanh toán.
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Các bút toán trên áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện chi trả chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Nếu cơ quan bảo hiểm thanh toán trực tiếp, doanh nghiệp không ghi nhận khoản tiền chưa thực tế phát sinh qua đơn vị.

Cách xác định và thanh toán khoản khác phải trả cho người lao động

Ngoài tiền lương và tiền thưởng, doanh nghiệp có thể phát sinh những khoản hỗ trợ khác như tiền ăn ca, nhà ở, điện thoại, học phí hoặc các khoản phúc lợi dành cho nhân viên.

Khi xác định các khoản phải trả được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642,…: Chi phí phát sinh theo từng bộ phận.
Có TK 334 Phải trả người lao động: Tổng số tiền phải trả.

Khi khoản tiền cần thanh toán được chi trả thực tế cho người lao động:

Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền thực tế đã chi trả cho người lao động.
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Tùy theo tính chất và nguồn chi trả, một số khoản phúc lợi có thể được hạch toán vào quỹ khen thưởng, phúc lợi hoặc tài khoản phù hợp khác.

Những nguyên tắc cần tuân thủ khi học cách hạch toán lương

Để đảm bảo biết cách hạch toán lương và các khoản trích theo lương chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:

Hạch toán đúng đối tượng và bộ phận sử dụng lao động: Chi phí tiền lương phải được phân bổ vào tài khoản phù hợp với từng bộ phận. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, các tài khoản thường dùng gồm TK 622, 627, 641, 642. Trong khi đó, Thông tư 133/2016/TT-BTC sử dụng các tài khoản như TK 154, 6421, 6422.
Phân biệt các khoản trích theo lương: Phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng được ghi nhận vào chi phí tương ứng. Riêng các khoản bảo hiểm thuộc trách nhiệm của người lao động sẽ được khấu trừ trực tiếp vào tiền lương phải trả.
Áp dụng đúng tỷ lệ và căn cứ đóng bảo hiểm: Kế toán cần cập nhật tỷ lệ trích theo quy định hiện hành, đồng thời xác định chính xác tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Không phải mọi khoản thu nhập của người lao động đều được tính vào căn cứ đóng.
Ghi nhận chi phí đúng kỳ kế toán: Tiền lương phải được ghi nhận vào kỳ phát sinh nghĩa vụ trả lương, không phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp thực tế thanh toán. Nguyên tắc này giúp phản ánh chính xác chi phí và kết quả kinh doanh từng kỳ.
Đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Việc hạch toán cần dựa trên hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và các quy chế liên quan. Chứng từ phải phù hợp với nghiệp vụ phát sinh để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và quyết toán.

LỜI KẾT

Nắm vững cách hạch toán lương giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác chi phí, theo dõi các khoản phải trả và hạn chế sai sót trong kế toán. Khi kết hợp với phân tích dữ liệu, những thông tin này còn hỗ trợ đánh giá cơ cấu chi phí lương và kiểm soát ngân sách nhân sự.

Nếu bạn là chuyên viên C&B, kế toán tiền lương hoặc cấp quản lý muốn làm chủ cơ chế đãi ngộ và tối ưu hóa ngân sách nhân sự toàn diện, hãy tham khảo khóa học Sales Compensation Analytics tại Starttrain. Bên cạnh đó, để nâng cao năng lực quản trị tài chính doanh nghiệp, kiểm soát định phí và ra quyết định chiến lược hiệu quả, chương trình Practical Business Management sẽ là bệ phóng vững chắc giúp bạn bứt phá trong sự nghiệp.