Dashboard Excel: Dashboard KPI and Tasks Management

GIỚI THIỆU

Dashboard này tập trung vào việc Quản lý tiến độ và năng suất công việc cá nhân nhằm giải quyết bài toán tối ưu hóa hiệu suất của một sinh viên năm cuối ngành Marketing vừa học vừa làm. Với đặc thù khối lượng công việc lớn, nhiều kiểu tác vụ (học thuật, content, design, ads, research, …) và deadline dồn dập trong năm 2025, hệ thống này là giải pháp cốt lõi giúp theo dõi trạng thái công việc và tự động đo lường các chỉ số hiệu suất tối ưu hóa cách phân bổ thời gian thực tế.

Mục tiêu chính:

Hệ thống hóa toàn bộ công việc từ học tập đến đi làm trong năm 2025 vào một file quản lý tập trung.
Tự động hóa việc đo lường hiệu suất (thời gian xử lý thực tế, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, số ngày/giờ trễ hạn) để đưa ra các cải tiến về mặt phân bổ thời gian.

Phạm vi: Gồm các task cá nhân phát sinh trong suốt năm 2025 của một sinh viên năm cuối ngành Marketing vừa học vừa làm.

Cấu trúc dữ liệu:

Trường dữ liệu nhập tay : Mã công việc, Danh mục công việc, Tên công việc, Giai đoạn, Độ khó, Mức độ ưu tiên, Trạng thái, Ngày bắt đầu, Hạn hoàn thành, Ngày hoàn thành.
Trường dữ liệu tự động sinh ra: Tháng hoàn thành, Thời gian hoàn thành (ngày), Thời gian hoàn thành (giờ), Số ngày trễ, Số giờ trễ, Hoàn thành đúng hạn.

TỔNG QUAN

Tổng số task ghi nhận trong cả năm là 150, trong đó có 148 task đã hoàn thành xuất sắc và chỉ còn 2 task vẫn đang trong quá trình thực hiện. Tiến độ tổng thể đạt mức tích cực với tỷ lệ hoàn thành đúng hạn đạt 82% (tương ứng với 121 task) trong khi tỷ lệ trễ hạn đang ở mức 18% (tương ứng với 27).

Về phân bổ công việc, phần lớn thời gian dành cho đi làm ở doanh nghiệp với 123 task (chiếm khoảng 82% khối lượng công việc), chia ra làm 83 task ở phòng Marketing và 40 task trong kỳ thực tập. Trong khi đó, việc học ở trường Đại học chỉ chiếm 25 task (khoảng 16.7%). Khi phân loại theo độ khó, đa số các task ở mức trung bình với 89 task (59.3%), task dễ có 39 task (26%) và task khó có 20 task (13.3%). Về mức độ ưu tiên, mức trung bình chiếm nhiều nhất với 100 task (66.7%), tiếp theo là mức cao với 29 task (19.3%) và mức thấp với 19 task (12.7%).

Xét theo kỹ năng và chuyên môn, các task liên quan đến số liệu và kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn nhất với Analytics dẫn đầu (39 task), tiếp theo là Research (23 task), Reporting (17 task) và Social Media (15 task). Nhóm công việc này chiếm tới hơn 62% lượng task cả năm, đòi hỏi sự tập trung cao và tốn nhiều thời gian xử lý. Ngoài ra, khối lượng công việc cũng biến động mạnh theo từng tháng. Những tháng cao điểm nhất là Tháng 12, Tháng 5 và Tháng 10, thường trùng với mùa thi cử hoặc chạy số cuối năm của công ty. Ngược lại, các tháng đầu năm như Tháng 2 và Tháng 3 là những lúc thảnh thơi nhất.

INSIGHTS

Từ số liệu trên, ta nhận ra hai vấn đề lớn ảnh hưởng đến năng suất. Thứ nhất là tình trạng quá tải và bị dồn ứ công việc vào các tháng cao điểm. Khối lượng công việc phân bổ không đều, những tháng bận như tháng 5, 10 và 12 có lượng task nhiều gấp 3 lần so với tháng ít việc đầu năm. Việc dồn quá nhiều task phức tạp vào cùng một lúc là lý do chính khiến tỷ lệ trễ hạn lên tới 18%. Điều này cảnh báo rằng cần chuẩn bị trước tài nguyên và lên lịch trình sớm để không bị quá tải khi vào mùa cao điểm.

Thứ hai là vấn đề tốn nhiều thời gian cho các task phân tích và báo cáo chuyên sâu như Analytics, Research và Reporting (chiếm hơn nửa tổng số task cả năm). Hầu hết các task này có độ khó từ trung bình đến Khó, đòi hỏi phải ngồi tập trung cao độ để xử lý số liệu. Tình trạng quá tải, mệt mỏi có thể không phải vì số lượng task quá nhiều, mà vì thời gian thực tế để làm xong các task phân tích này thường kéo dài và khó đoán trước so với những task làm nhanh như Social Media hay Content. Điều này đòi hỏi phải đơn giản hóa quy trình và chuẩn bị sẵn các công cụ làm việc hàng ngày.

ĐỀ XUẤT

Để cải thiện năng suất, đề xuất đầu tiên là lên lịch chuẩn bị trước khoảng 2 tuần trước khi bước vào các tháng cao điểm. Hành động cụ thể là chủ động làm sớm các bài tập lớn ở trường, đồng thời trao đổi trước với sếp ở công ty để hạn chế nhận thêm task mới khó và đột xuất trong những tuần bận rộn đó. Mục tiêu là giảm tỷ lệ trễ hạn từ 18% xuống dưới 10%, và cố gắng không để trễ các task quan trọng có độ ưu tiên cao.

Đề xuất thứ hai là thiết kế sẵn các mẫu báo cáo chuẩn cho nhóm task Analytics và Reporting. Tạo sẵn các khung báo cáo tự động bằng công cụ và gom các buổi báo cáo định kỳ theo tuần hoặc tháng để làm một lần thay vì làm lặt vặt. Giải pháp này kỳ vọng sẽ giúp tiết kiệm ít nhất 30% thời gian xử lý các task phân tích và báo cáo, giúp mình có thêm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng khác.

Starttrain visuals used

Need help?

Nếu có thắc mắc về khóa học, tài liệu hoặc cần tư vấn chuyên môn. Đội ngũ chuyên gia Starttrain sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi câu hỏi của bạn nhanh chóng.