Doanh nghiệp có thể nắm rõ cơ cấu phòng ban nhưng vẫn khó biết ai thực sự kết nối các nhóm, luồng thông tin đang bị nghẽn ở đâu hay nhân sự nào có ảnh hưởng lớn trong công việc. Organizational Network Analysis giúp làm rõ những mối quan hệ này bằng dữ liệu. Qua đó, HR có thêm cơ sở để cải thiện cộng tác và hỗ trợ các quyết định nhân sự.

Mục lục

Organizational Network Analysis là gì?

Organizational Network Analysis (ONA) hay phân tích mạng lưới tổ chức là phương pháp đo lường và trực quan hóa cách con người thực sự kết nối, trao đổi thông tin và phối hợp trong tổ chức. Thay vì chỉ nhìn vào sơ đồ phòng ban hay tuyến báo cáo chính thức, ONA giúp doanh nghiệp nhận diện mạng lưới cộng tác đang diễn ra trong thực tế.

Thông qua mức độ, tần suất và tính chất của các tương tác, ONA có thể cho thấy ai là người thường xuyên được tìm đến để hỗ trợ, ai kết nối nhiều phòng ban hoặc vị trí nào đang trở thành điểm nghẽn thông tin.

Giá trị của ONA không nằm ở việc tạo ra một sơ đồ mạng lưới đẹp mắt. Quan trọng hơn, dữ liệu giúp lãnh đạo hiểu cách công việc thực sự được phối hợp để từ đó cải thiện cộng tác, luồng thông tin và hiệu quả tổ chức.

Lợi ích của Organizational Network Analysis trong doanh nghiệp

Organizational Network Analysis là phương pháp ngày càng được quan tâm khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban và mối quan hệ cộng tác phức tạp. Thay vì chỉ nhìn vào cơ cấu tổ chức, ONA giúp lãnh đạo hiểu cách thông tin và công việc thực sự được kết nối giữa các cá nhân, nhóm.

Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận: ONA giúp phát hiện những nhóm ít tương tác, các “khoảng trống” cộng tác hoặc tình trạng một số nhân sự phải xử lý quá nhiều kết nối. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách phối hợp giữa các phòng ban để công việc diễn ra thuận lợi hơn.
Nhận diện những người có ảnh hưởng trong tổ chức: Người có ảnh hưởng không nhất thiết giữ vị trí quản lý. ONA có thể giúp phát hiện những nhân sự thường xuyên được đồng nghiệp tìm đến để trao đổi thông tin, hỗ trợ chuyên môn hoặc kết nối các nhóm. Đây có thể là nguồn lực quan trọng khi doanh nghiệp triển khai thay đổi hoặc chuyển giao tri thức.

Ngoài hai ứng dụng trên, ONA còn có thể hỗ trợ thiết kế tổ chức, hội nhập nhân viên mới, quản trị thay đổi, cải thiện hiệu suất bán hàng hoặc nghiên cứu mức độ kết nối giữa các nhóm nhân sự.

Organizational Network Analysis được ứng dụng như thế nào trong quản trị nhân sự?

Trong quản trị nhân sự, phân tích mạng lưới tổ chức giúp chuyển dữ liệu về mối quan hệ và cộng tác thành thông tin hỗ trợ ra quyết định. Thay vì chỉ dựa vào chức danh hoặc sơ đồ tổ chức, HR có thể quan sát cách nhân viên thực sự kết nối trong công việc.

Hỗ trợ lựa chọn người phản hồi phù hợp: ONA cho biết những nhân sự nào thường xuyên làm việc cùng nhau. Dữ liệu này có thể hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn người tham gia phản hồi hoặc đánh giá dựa trên mức độ cộng tác thực tế.
Nhận diện tín hiệu liên quan đến nguy cơ nghỉ việc: Nhân viên dần tách khỏi mạng lưới hoặc ít kết nối hơn có thể là một tín hiệu cần được theo dõi thêm. Tuy nhiên, HR nên kết hợp dữ liệu này với mức độ gắn kết, hiệu suất và các yếu tố khác trước khi đưa ra kết luận.

Turnover Rate là gì? Cách tính và giảm tỷ lệ nghỉ việc

Giảm phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt: ONA giúp phát hiện những người đang đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa các nhóm. Nếu một cá nhân như vậy rời đi, luồng thông tin có thể bị gián đoạn. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng phương án chuyển giao tri thức và mở rộng kết nối.
Theo dõi quá trình hội nhập của nhân viên mới: Mức độ hình thành các mối quan hệ công việc theo thời gian giúp HR đánh giá nhân viên mới đang hòa nhập ra sao so với nhóm tương đồng.
Phát hiện tình trạng quá tải cộng tác: Một số nhân sự có thể trở thành điểm tập trung của quá nhiều yêu cầu hỗ trợ. Khi nhận diện sớm, doanh nghiệp có thể phân bổ lại trách nhiệm và giảm sự phụ thuộc vào một vài cá nhân.

Quy trình triển khai Organizational Network Analysis trong doanh nghiệp

Để ONA mang lại insight hữu ích, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu trước khi thu thập dữ liệu. Quy trình triển khai nên đi từ vấn đề cần giải quyết đến phân tích, hành động và theo dõi kết quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu phân tích

Trước tiên, doanh nghiệp cần làm rõ ONA được sử dụng để giải quyết vấn đề nào. Chẳng hạn, mục tiêu có thể là cải thiện phối hợp giữa các phòng ban, tìm điểm nghẽn thông tin hoặc nhận diện những người có vai trò kết nối quan trọng.

Mục tiêu càng cụ thể, việc lựa chọn dữ liệu và phương pháp phân tích càng phù hợp.

Bước 2: Xác định phạm vi và đối tượng

ONA không nhất thiết phải triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Tùy mục tiêu, phạm vi có thể giới hạn ở một phòng ban, khu vực, cấp quản lý hoặc nhóm đang gặp vấn đề về phối hợp.

Doanh nghiệp cũng nên xác định các bên liên quan ngay từ đầu. Điều này giúp thống nhất mục đích, cách sử dụng dữ liệu và trách nhiệm trong quá trình triển khai.

Bước 3: Thiết kế cách thu thập dữ liệu

Có hai cách phổ biến để thu thập dữ liệu cho Organizational Network Analysis.

Active ONA: Sử dụng khảo sát để tìm hiểu nhân viên thường trao đổi thông tin, xin hỗ trợ hoặc cộng tác với ai.
Passive ONA: Khai thác dữ liệu tương tác phù hợp từ email, lịch họp hoặc các nền tảng làm việc.

Doanh nghiệp có thể chọn một phương pháp hoặc kết hợp nhiều nguồn dữ liệu. Việc lựa chọn cần dựa trên mục tiêu phân tích, khả năng tiếp cận dữ liệu và yêu cầu bảo mật.

Bước 4: Lựa chọn công cụ phù hợp

Công cụ ONA cần đáp ứng được nhu cầu thu thập, phân tích và trực quan hóa mạng lưới. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét khả năng nhập dữ liệu từ nhiều nguồn, tính toán các chỉ số mạng lưới và phân quyền người sử dụng.

Bảo mật cũng là tiêu chí quan trọng, đặc biệt khi dữ liệu có thể liên quan đến mối quan hệ giữa các cá nhân.

Bước 5: Thu thập và trực quan hóa mạng lưới

Sau khi dữ liệu được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể xây dựng sơ đồ thể hiện các cá nhân hoặc nhóm cùng mối quan hệ giữa họ.

Các chỉ số như mức độ kết nối hoặc vai trò cầu nối có thể được đưa vào quá trình phân tích. Khi cần, dữ liệu mạng lưới cũng có thể kết hợp với phòng ban, vị trí hay thâm niên để hiểu rõ hơn bối cảnh tổ chức.

Bước 6: Phân tích và diễn giải kết quả

Một sơ đồ mạng lưới chỉ cho thấy mô hình kết nối, chưa giải thích đầy đủ nguyên nhân phía sau. Vì vậy, HR nên đặt kết quả vào bối cảnh thực tế và trao đổi thêm với quản lý hoặc các nhóm liên quan.

Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện nhóm ít cộng tác, người kết nối quan trọng, điểm nghẽn hoặc những vị trí đang chịu quá nhiều yêu cầu hỗ trợ.

Bước 7: Chuyển kết quả thành hành động

Bước cuối cùng là sử dụng insight từ ONA để cải thiện cách tổ chức vận hành. Doanh nghiệp có thể tăng hoạt động liên phòng ban, giảm phụ thuộc vào một cá nhân, xây dựng kế hoạch chuyển giao tri thức hoặc lựa chọn người phù hợp để hỗ trợ các chương trình thay đổi.

Kết quả cũng nên được theo dõi và cập nhật khi cơ cấu, nhân sự hoặc cách làm việc thay đổi. Nhờ đó, ONA trở thành công cụ hỗ trợ quản trị thay vì chỉ dừng lại ở một bản đồ mạng lưới.

Những sai lầm cần tránh khi triển khai Organizational Network Analysis

Organizational Network Analysis chỉ tạo ra giá trị khi dữ liệu được phân tích đúng bối cảnh và chuyển thành hành động cụ thể. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp nên lưu ý một số sai lầm phổ biến sau:

Quá tập trung vào các chỉ số mạng lưới: Những chỉ số như Betweenness Centrality hay PageRank giúp nhận diện vị trí và mức độ ảnh hưởng trong mạng lưới. Tuy nhiên, không nên dùng riêng các con số này để đánh giá một cá nhân hoặc nhóm. Vai trò công việc, cơ cấu tổ chức và đặc điểm từng phòng ban vẫn cần được xem xét.
Chỉ sử dụng dữ liệu định lượng: Kết quả ONA có thể cho thấy ai là người kết nối hoặc nhóm nào ít tương tác với nhau. Để hiểu nguyên nhân phía sau, doanh nghiệp nên kết hợp phỏng vấn, phản hồi từ quản lý hoặc các nguồn thông tin định tính khác.
Thiết kế khảo sát quá dài: Với ONA sử dụng khảo sát, quá nhiều câu hỏi có thể khiến người tham gia mất thời gian và giảm tỷ lệ hoàn thành. Vì vậy, nội dung nên tập trung vào những mối quan hệ thực sự cần thiết cho mục tiêu phân tích.
Xem mạng lưới tổ chức là cố định: Mối quan hệ giữa nhân viên liên tục thay đổi khi có người mới, nhân sự nghỉ việc, luân chuyển hoặc cơ cấu lại phòng ban. Dữ liệu ONA vì thế cần được cập nhật phù hợp với mức độ thay đổi của doanh nghiệp.
Phân tích nhưng không hành động: Một sơ đồ mạng lưới chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp sử dụng kết quả để cải thiện cộng tác, giảm điểm nghẽn hoặc hỗ trợ những nhóm đang thiếu kết nối. Sau mỗi lần phân tích, nên xác định rõ hành động cần thực hiện và tiếp tục theo dõi sự thay đổi.

Những nguyên tắc giúp triển khai Organizational Network Analysis hiệu quả

Để Organizational Network Analysis mang lại kết quả có giá trị, doanh nghiệp cần chuẩn bị rõ mục tiêu, phạm vi và cách sử dụng dữ liệu ngay từ đầu. Một quy trình minh bạch cũng giúp người tham gia hiểu rõ mục đích và yên tâm hơn khi chia sẻ thông tin.

Xác định mục tiêu phân tích rõ ràng: Doanh nghiệp cần biết ONA được sử dụng để giải quyết vấn đề gì, chẳng hạn cải thiện phối hợp giữa phòng ban, phát hiện điểm nghẽn thông tin hoặc nhận diện người có vai trò kết nối. Mục tiêu càng cụ thể thì việc chọn dữ liệu và cách phân tích càng chính xác.
Trao đổi sớm với các bên liên quan: Dữ liệu về mối quan hệ trong tổ chức thường khá nhạy cảm. HR nên giải thích rõ vì sao doanh nghiệp thực hiện ONA, dữ liệu được sử dụng vào mục đích nào và người tham gia có thể nhận được giá trị gì từ kết quả phân tích.
Triển khai thử trước khi mở rộng: Với dự án có quy mô lớn hoặc cấu trúc phức tạp, doanh nghiệp nên thử nghiệm trên một nhóm nhỏ trước. Bước này giúp kiểm tra câu hỏi khảo sát, cách thu thập dữ liệu và phát hiện những vấn đề cần điều chỉnh trước khi triển khai toàn tổ chức.
Xây dựng nguyên tắc bảo mật dữ liệu: ONA thường cần xác định các cá nhân hoặc nhóm trong mạng lưới để phân tích mối quan hệ. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân quyền truy cập, giới hạn người được xem dữ liệu chi tiết và chỉ công khai danh tính khi thực sự cần thiết.

Khi các nguyên tắc này được thực hiện ngay từ đầu, ONA sẽ dễ tạo ra những kết quả đáng tin cậy và có thể sử dụng tốt hơn trong các quyết định quản trị nhân sự.

LỜI KẾT

Hiểu được Organizational Network Analysis là bước đầu để HR nhìn nhân sự dưới góc độ dữ liệu thay vì chỉ dựa vào quan sát hoặc cảm nhận. Khi có nền tảng phân tích tốt, người làm nhân sự sẽ dễ kết nối các chỉ số với vấn đề quản trị thực tế hơn. Nếu muốn phát triển sâu hơn năng lực làm việc với dữ liệu nhân sự, bạn có thể tham khảo khóa Business Intelligence HR Analytics tại Starttrain. Chương trình tập trung vào tư duy phân tích, Excel và Power BI, giúp HR có nền tảng tốt hơn để theo dõi chỉ số và hỗ trợ ra quyết định.