Năm 2026, hàng loạt quy định mới về luật lao động và BHXH chính thức có hiệu lực. Việc chậm cập nhật có thể khiến doanh nghiệp phát sinh sai sót và rủi ro pháp lý. Bài viết tổng hợp 6 điểm luật lao động và BHXH HR cần biết, giúp HR áp dụng hiệu quả vào quy trình tính lương, ký hợp đồng và quản lý hồ sơ nhân sự.

Mục lục

Ký hợp đồng lao động qua nền tảng số

Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2026.

Đây là nghị định chuyên biệt đầu tiên quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử (eContract) tại Việt Nam. Điểm mấu chốt: hợp đồng điện tử giờ đây có giá trị pháp lý tương đương hoàn toàn với hợp đồng giấy.

Tuy nhiên, không phải cứ ký online là hợp lệ. Hợp đồng phải được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, chứ không phải file scan hay bản PDF gửi qua email thông thường. Hợp đồng cần có chữ ký số hợp pháp, dấu thời gian gắn kèm, và được chứng thực bởi nhà cung cấp eContract đạt chuẩn.

Ngoài ra, trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để gắn mã định danh.

Doanh nghiệp có thể linh hoạt chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và điện tử, miễn là đáp ứng đủ điều kiện pháp lý của nghị định. Một lưu ý quan trọng về luật lao động và BHXH HR cần biết: hợp đồng điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm trên hệ thống đạt chuẩn an toàn thông tin.

Trước khi áp dụng eContract, doanh nghiệp nên rà soát quy trình ký hợp đồng hiện hành, lựa chọn nền tảng đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý và bảo mật, cập nhật quy định nội bộ về giao dịch điện tử, đồng thời đào tạo đội ngũ HR để vận hành quy trình ký hợp đồng điện tử một cách hiệu quả.

Biểu thuế thu nhập cá nhân rút gọn: C&B cần tính lại công thức lương

Quốc hội thông qua Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15) vào ngày 10/12/2025.

Luật có hiệu lực thi hành chung từ 01/07/2026. Nhưng riêng phần quy định về thuế đối với tiền lương, tiền công lại áp dụng sớm hơn, ngay từ kỳ tính thuế năm 2026, tức từ 01/01/2026. Đây là điểm luật lao động và BHXH HR cần biết vì rất dễ nhầm lẫn và cần lưu ý kỹ khi tính lương tháng 1.

Biểu thuế lũy tiến từng phần được rút gọn từ 7 bậc xuống còn 5 bậc.

Bậc 1 áp dụng mức 5% cho thu nhập tính thuế đến 10 triệu đồng/tháng, thay vì 5 triệu như trước.
Bậc 2 giảm từ 15% xuống 10% cho phần thu nhập 10 – 30 triệu.
Bậc 3 giảm từ 25% xuống 20% cho phần 30 – 60 triệu.
Bậc 4 giữ mức 30% cho phần 60 – 100 triệu.
Bậc 5 vẫn giữ 35% cho phần thu nhập vượt 100 triệu.

Khi luật lao động và BHXH này có hiệu lực, HR phải điều chỉnh công thức tính thuế TNCN trong hệ thống tiền lương, rà soát dữ liệu lương từ tháng 1/2026 và chủ động truyền thông đến nhân viên.

Giảm trừ gia cảnh 41%

Song song với biểu thuế mới, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 nâng mức giảm trừ gia cảnh kể từ kỳ tính thuế 2026.

Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế tăng từ 11 triệu lên 15,5 triệu đồng/tháng. Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc tăng từ 4,4 triệu lên 6,2 triệu đồng/tháng. Tổng mức tăng tương đương 41%.

Với luật lao động và BHXH HR cần biết này, HR nên rà soát danh sách người phụ thuộc đã đăng ký của từng nhân viên, đồng thời nhắc nhân viên bổ sung đăng ký nếu chưa thực hiện.

Tăng lương tối thiểu vùng đồng loạt

Nghị định 293/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 10/11/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026. Nghị định này điều chỉnh tăng lương tối thiểu vùng trên cả nước.

Vùng I lên 5.310.000 đồng/tháng, tăng 350.000 đồng.
Vùng II lên 4.730.000 đồng/tháng, tăng 320.000 đồng.
Vùng III lên 4.140.000 đồng/tháng, tăng 280.000 đồng.
Vùng IV lên 3.700.000 đồng/tháng, tăng 250.000 đồng.

Một thay đổi ít được chú ý nhưng ảnh hưởng không nhỏ: Theo Nghị định 128/2025/NĐ-CP, từ 01/07/2025, phạm vi xác định vùng lương tối thiểu đã chuyển từ cấp huyện sang cấp xã. Doanh nghiệp đặt trụ sở ở khu vực giáp ranh nên rà soát lại, vì mức lương tối thiểu áp dụng thực tế có thể đã thay đổi.

Lưu ý về luật lao động và BHXH HR cần biết: Doanh nghiệp trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng có thể bị phạt hành chính từ 20 đến 75 triệu đồng, tùy số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn buộc phải trả bù phần lương còn thiếu kèm lãi suất phát sinh.

Bảo hiểm thất nghiệp mở rộng cho lao động ngắn hạn

Luật Việc làm 2025 (số 74/2025/QH15) được Quốc hội thông qua ngày 16/6/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026. Luật lao động và BHXH HR cần biết này có sự thay đổi lớn nằm ở đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

Trước đây, chỉ người lao động có hợp đồng từ 3 tháng trở lên mới thuộc diện tham gia BHTN. Luật mới hạ ngưỡng xuống hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên, đồng thời bổ sung nhóm lao động làm việc không trọn thời gian nếu tiền lương đạt mức tối thiểu đóng BHXH bắt buộc.

Nói cách khác, một lượng lớn lao động thời vụ, hợp đồng ngắn hạn trước đây không thuộc diện BHTN nay sẽ được bao phủ. Luật cũng đơn giản hóa thủ tục tiếp cận các chế độ như tư vấn giới thiệu việc làm, đào tạo nghề và trợ cấp thất nghiệp.

Để đáp ứng quy định mới, HR nên bổ sung đăng ký BHTN cho lao động hợp đồng ngắn hạn, điều chỉnh quy trình tiếp nhận nhân sự mới và dự trù lại chi phí bảo hiểm của doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự dưới Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (số 91/2025/QH15) có hiệu lực từ 01/01/2026. Đây có thể là văn bản tác động sâu rộng đến công tác nhân sự, dù không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra ngay.

Luật nghiêm cấm hành vi mua bán dữ liệu cá nhân dưới mọi hình thức. Đáng chú ý hơn là doanh nghiệp buộc phải xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật yêu cầu lưu trữ. Ví dụ hồ sơ đóng BHXH, hồ sơ thuế TNCN.

HR nên chủ động kiểm tra toàn bộ dữ liệu nhân sự đang lưu trữ, thiết lập quy trình quản lý dữ liệu theo đúng quy định, ban hành chính sách bảo mật và phân quyền truy cập rõ ràng. Đồng thời, cần quy định cụ thể việc lưu giữ hoặc xóa dữ liệu đối với nhân viên nghỉ việc theo từng trường hợp.

LỜI KẾT

Hy vọng bài viết của Starttrain đã giúp bạn hiểu rõ hơn về luật lao động và BHXH HR cần biết. Những thay đổi năm 2026 cho thấy xu hướng tăng cường minh bạch và đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Vì vậy, nắm vững luật lao động và BHXH không còn là lợi thế mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để HR giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định.

Để biến dữ liệu nhân sự thành lợi thế cạnh tranh cho đội ngũ HR. Khóa học phân tích dữ liệu nhân sự – Business Intelligence HR Analytics (BIH) tại Starttrain giúp bạn làm chủ tư duy dữ liệu: tự động hóa báo cáo, đọc vị insights nguồn nhân lực và đưa ra các quyết định chiến lược giúp tối ưu chi phí, giữ chân nhân tài.