Hàm MATCH trong Excel: Cú pháp, cách dùng và ví dụ chi tiết

Đối với người làm việc trên Excel, tác vụ thực hiện nhiều nhất có lẽ là tìm kiếm và truy vấn. Nếu bạn đã quen thuộc với VLOOKUP hay HLOOKUP, thì chắc chắn không thể bỏ qua hàm MATCH trong Excel. Đây là một trong những hàm tìm kiếm linh hoạt nhất, thường được khi kết hợp cùng hàm INDEX để thay thế các phương pháp tìm kiếm truyền thống. Cùng Starttrain tìm hiểu hàm MATCH trong Excel có những gì và tại sao lại được ưa chuộng như vậy trong bài viết này nhé.

Hàm MATCH trong Excel là gì?

Hàm MATCH trong Excel là một hàm thuộc nhóm tìm kiếm và tham chiếu, được thiết kế chuyên biệt để xác định vị trí tương đối của một giá trị cụ thể trong một phạm vi ô (có thể là một hàng đơn lẻ hoặc một cột đơn lẻ).

Bản chất của hàm MATCH là trả về một con số cụ thể thay vì nội dung của ô. Con số này chính là số thứ tự (vị trí) của mục dữ liệu đó trong dãy mà bạn đã chọn để tìm kiếm.

Ví dụ minh họa: Giả sử bạn có một danh sách tên các loại trái cây được sắp xếp tại các ô từ A1 đến A3 lần lượt là {Cam, Táo, Xoài}. Khi bạn sử dụng hàm MATCH để tìm kiếm từ “Táo” trong phạm vi này, kết quả trả về sẽ là 2. Điều này có nghĩa là “Táo” nằm ở vị trí thứ hai trong danh sách bạn đang xét.

Việc xác định vị trí của dữ liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng các bảng tính tự động. Nó cung cấp “tọa độ” chính xác để bạn có thể kết hợp với các hàm khác, giúp truy xuất hoặc xử lý dữ liệu một cách linh hoạt mà không bị giới hạn bởi cấu trúc cố định của bảng.

Công dụng của hàm MATCH trong Excel

Xác định chính xác vị trí của dữ liệu trong mảng

Công dụng cơ bản nhất của hàm MATCH trong Excel là giúp người dùng biết được một giá trị cụ thể đang nằm ở dòng thứ mấy hoặc cột thứ mấy trong một vùng dữ liệu. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn đang làm việc với những bảng tính khổng lồ, nơi việc tìm kiếm bằng mắt thường là không khả thi. Kết quả trả về là một con số đại diện cho vị trí, giúp bạn định vị dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Làm nền tảng sức mạnh cho các hàm tham chiếu phức tạp

Bản thân hàm MATCH thường ít khi đứng độc lập trong các báo cáo phức tạp. Thay vào đó, nó đóng vai trò là hàm bổ trợ, cung cấp tham số vị trí cho các hàm khác như INDEX, OFFSET, hay INDIRECT. Khi bạn biết được vị trí của một mục, bạn có thể dễ dàng lấy ra dữ liệu tương ứng ở một cột hoặc hàng khác, giúp xây dựng những hệ thống tìm kiếm động cực kỳ mạnh mẽ.

Khắc phục hoàn toàn nhược điểm của các hàm tìm kiếm truyền thống

Một trong những lý do khiến hàm MATCH trở nên phổ biến là khả năng hỗ trợ hàm INDEX để thay thế cho VLOOKUP. Trong khi VLOOKUP bị giới hạn bởi việc chỉ có thể tìm kiếm từ trái sang phải, sự kết hợp giữa INDEX và MATCH cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu theo bất kỳ hướng nào: từ phải sang trái, từ dưới lên trên hoặc tìm kiếm đồng thời cả hàng và cột (tìm kiếm hai chiều). Điều này mang lại sự tự do tối đa trong việc thiết kế cấu trúc bảng tính.

Tối ưu hóa tính tự động và linh hoạt cho báo cáo

Sử dụng hàm MATCH giúp bảng tính của bạn trở nên thông minh hơn. Thay vì điền các con số cố định vào công thức, hàm MATCH sẽ tự động cập nhật vị trí nếu bạn thêm dòng, bớt cột hoặc sắp xếp lại dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng các báo cáo và biểu đồ của bạn luôn trả về kết quả đúng mà không cần phải chỉnh sửa thủ công mỗi khi cấu trúc dữ liệu nguồn có sự thay đổi.

Xem thêm: Học Excel nâng cao cho người đi làm để làm chủ dữ liệu

Cú pháp hàm MATCH trong Excel

Cú pháp

Hàm MATCH có cấu trúc đơn giản nhưng chứa đựng các tùy chọn tìm kiếm rất mạnh mẽ. Dưới đây là chi tiết các đối số trong hàm:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Các đối số

lookup_value (Bắt buộc): Đây là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong mảng dữ liệu. Nó có thể là một số, văn bản, giá trị logic hoặc một tham chiếu ô trỏ đến các giá trị đó.
lookup_array (Bắt buộc): Phạm vi các ô (vùng dữ liệu) đang được tìm kiếm. Vùng này phải là một mảng một chiều (một hàng hoặc một cột).
[match_type] (Tùy chọn): Số -1, 0 hoặc 1 dùng để chỉ định cách Excel khớp lookup_value với các giá trị trong lookup_array. Giá trị mặc định nếu bỏ qua là 1.

Chi tiết về kiểu khớp (Match_type)

Thay vì để trống, bạn có thể chọn một trong ba kiểu khớp sau tùy vào mục đích tìm kiếm và cách sắp xếp dữ liệu:

Kiểu khớp 1 (mặc định): Hàm MATCH sẽ tìm giá trị lớn nhất mà giá trị đó nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. Để sử dụng kiểu này, dữ liệu trong vùng tìm kiếm (lookup_array) bắt buộc phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (ví dụ: …-1, 0, 1, A-Z, FALSE, TRUE).
Kiểu khớp 0: Đây là kiểu khớp phổ biến nhất. Hàm sẽ tìm giá trị đầu tiên khớp chính xác hoàn toàn với lookup_value. Với lựa chọn này, dữ liệu trong vùng tìm kiếm có thể ở bất kỳ thứ tự nào mà không cần sắp xếp trước.
Kiểu khớp -1: Hàm MATCH sẽ tìm giá trị nhỏ nhất mà giá trị đó lớn hơn hoặc bằng lookup_value. Yêu cầu bắt buộc là dữ liệu trong vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (ví dụ: TRUE, FALSE, Z-A, …1, 0, -1…).

Các đặc điểm cần lưu ý

Trả về vị trí: Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của giá trị được tìm thấy trong mảng, không phải bản thân giá trị đó. Ví dụ: =MATCH(“b”, {“a”,”b”,”c”}, 0) sẽ trả về 2.
Không phân biệt chữ hoa/thường: Hàm MATCH không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường khi so sánh các giá trị văn bản.
Lỗi khi không tìm thấy: Nếu hàm không tìm thấy kết quả phù hợp, Excel sẽ trả về giá trị lỗi #N/A.
Sử dụng ký tự đại diện: Khi match_type là 0 và lookup_value là một chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện:
- Dấu hỏi (?) khớp với bất kỳ ký tự đơn nào.
- Dấu sao (*) khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào.
- Nếu muốn tìm chính xác ký tự “?” hoặc “*”, hãy gõ thêm dấu ngã (~) trước ký tự đó.

Xem thêm: 20+ hàm Excel nâng cao giúp giảm 50% thời gian làm báo cáo

Sử dụng hàm MATCH trong Excel như thế nào? Ví dụ thực tiễn

Ví dụ 1: Tìm vị trí của một mã sản phẩm cụ thể

Tình huống: Bạn có một danh sách quản lý kho hàng tại cột A, từ ô A2 đến A6 chứa các mã sản phẩm. Bạn cần biết mã “SP-003” nằm ở vị trí thứ mấy trong danh sách này để nhập liệu bổ sung.

Dữ liệu mô phỏng:

A2: SP-001
A3: SP-002
A4: SP-003
A5: SP-004
A6: SP-005

Cách giải: Sử dụng hàm MATCH với kiểu khớp là 0 để tìm vị trí chính xác.

Công thức: =MATCH("SP-003", A2:A6, 0)

Excel sẽ quét qua vùng A2:A6. Khi thấy “SP-003” tại ô A4, nó đếm từ ô đầu tiên của vùng chọn (A2 là vị trí 1, A3 là 2, A4 là 3). Kết quả trả về là 3. Kiểu khớp 0 đảm bảo rằng Excel chỉ trả về kết quả nếu tìm thấy đúng mã “SP-003”.

Ví dụ 2: Tìm kiếm dữ liệu khi chỉ nhớ một phần thông tin

Tình huống: Bạn có danh sách tên khách hàng tại vùng B2:B6. Bạn cần tìm vị trí của khách hàng họ “Nguyễn”, nhưng bạn không nhớ rõ tên đầy đủ của họ.

Dữ liệu mô phỏng:

B2: Trần Văn An
B3: Lê Thị Bình
B4: Nguyễn Công Trí
B5: Phạm Hồng Đăng
B6: Nguyễn Minh Anh

Cách giải: Sử dụng ký tự đại diện hình sao (*) để đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào đi sau chữ “Nguyễn”.

Công thức: =MATCH("Nguyễn*", B2:B6, 0)

Công thức yêu cầu Excel tìm vị trí đầu tiên trong vùng B2:B6 bắt đầu bằng chữ “Nguyễn”. Excel tìm thấy “Nguyễn Công Trí” ở vị trí thứ 3 trong mảng đã chọn. Kết quả trả về là 3. Lưu ý rằng mặc dù ở vị trí thứ 5 cũng có chữ Nguyễn, nhưng hàm MATCH sẽ trả về vị trí của giá trị khớp đầu tiên mà nó tìm thấy.

Ví dụ 3: Kết hợp INDEX và MATCH để tra cứu giá trị

Tình huống: Bạn có một bảng giá sản phẩm nhưng cấu trúc bảng bị ngược: Cột A chứa Đơn giá, cột B chứa Tên sản phẩm. Bạn muốn tìm đơn giá của sản phẩm “Sofa Da”. Thông thường, hàm VLOOKUP không thể tìm giá trị nằm ở bên trái cột tìm kiếm, nên ta sẽ dùng bộ đôi INDEX và MATCH.

Dữ liệu mô phỏng:

Vùng A2:A4 (Giá): 5.000.000; 12.000.000; 8.000.000
Vùng B2:B4 (Tên SP): Bàn trà; Sofa Da; Tủ kệ

Cách giải: Dùng MATCH để tìm vị trí hàng của “Sofa Da”, sau đó dùng INDEX để lấy giá trị ở hàng đó trong cột Giá.

Công thức: =INDEX(A2:A4, MATCH("Sofa Da", B2:B4, 0))

Giải thích:

Bước 1: MATCH(“Sofa Da”, B2:B4, 0) trả về kết quả là 2 (vì Sofa Da nằm ở dòng thứ 2 trong vùng B2:B4).
Bước 2: Hàm INDEX sẽ trở thành =INDEX(A2:A4, 2). Nó sẽ lấy giá trị ở hàng thứ 2 trong vùng giá A2:A4.
Kết quả cuối cùng là 12.000.000. Đây là phương pháp tối ưu để tra cứu dữ liệu linh hoạt mà không cần quan tâm đến vị trí các cột.

Một số lưu ý khi dùng hàm MATCH trong Excel

Xử lý lỗi #N/A khi không tìm thấy kết quả phù hợp

Lỗi #N/A là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hàm MATCH. Lỗi này xuất hiện khi hàm đã quét qua toàn bộ vùng dữ liệu nhưng không tìm thấy giá trị khớp theo yêu cầu của match_type. Một nguyên nhân khác thường gặp là do dữ liệu chưa được sắp xếp đúng yêu cầu (đối với kiểu khớp 1 hoặc -1). Để bảng tính trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể kết hợp hàm IFERROR hoặc IFNA để hiển thị một thông báo thay vì để lỗi #N/A.

Tính chất không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Hàm MATCH trong Excel được thiết kế để không phân biệt định dạng chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa là khi bạn tìm kiếm giá trị “HÀ NỘI”, “Hà Nội” hay “hà nội”, hàm đều coi chúng là một giá trị duy nhất và trả về vị trí của mục đầu tiên tìm thấy. Đặc điểm này giúp việc tìm kiếm dữ liệu văn bản trở nên dễ dàng hơn, không bị ảnh hưởng bởi lỗi nhập liệu chữ hoa chữ thường không đồng nhất.

Giới hạn về phạm vi tìm kiếm trong mảng một chiều

Một quy tắc bất di bất dịch của hàm MATCH là đối số lookup_array phải là một mảng một chiều. Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể chọn một cột duy nhất hoặc một hàng duy nhất để tìm kiếm. Nếu bạn cố tình chọn một vùng dữ liệu bao gồm cả nhiều hàng và nhiều cột (ví dụ A1:C10), hàm sẽ ngay lập tức trả về lỗi. Trong trường hợp cần tìm kiếm trên mảng hai chiều, bạn sẽ cần kết hợp nhiều hàm MATCH hoặc sử dụng các kỹ thuật xử lý mảng nâng cao hơn.

Kết luận

Hàm MATCH trong Excel là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, vượt xa việc chỉ tìm kiếm vị trí đơn thuần. Bằng cách nắm vững cú pháp và các kiểu khớp dữ liệu, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, xây dựng các báo cáo tự động và xử lý dữ liệu thông minh hơn. Đặc biệt, việc thành thạo cách kết hợp MATCH với hàm INDEX sẽ mở ra khả năng tra cứu dữ liệu không giới hạn, khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của các hàm tìm kiếm truyền thống.

Tham khảo khóa học Excel for Business Analytics (EBA) để học thêm về các hàm Excel nâng cao và ứng dụng làm dashboard báo cáo chuẩn chuyên nghiệp vào công nhé!