Decision Making là gì? Quy trình và bí quyết ra quyết định

Trong môi trường kinh doanh biến động như hiện nay, khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời chính là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt giữa một doanh nghiệp thành công và một doanh nghiệp thất bại. Bài viết này, Starttrain sẽ đi sâu vào khái niệm Decision Making, các nhân tố ảnh hưởng và cách để các nhà lãnh đạo nâng tầm kỹ năng này.

Decision Making là gì?

Decision Making (Ra quyết định) là quá trình nhận diện các phương án lựa chọn khác nhau và chọn ra một phương án tối ưu nhất để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc đạt được một mục tiêu nhất định.

Đây không chỉ là một hành động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động tư duy bao gồm: thu thập thông tin, đánh giá rủi ro, cân nhắc các giải pháp thay thế và cuối cùng là cam kết thực hiện. Trong quản trị, ra quyết định được coi là “trái tim” của mọi hoạt động điều hành.

Tầm quan trọng của việc hoàn thiện kỹ năng Decision Making

Mặc dù ra quyết định là một phần tất yếu trong mô tả công việc của mọi cấp lãnh đạo, nhưng đây lại là một điểm gây đau đầu phổ biến. Theo nghiên cứu năm 2023 của Oracle, có tới 85% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho biết họ đang phải chịu đựng tình trạng “áp lực ra quyết định” (decision distress) – cảm giác hối tiếc, tội lỗi hoặc liên tục nghi ngờ về những lựa chọn mà họ đã đưa ra trong năm qua.

Việc mài giũa kỹ năng Decision Making giúp nhà lãnh đạo thoát khỏi vòng xoáy của sự do dự, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh. Một kỹ năng ra quyết định tốt không chỉ giúp ngăn chặn những kết quả đình trệ hay thảm khốc, mà còn xây dựng uy tín cá nhân vững chắc, giúp nhà lãnh đạo tự tin chèo lái con tàu doanh nghiệp vượt qua mọi giông bão.

Để làm được điều này, nhà lãnh đạo cần hiểu rõ bản chất của Business Intelligence – nền tảng giúp chuyển hóa dữ liệu thành tri thức ra quyết định.

Các nhân tố tác động đến quá trình Decision Making

Quá trình ra quyết định không chỉ phụ thuộc vào trực giác mà còn bị chi phối bởi một hệ thống các quy trình thực hiện và những thách thức khách quan. Việc hiểu rõ các nhân tố này giúp nhà quản trị kiểm soát tốt hơn kết quả đầu ra.

Quy trình thực hiện ảnh hưởng đến chất lượng quyết định

Một quyết định sáng suốt thường là kết quả của một quy trình logic và chặt chẽ. Các giai đoạn này tác động trực tiếp đến tính khả thi của phương án cuối cùng:

• Xác định bản chất vấn đề: Bước đầu tiên và quan trọng nhất là nhận diện đúng vấn đề hoặc cơ hội. Nhà lãnh đạo cần trả lời được câu hỏi tại sao quyết định này lại quan trọng và nó mang lại giá trị gì cho khách hàng hay đội ngũ nhân viên.
• Thu thập và xử lý thông tin: Để tránh các quyết định cảm tính, việc thu thập dữ liệu là bắt buộc. Quá trình này đòi hỏi khả năng sàng lọc thông tin có liên quan, tìm kiếm sự tham vấn từ các bên liên quan để có cái nhìn đa chiều.
• Xây dựng và đánh giá các phương án thay thế: Hiếm khi chỉ có một con đường duy nhất. Việc đưa ra một danh sách các giải pháp thay thế giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn. Theo các chuyên gia Phil Higson và Anthony Sturgess, việc đánh giá dựa trên tính khả thi, sự chấp nhận của tổ chức và mong muốn của người dùng là thước đo chuẩn xác để chọn ra phương án có cơ hội thành công cao nhất.
• Lập kế hoạch thực thi và đánh giá lại: Sau khi lựa chọn, việc hiện thực hóa quyết định thông qua kế hoạch hành động cụ thể và huy động nguồn lực là then chốt. Cuối cùng, một bước thường bị bỏ qua nhưng cực kỳ quan trọng là xem xét lại hiệu quả thực tế để rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần sau.

Những thách thức và rào cản thường gặp

Ngay cả khi tuân thủ quy trình, các nhà lãnh đạo vẫn phải đối mặt với những “cạm bẫy” có thể làm sai lệch kết quả:

• Sự nhiễu loạn thông tin: Quá nhiều dữ liệu dẫn đến tình trạng “tê liệt phân tích”, làm mờ đi trực giác nhạy bén. Ngược lại, việc chỉ dựa vào một nguồn thông tin duy nhất có thể dẫn đến cái nhìn phiến diện và sai lệch.
• Xác định sai gốc rễ vấn đề: Đối với các tình huống phức tạp, ranh giới giữa triệu chứng và nguyên nhân gốc rễ thường rất mong manh. Nếu không nghiên cứu kỹ lưỡng hoặc tham vấn chuyên gia, doanh nghiệp có thể lãng phí nguồn lực để giải quyết những vấn đề không trọng tâm.
• Bẫy tự tin thái quá: Việc quá tin tưởng vào một kết quả dự kiến mà thiếu đi các phương án dự phòng rủi ro là một thách thức lớn. Sự tự tin không đi kèm với tính thực tế thường dẫn đến những hệ lụy bất lợi khi thị trường biến động không như kịch bản ban đầu.

Data-Driven Decision Making: tư duy phản biện và giải quyết vấn đề trong ra quyết định

Trong kỷ nguyên kinh doanh hiện đại, Data-Driven Decision Making không chỉ đơn thuần là việc sử dụng các con số. Đó là sự chuyển dịch từ việc dựa vào cảm tính sang việc áp dụng một hệ thống tư duy khoa học, nơi dữ liệu đóng vai trò là bằng chứng khách quan duy nhất để dẫn dắt hành động.

Vai trò cốt lõi của tư duy phản biện (Critical Thinking)

Nền tảng của Data-Driven Decision Making chính là tư duy phản biện. Một nhà quản trị có kỹ năng này sẽ không chấp nhận dữ liệu một cách thụ động mà luôn đặt ra những câu hỏi sắc bén để kiểm chứng tính xác thực:

• Kiểm định các giả định: Thay vì tin vào những kết luận có sẵn, tư duy phản biện buộc người ra quyết định phải chất vấn nguồn gốc data phương pháp thu thập và những định kiến ẩn sau các báo cáo.
• Nhận diện các mối quan hệ nguyên nhân – kết quả: Dữ liệu có thể cho thấy sự tương quan, nhưng tư duy phản biện giúp phân định rõ đâu thực sự là nguyên nhân cốt lõi dẫn đến kết quả, tránh việc đưa ra quyết định dựa trên các xu hướng ảo hoặc trùng hợp ngẫu nhiên.
• Đánh giá bằng chứng khách quan: Kỹ năng này giúp nhà lãnh đạo giữ được sự tỉnh táo, loại bỏ các yếu tố cảm xúc hay áp lực từ số đông để tập trung hoàn toàn vào những gì dữ liệu đang thực sự phản ánh.

Tối ưu hóa quy trình giải quyết vấn đề (Problem Solving)

Data-Driven Decision Making biến quá trình giải quyết vấn đề từ một chuỗi các thử nghiệm sai số thành một quy trình có cấu trúc và đo lường được:

• Cấu trúc hóa các vấn đề phức tạp: Thông qua dữ liệu, các vấn đề lớn được chia nhỏ thành các chỉ số đo lường và các biến số cụ thể. Điều này giúp nhà quản trị cô lập được khu vực phát sinh lỗi và tập trung nguồn lực giải quyết đúng điểm nghẽn.
• Xây dựng giải pháp dựa trên bằng chứng: Thay vì tranh luận về các quan điểm cá nhân, đội ngũ sẽ tập trung vào việc phân tích các mô hình dữ liệu để tìm ra phương án có xác suất thành công cao nhất.
• Đo lường và điều chỉnh thời gian thực: Điểm mạnh nhất của giải quyết vấn đề dựa trên dữ liệu là khả năng phản hồi. Sau khi quyết định được thực thi, các dòng dữ liệu liên tục sẽ cho biết giải pháp có hiệu quả hay không, cho phép nhà lãnh đạo thực hiện các điều chỉnh chiến thuật ngay lập tức thay vì chờ đợi đến kỳ báo cáo cuối năm.

Việc áp dụng Data-Driven Decision Making chính là cách tổ chức xây dựng một “hệ miễn dịch” vững chắc trước những biến động thị trường, đảm bảo rằng mọi quyết định đưa ra đều mang tính chiến lược, minh bạch và có khả năng mang lại lợi nhuận bền vững.

Xem thêm: Data Driven HR là gì? Cách quản lý nhân sự dựa trên dữ liệu

Cách tháo gỡ quy trình ra quyết định kém hiệu quả

Nhiều tổ chức rơi vào tình trạng tê liệt hoặc bị mắc kẹt trong các quy trình quan liêu. Theo nghiên cứu từ McKinsey, việc áp dụng mô hình tổ chức linh hoạt (Agile) là giải pháp tối ưu để tinh gọn bộ máy ra quyết định. Để tháo gỡ các nút thắt, doanh nghiệp cần thực hiện các chiến lược sau:

• Hạn chế các quyết định cảm tính: Bước đầu tiên để tháo gỡ quy trình kém hiệu quả là giảm thiểu sự can thiệp của cảm xúc và áp lực tức thời. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các khoảng nghỉ tư duy để tách biệt giữa mong muốn cá nhân và nhu cầu thực tế của tổ chức.
• Định lượng hóa các tiêu chí đánh giá: Thay vì đưa ra các nhận định chung chung, tổ chức cần xây dựng các bộ chỉ số đo lường cụ thể cho từng phương án. Việc định lượng rủi ro, chi phí và lợi ích kỳ vọng giúp quá trình thảo luận trở nên minh bạch và dễ dàng so sánh hơn.
• Xây dựng cái nhìn khách quan: Để tránh sự chủ quan, việc tham vấn các nguồn dữ liệu độc lập và lấy ý kiến từ những bộ phận không liên quan trực tiếp là vô cùng quan trọng. Một góc nhìn khách quan, dựa trên số liệu cụ thể sẽ giúp loại bỏ những định kiến cá nhân và điểm mù trong quản trị.
• Chuyển đổi sang mô hình Agile: Các tổ chức Agile có khả năng đặt quyền quyết định vào đúng người, phản ứng nhanh hơn (hoặc dự đoán trước) các thay đổi của môi trường kinh doanh. Mô hình này giúp loại bỏ các tầng nấc trung gian và đề cao quyền tự chủ.
• Phân loại quyết định để tối ưu hóa: Doanh nghiệp nên phân loại quyết định thành các nhóm (ví dụ: quyết định chiến lược dài hạn và quyết định vận hành linh hoạt) để áp dụng các cách tiếp cận khác nhau, từ đó tăng tốc độ xử lý mà không làm mất đi tính chính xác.
• Làm rõ vai trò bằng mô hình RACI: Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính (Accountable), ai thực hiện (Responsible) và ai cần được tham vấn (Consulted) để loại bỏ tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và các cuộc họp vô bổ.

Cách loại bỏ bias trong Decision Making

Định kiến (Bias) là kẻ thù thầm lặng khiến ngay cả những bộ óc sáng suốt nhất cũng có thể mắc sai lầm. Để bảo vệ chất lượng quyết định, nhà quản trị cần nhận diện và đối phó với 5 loại định kiến phổ biến sau:

• Vượt qua định kiến xác nhận: Thay vì chỉ tìm kiếm thông tin ủng hộ niềm tin sẵn có như sai lầm kinh điển của Blockbuster với Netflix, hãy chủ động tìm kiếm các lập luận trái chiều. Việc khuyến khích tư duy phản biện sẽ giúp nhận diện các lỗ hổng mà bạn vô tình bỏ qua.
• Chống lại tâm lý bầy đàn: Sự an toàn của đám đông thường dẫn đến việc phớt lờ các rủi ro thực tế. Hãy sử dụng bài tập “Teardown” – chia nhóm để phản biện kịch bản hiện tại, nhằm đảm bảo quyết định không bị chi phối bởi hiệu ứng số đông.
• Hóa giải nghiệm sai chi phí chìm: Đừng giữ lại một dự án tồi chỉ vì bạn đã đầu tư quá nhiều vào đó. Hãy thay đổi câu hỏi từ “Tại sao nên cắt bỏ?” thành “Tại sao chúng ta vẫn nên giữ lại dự án này?” để đánh giá khách quan giá trị tương lai thay vì luyến tiếc quá khứ.
• Loại bỏ hiệu ứng đà điểu: Việc phớt lờ thông tin tiêu cực chỉ khiến vấn đề trầm trọng hơn. Hãy thiết lập quy trình “Readout” để tóm tắt thực trạng một cách thẳng thắn ngay trong cuộc họp, đảm bảo mọi thành viên đều nắm bắt đúng sự thật, dù nó có khó khăn đến đâu.
• Hạn chế hiệu ứng hào quang: Trong tuyển dụng và đánh giá, hãy thay thế trực giác bằng các buổi phỏng vấn có cấu trúc và tiêu chí đo lường cụ thể. Điều này giúp ngăn chặn việc một ấn tượng tốt ban đầu làm mờ đi những thiếu sót về năng lực chuyên môn.

Khám phá lộ trình từ tư duy đến công cụ tại khóa học Business Intelligence Essentials hoặc chuyên sâu cho nhân sự – Business Intelligence HR Analytics

Kết luận

Nâng tầm kỹ năng Decision Making là một hành trình rèn luyện không ngừng nghỉ, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa tư duy chiến lược và năng lực phân tích dữ liệu. Bằng cách hiểu rõ các nhân tố tác động, loại bỏ các định kiến nhận thức và xây dựng một quy trình linh hoạt, nhà lãnh đạo có thể đưa doanh nghiệp vượt qua những giai đoạn bất định nhất.

Để thực sự làm chủ nghệ thuật ra quyết định dựa trên các minh chứng thực tế và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, bạn có thể tham khảo khóa học Data-Driven Decision Making tại Starttrain. Đây là lộ trình giúp bạn chuyển hóa dữ liệu thô thành những quyết định chiến lược sắc bén và bền vững cho tương lai.