Training ROI là gì? Hướng dẫn cách tính Training ROI đúng

Training ROI (Return on Investment – Lợi tức Đầu tư Đào tạo) không chỉ là một thuật ngữ “thời thượng” mà là một chỉ số tài chính quan trọng giúp các nhà lãnh đạo và chuyên gia L&D chứng minh được giá trị kinh tế của các chương trình đào tạo. Bạn đang chi tiền cho đào tạo nhân viên nhưng liệu khoản đầu tư đó có thực sự “sinh lời”? Bài viết này, Starttrain sẽ giúp bạn hiểu rõ Training ROI là gì, tầm quan trọng của nó, cách áp dụng công thức tính ROI đào tạo chuẩn xác, và những hạn chế cần lưu ý khi đo lường hiệu quả đào tạo.

Training ROI là gì?

Training ROI (Return on Investment – Lợi tức đầu tư đào tạo) là một chỉ số tài chính quan trọng dùng để đo lường mức lợi ích mà một tổ chức thu được so với khoản đầu tư đã bỏ ra vào các chương trình đào tạo. Chỉ số này không chỉ dừng lại ở việc đánh giá xem nhân viên có hài lòng với khóa học hay không mà là một chỉ số kinh tế mở rộng, tập trung vào việc định lượng lợi ích kinh doanh và kết quả tài chính đạt được nhờ một chương trình đào tạo cụ thể.

Training ROI giúp doanh nghiệp chuyển hóa tác động kinh doanh của các khóa học, hội thảo hay chương trình phát triển lãnh đạo thành giá trị tiền tệ.

Các dữ liệu thường được thu thập để liên kết trực tiếp với Training ROI bao gồm:

Dữ liệu bán hàng: Tăng trưởng doanh thu sau đào tạo.
Mức độ hài lòng của khách hàng: Cải thiện điểm CSAT hoặc NPS.
Năng suất và đầu ra: Tăng số lượng sản phẩm/dịch vụ hoàn thành, giảm tỷ lệ lỗi.
Các chỉ số kinh doanh cốt lõi khác liên quan trực tiếp đến mục tiêu của tổ chức.

Sự khác biệt giữa ROI và tỷ lệ lợi ích/chi phí (Benefit-Cost Ratio)

ROI là chỉ số phổ biến nhất và tập trung vào lợi nhuận ròng thu được sau khi đã trừ đi chi phí đầu tư. Nó trả lời câu hỏi: Khoản đầu tư này mang lại bao nhiêu lợi nhuận thuần túy?

Chỉ số ROI được tính bằng cách lấy tổng lợi ích thu được trừ đi chi phí đầu tư, sau đó chia cho chi phí đầu tư, và thường được biểu thị dưới dạng tỷ lệ phần trăm.
BCR (Benefit-Cost Ratio) là một chỉ số đơn giản và trực quan hơn, tập trung vào tổng lợi ích so với chi phí. Nó trả lời câu hỏi: Mỗi đồng chi phí bỏ ra mang lại bao nhiêu đồng lợi ích (tổng)?
BCR được tính bằng cách lấy tổng lợi ích thu được chia cho chi phí đầu tư. Kết quả là một tỷ lệ (một con số) chứ không phải tỷ lệ phần trăm.

Tóm lại, mặc dù cả ROI và BCR đều là công cụ quan trọng để đánh giá giá trị tài chính của hoạt động L&D, chúng cung cấp các góc nhìn khác nhau về hiệu suất đầu tư. Chỉ số ROI tập trung nhấn mạnh vào khả năng sinh lời ròng của khoản đầu tư (lợi nhuận sau khi đã bù đắp chi phí), thường được biểu thị dưới dạng phần trăm. Ngược lại, Tỷ lệ Lợi ích/Chi phí (BCR) nhấn mạnh vào hiệu suất tổng thể và mức độ lợi ích thu được so với chi phí, giúp bạn dễ dàng so sánh xem mỗi đồng chi tiêu mang lại tổng lợi ích là bao nhiêu.

Mục đích sử dụng Training ROI

Việc đo lường Training ROI không chỉ là một hoạt động thống kê mà là một hành động chiến lược, nhằm cung cấp bằng chứng tài chính vững chắc về giá trị của hoạt động đào tạo đối với tổ chức.

Hầu hết các chương trình đào tạo lớn đều cần sự phê duyệt ngân sách từ ban lãnh đạo. Việc trình bày Training ROI của các khóa đào tạo trong quá khứ sẽ cung cấp bằng chứng tài chính rõ ràng. Điều này thuyết phục những người ra quyết định rằng chi tiêu cho đào tạo là một khoản đầu tư sinh lời, giúp họ tự tin cấp vốn cho các sáng kiến tương lai.
Trong thời điểm khó khăn tài chính, ngân sách đào tạo thường dễ bị cắt giảm. Đo lường Training ROI giúp bạn so sánh và xác định chính xác chương trình nào có tác động tài chính cao nhất. Việc này đảm bảo tổ chức chỉ đầu tư vào những sáng kiến mang lại hiệu quả cao nhất khi nguồn lực bị hạn chế.
Hiểu rõ ROI cho phép bạn ưu tiên hóa việc phân bổ nguồn lực. Bạn có thể tập trung ngân sách và nỗ lực vào những khóa học mang lại tỷ lệ lợi nhuận cao nhất, từ đó tối đa hóa tác động của phòng L&D lên hiệu suất tổng thể của tổ chức.

Khả năng đo lường và trình bày giá trị kinh tế mà đào tạo đã tạo ra cho lãnh đạo và các bên liên quan là yếu tố then chốt. Việc chứng minh lợi ích định lượng không chỉ giúp bảo vệ ngân sách hiện tại mà còn giúp đảm bảo nguồn vốn cho các sáng kiến đào tạo mới trong tương lai.

Cách tính Training ROI

Để xác định Training ROI, doanh nghiệp cần áp dụng các mô hình đánh giá có hệ thống. Dưới đây là ba phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất, trong đó Mô hình Kirkpatrick và Mô hình Phillips là nền tảng.

Mô hình đánh giá đào tạo Kirkpatrick (4 Cấp độ)

Mô hình Kirkpatrick là phương pháp nền tảng để đo lường hiệu quả của bất kỳ chương trình đào tạo nào, tiến hành đánh giá qua bốn cấp độ liên tiếp.

Cấp độ 1: Phản ứng (Reaction): Tập trung vào việc đo lường mức độ hài lòng và phản hồi của người học đối với nội dung, người hướng dẫn và trải nghiệm khóa học. Dữ liệu được thu thập qua khảo sát cuối khóa, NPS, và theo dõi tỷ lệ hoàn thành.
Cấp độ 2: Học tập (Learning): Mục tiêu là xác định kiến thức và kỹ năng thực tế mà người học đã thu nhận. Điều này được đo lường bằng bài kiểm tra trước và sau đào tạo, đánh giá và quan sát sự cải thiện về kỹ năng.
Cấp độ 3: Hành vi (Behavior): Đánh giá mức độ người học áp dụng kỹ năng mới vào công việc hàng ngày và mức độ thay đổi hành vi. Dữ liệu thu thập qua phản hồi 360 độ hoặc đánh giá của quản lý.
Cấp độ 4: Tác động (Impact): Đo lường tác động của đào tạo lên mục tiêu và kết quả kinh doanh. Cấp độ này trực tiếp cung cấp dữ liệu đầu vào để tính toán ROI, bao gồm: tăng doanh số, tăng năng suất, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Mô hình đánh giá đào tạo Phillips (Mô hình V-Phillips)

Mô hình Phillips là sự mở rộng của Kirkpatrick, bằng cách bổ sung thêm cấp độ thứ năm quan trọng: ROI, giúp định lượng tác động tài chính.

Cấp độ 1-4: Tương tự như Mô hình Kirkpatrick, đánh giá từ phản ứng đến tác động kinh doanh.
Cấp độ 5: Lợi tức Đầu tư (ROI): Tiến hành phân tích Chi phí – Lợi ích (Cost-Benefit Analysis). Lợi ích thu được được chuyển sang giá trị tiền tệ và so sánh với tổng chi phí đầu tư để đưa ra con số ROI cuối cùng.

Lưu ý: Để kết quả cấp độ 5 chính xác, cần xem xét và điều chỉnh các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả, như sự hỗ trợ từ quản lý và huấn luyện liên tục sau đào tạo.

Tìm hiểu thêm về các mô hình qua khóa học: Business Intelligence HR Analytics

Phương pháp nghiên cứu tác động kinh doanh (Business Impact Study)

Nghiên cứu tác động kinh doanh là một phương pháp trực tiếp để xác định Training ROI bằng cách đo lường bất kỳ thay đổi nào trong các chỉ số kinh doanh cốt lõi do chương trình đào tạo tạo ra. Quá trình này được thực hiện qua bốn bước:

Lập kế hoạch đánh giá: Xác định rõ mục tiêu tác động và các chỉ số cần đo lường đồng thời lập kế hoạch thu thập dữ liệu về chi phí chương trình.
Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu kinh doanh và tài chính trước và sau đào tạo từ các phòng ban liên quan.
Phân tích dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu đã thu thập sang giá trị tiền tệ và áp dụng công thức ROI để tính toán lợi nhuận.
Báo cáo: Tổng hợp kết quả thành một báo cáo định lượng và định tính, trình bày các phát hiện chính và tính toán ROI cuối cùng.

Hạn chế trong việc tính chỉ số Training ROI

Mặc dù Training ROI là chỉ số vàng để chứng minh giá trị đào tạo, việc tính toán nó không hề dễ dàng và tồn tại nhiều thách thức cố hữu. Hiểu rõ những hạn chế này giúp các chuyên gia L&D thiết lập kỳ vọng thực tế và phương pháp đo lường phù hợp.

Không thiết lập mục tiêu rõ ràng

Đây là rào cản đầu tiên. Nếu thiếu mục tiêu cụ thể về những gì chương trình đào tạo cần đạt được, việc chứng minh tác động sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Sự thiếu rõ ràng về mục tiêu dẫn đến nhầm lẫn trong việc xác định loại dữ liệu nào cần được thu thập để chứng minh ROI. Không có mục tiêu rõ ràng, bạn không thể quy đổi kết quả sang giá trị tiền tệ.

Thiếu hụt dữ liệu

Tính toán Training ROI đòi hỏi phải thu thập nhiều loại dữ liệu khác nhau từ nhiều nguồn và phòng ban trong tổ chức. Việc thu thập, sắp xếp và chuẩn hóa các nguồn dữ liệu này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Thách thức lớn nhất là việc chuyển đổi dữ liệu phi tiền tệ thành giá trị tiền tệ có thể định lượng được trong công thức ROI.

Cô lập tác động của đào tạo

Đây thường là hạn chế lớn nhất và khó khắc phục nhất. Rất khó để chắc chắn rằng kết quả cải thiện về hiệu suất là do chương trình đào tạo gây ra chứ không phải do các yếu tố bên ngoài hoặc nội bộ khác. Các yếu tố như văn hóa tổ chức thay đổi, điều kiện thị trường thuận lợi hơn hoặc áp dụng công nghệ mới đều có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh, khiến việc quy kết kết quả đạt được chỉ cho hoạt động đào tạo trở nên phức tạp và gây tranh cãi.

Kết luận

Training ROI không chỉ là một thuật ngữ “thời thượng” mà là thước đo cuối cùng và mạnh mẽ nhất để chứng minh rằng chi phí cho đào tạo & phát triển (L&D) thực chất là một khoản đầu tư chiến lược sinh lời.

Việc đo lường ROI buộc các chuyên gia L&D phải thiết kế các chương trình học tập gắn kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh cụ thể của tổ chức.

Mặc dù quá trình tính toán Training ROI đòi hỏi sự nghiêm ngặt về dữ liệu, việc áp dụng các mô hình hệ thống như Kirkpatrick và Phillips là hoàn toàn khả thi. Chỉ khi định lượng được lợi nhuận, tổ chức mới có thể tối ưu hóa ngân sách và biến đầu tư vào con người thành một đòn bẩy tài chính mạnh mẽ cho sự tăng trưởng bền vững.