Training Cost per Employee là gì? Cách tính chi phí đào tạo

Đào tạo luôn được xem là đầu tư cho tương lai, nhưng đầu tư bao nhiêu là đủ và có thực sự hiệu quả? Training Cost per Employee ra đời để trả lời câu hỏi đó, bằng cách cho doanh nghiệp thấy rõ mức chi phí đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên và mối liên hệ giữa ngân sách, hiệu quả học tập và giá trị mang lại cho tổ chức.

Training Cost Per Employee là gì?

Training Cost Per Employee là chỉ số L&D phản ánh mức chi phí trung bình mà tổ chức đầu tư cho hoạt động đào tạo trên mỗi nhân viên, bao gồm đào tạo hội nhập, nâng cao kỹ năng chuyên môn hoặc phát triển năng lực dài hạn.

Việc theo dõi Training Cost Per Employee giúp doanh nghiệp nhìn rõ mức độ đầu tư vào con người, từ đó đưa ra quyết định phân bổ ngân sách hợp lý, đảm bảo đào tạo gắn với mục tiêu chiến lược và có cơ sở thuyết phục khi xây dựng hoặc điều chỉnh ngân sách L&D.

Vì sao cần tính Training Cost Per Employee?

Nhiều doanh nghiệp thường ưu tiên theo dõi các chỉ số như hiệu quả đào tạo hay mức độ ghi nhớ kiến thức, trong khi Training Cost Per Employee lại bị xem là chưa thật sự quan trọng. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào hiệu quả mà không gắn với chi phí, tổ chức sẽ khó đánh giá đầy đủ training ROI và giá trị thực sự của hoạt động đào tạo.

Việc tính Training Cost Per Employee giúp doanh nghiệp hiểu rõ mức đầu tư cho phát triển nhân tài và tính hiệu quả về chi phí của từng chương trình training. Dù bản thân chỉ số này chưa đủ để chứng minh hiệu quả L&D, nhưng khi kết hợp với các chỉ số khác như hiệu quả đào tạo, mức độ cải thiện năng lực hay ROI, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về việc đã chi bao nhiêu cho mỗi nhân viên và kết quả mang lại thực sự như thế nào.

Từ đó, tổ chức có cơ sở thuyết phục lãnh đạo về ngân sách đào tạo, hỗ trợ phân bổ nguồn lực trong tương lai và đảm bảo chi phí bỏ ra mang lại giá trị xứng đáng. Doanh nghiệp cũng dễ dàng điều chỉnh chiến lược, chuyển ngân sách từ những chương trình kém hiệu quả sang các hoạt động đào tạo tạo ra tác động rõ rệt hơn cho năng lực đội ngũ.

Ngoài ra, khi so sánh Training Cost per Employee với mục tiêu phát triển và kết quả đạt được, doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác hơn mức độ “đáng tiền” của các chương trình đào tạo, dù là đào tạo nhân sự mới hay nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại.

Công thức tính Training Cost Per Employee

Training Cost Per Employee được xác định bằng một công thức khá đơn giản đó là lấy tổng chi phí đào tạo chia cho số lượng nhân viên tham gia đào tạo. Tuy nhiên, điểm quan trọng nằm ở việc xác định “tổng chi phí đào tạo” bao gồm những khoản nào.

Cụ thể, công thức được hiểu như sau:

Training Cost Per Employee = Tổng chi phí đào tạo / Tổng số người tham gia đào tạo

Trong đó, tổng chi phí đào tạo không chỉ là chi phí cho một khóa học riêng lẻ, mà còn bao gồm nhiều khoản chi trực tiếp và gián tiếp, chẳng hạn như:

• Chi phí tài liệu đào tạo: Giáo trình, sổ tay, tài liệu in ấn hoặc tài nguyên học tập trực tuyến phục vụ quá trình đào tạo.
• Chi phí giảng viên: Tiền thuê giảng viên nội bộ, chuyên gia, diễn giả hoặc đơn vị đào tạo bên ngoài.
• Hình thức đào tạo: Đào tạo tại chỗ, đào tạo ngoài doanh nghiệp, kèm cặp trong công việc hay đào tạo trực tuyến thông qua LMS.
• Chi phí địa điểm và thiết bị: Thuê phòng học, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng nếu đào tạo diễn ra ngoài nơi làm việc.
• Thời gian của nhân viên: Tiền lương, phúc lợi cho thời gian nhân viên tham gia học tập, bao gồm cả thời gian di chuyển nếu có.
• Chi phí hành chính khác: Quản lý lớp học, bảo hiểm, vật tư, chi phí đi lại, lưu trú hoặc ăn uống khi đào tạo ngoài công ty.

Hệ quả khi không tính đúng Training Cost Per Employee

Việc không nắm rõ Training Cost per Employee có thể dẫn đến hai tác động nghiêm trọng đó là suy giảm năng suất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi chi phí đào tạo không được đo lường chính xác, các tác động tiêu cực sẽ lan rộng, từ cách phân bổ thời gian, nguồn lực cho đến mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc và cơ hội phát triển bản thân.

Cụ thể, khi doanh nghiệp không biết mình đang chi bao nhiêu cho đào tạo trên mỗi nhân viên, việc tính toán ROI đào tạo gần như không khả thi. Điều này dễ tạo ra một vòng lặp của những quyết định thiếu cơ sở, dẫn đến kết quả kém hiệu quả, như:

• Bỏ lỡ cơ hội tối ưu ngân sách và nguồn lực, khiến hoạt động đào tạo kém hiệu quả về chi phí.
• Không đánh giá chính xác chất lượng đào tạo, bao gồm mức độ tiếp thu kiến thức, chất lượng nội dung và mức độ thành công của chương trình.
• Đào tạo không đủ hoặc không đúng trọng tâm, làm hiệu suất làm việc giảm sút và dần hình thành cái nhìn tiêu cực về vai trò của L&D trong tổ chức.
• Gia tăng tỷ lệ nghỉ việc, khi nhân viên cảm thấy kỹ năng của mình không được khai thác hoặc phát triển đúng cách. Trong khi đó, chi phí tuyển mới và thay thế nhân sự có thể lên tới từ một nửa đến gấp đôi mức lương hằng năm của một nhân viên.

Xem thêm: 100+ HR Metrics – Chỉ số nhân sự hàng đầu cần nắm rõ

Giải pháp tối ưu hóa Training Cost Per Employee cho doanh nghiệp

Trong thực tế, Training Cost Per Employee thường bị “đội lên” bởi nhiều khoản chi ẩn như thời gian nhân viên tham gia học tập, chi phí quản lý lớp, nền tảng đào tạo và tài nguyên học liệu. Điều này khiến doanh nghiệp khó kiểm soát ngân sách và khó đánh giá hiệu quả đầu tư đào tạo. Để giải quyết bài toán này, nhiều tổ chức đang chủ động điều hướng nhân sự tham gia các chương trình đào tạo trọn gói, vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo chất lượng học tập.

Starttrain là một trong những lựa chọn giúp doanh nghiệp tối ưu Training Cost Per Employee nhờ mô hình đào tạo minh bạch, linh hoạt và tập trung vào hiệu quả ứng dụng. Các khóa học tại Starttrain đã tích hợp đầy đủ chi phí từ nội dung đào tạo, tài liệu học tập, nền tảng học online đến hỗ trợ triển khai, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán ngân sách và kiểm soát chi phí ngay từ đầu.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu phát triển năng lực nhân sự như: Excel for Business Analytics, Business Intelligence Essentials, Business Intelligence HR Analytics…

Bên cạnh đó, Starttrain còn cung cấp đa dạng hình thức học tập như online, offline hoặc hybrid, đào tạo trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc tại trung tâm. Nhờ sự linh hoạt này, doanh nghiệp có thể tối ưu Training Cost per Employee, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả phát triển năng lực dài hạn cho đội ngũ.

Khi được đo lường đúng cách, Training Cost per Employee không chỉ phản ánh chi phí đào tạo mà còn cho thấy mức độ cam kết của doanh nghiệp đối với phát triển năng lực nhân sự. Kết hợp chỉ số này với các thước đo hiệu quả đào tạo và ROI giúp tổ chức đánh giá chính xác giá trị mang lại từ ngân sách L&D, từ đó điều chỉnh chiến lược đào tạo theo hướng hiệu quả, bền vững và sát với nhu cầu thực tế của đội ngũ.