Giới thiệu Power Query và cách sử dụng trong Excel

Trong kỷ nguyên dữ liệu, việc thu thập, làm sạch và biến đổi dữ liệu là công việc hàng ngày của nhiều người. Tuy nhiên, quá trình này thường tốn nhiều thời gian và công sức. Đây chính là lúc Power Query xuất hiện như một “vị cứu tinh”. Vậy Power Query là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng Starttrain giải đáp trong bài viết dưới đây nhé!

Power Query là gì?

Power Query là một công cụ trích xuất, chuyển đổi và tải (ETL) mạnh mẽ, được tích hợp sẵn trong các ứng dụng của Microsoft như Excel và Power BI. Nó cho phép người dùng kết nối tới hàng trăm nguồn dữ liệu khác nhau, từ các tệp Excel, CSV, cơ sở dữ liệu SQL, đến các trang web và dịch vụ đám mây như SharePoint hay Salesforce.

Đặc biệt, Power Query là khả năng tự động hóa các bước xử lý dữ liệu. Thay vì thực hiện thủ công từng thao tác như lọc, sắp xếp, gộp bảng hay làm sạch dữ liệu, bạn chỉ cần thực hiện các bước này một lần. Power Query sẽ ghi lại toàn bộ quy trình và bạn có thể dễ dàng áp dụng lại cho các dữ liệu mới chỉ với một cú nhấp chuột.

Xem thêm: Power Pivot là gì? Hướng dẫn sử dụng Power Pivot trong Excel

Tại sao Power Query lại quan trọng?

Power Query không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng dữ liệu. Dưới đây là ba lý do chính:

Tiết kiệm thời gian và tự động hóa

Tưởng tượng bạn phải cập nhật báo cáo hàng tuần từ một file Excel lớn. Với Power Query, bạn chỉ cần thiết lập quy trình làm sạch dữ liệu một lần. Các tuần sau, bạn chỉ cần tải dữ liệu mới vào và nhấn “Refresh”. Toàn bộ các bước biến đổi dữ liệu sẽ được thực hiện tự động.

Làm sạch dữ liệu hiệu quả

Dữ liệu thô thường chứa nhiều lỗi, giá trị trống hoặc định dạng không nhất quán. Power Query cung cấp các chức năng mạnh mẽ để bạn dễ dàng làm sạch dữ liệu như:

Loại bỏ dòng/cột trùng lặp hoặc rỗng.
Thay thế giá trị.
Tách hoặc gộp cột.
Chuyển đổi định dạng dữ liệu (text sang số, ngày tháng…).

Kết nối đa dạng nguồn dữ liệu

Bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một bảng duy nhất. Ví dụ, bạn có thể gộp dữ liệu bán hàng từ một tệp Excel với thông tin khách hàng từ một cơ sở dữ liệu SQL. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về tình hình kinh doanh.

Hầu như không cần biết code

Hầu hết các thao tác trong Power Query đều được thực hiện qua giao diện kéo – thả và các nút lệnh trực quan. Bạn có thể làm chủ công cụ này mà không cần biết một dòng code nào. Sau đó, nếu muốn nâng cao, bạn có thể tìm hiểu về M Language, ngôn ngữ lập trình chạy ngầm của Power Query, để thực hiện các biến đổi phức tạp hơn.

Ai nên dùng Power Query? Nhân viên văn phòng có nên học?

Power Query không chỉ dành cho các chuyên gia dữ liệu. Bất kỳ ai làm việc với Excel hoặc Power BI và thường xuyên phải xử lý dữ liệu đều nên học cách sử dụng công cụ này.

Nhân viên văn phòng: Giảm bớt các thao tác thủ công khi xử lý các bảng tính phức tạp.
Chuyên gia phân tích dữ liệu: Chuẩn bị dữ liệu nhanh hơn, dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích.
Kế toán, tài chính: Tự động hóa các báo cáo định kỳ.

Giao diện Power Query Editor

Để làm việc hiệu quả với Power Query, bạn cần làm quen với giao diện của nó, được gọi là Power Query Editor. Giao diện này được thiết kế trực quan với năm thành phần chính:

Ribbon: Thanh công cụ phía trên cùng, nơi chứa tất cả các lệnh và chức năng cần thiết để biến đổi dữ liệu. Giao diện ribbon có thể điều chỉnh để hiển thị đầy đủ hoặc thu gọn, tùy theo sở thích và độ phân giải màn hình của bạn.
Queries Pane: Khung bên trái, hiển thị danh sách tất cả các truy vấn (queries) mà bạn đã tạo. Bạn có thể dễ dàng quản lý, nhóm hoặc thêm mô tả cho từng truy vấn.
Current View: Khu vực làm việc chính ở giữa màn hình. Mặc định, khu vực này hiển thị bản xem trước dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể chuyển sang Schema View (chế độ xem cấu trúc) hoặc Diagram View (chế độ xem biểu đồ) để có cái nhìn tổng quan hơn về luồng dữ liệu của mình.
Query Settings: Khung bên phải, hiển thị các thông tin chi tiết của truy vấn hiện tại, bao gồm tên truy vấn và quan trọng nhất là Applied Steps (Các bước đã áp dụng). Đây là danh sách các bước biến đổi mà bạn đã thực hiện, và bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, sắp xếp lại hoặc xóa bất kỳ bước nào tại đây.
Status Bar: Thanh trạng thái ở dưới cùng, cung cấp các thông tin hữu ích như thời gian thực thi truy vấn, tổng số cột và dòng, và trạng thái xử lý. Thanh này cũng chứa các nút để thay đổi chế độ xem dữ liệu.

Bắt đầu với Power Query như thế nào trong Power BI và Excel?

Với giao diện trực quan, bạn sẽ nhanh chóng làm quen và thực hiện các bước biến đổi dữ liệu đầu tiên của mình. Hãy bắt đầu khám phá và bạn sẽ thấy Power Query là một công cụ không thể thiếu trong bộ kỹ năng của mình.

Cài đặt và bắt đầu với Power Query

Trước tiên, bạn cần biết Power Query nằm ở đâu. Nó đã được Microsoft tích hợp sẵn vào các ứng dụng của mình.

Trong Excel: Với Excel 2016 và các phiên bản mới hơn, bạn không cần cài đặt gì thêm. Power Query có tên là Get & Transform Data (Nhập & Chuyển đổi Dữ liệu) và nằm ngay trong tab Data. Bạn chỉ cần mở Excel và bắt đầu sử dụng.
Power BI: Power Query là một phần cốt lõi của Power BI Desktop. Để có nó, bạn chỉ cần tải và cài đặt Power BI Desktop. Sau khi cài đặt xong, bạn đã có thể truy cập Power Query Editor để làm sạch và biến đổi dữ liệu.

Tham khảo khóa học phân tích dữ liệu bằng Excel và Power BI

Các kiến thức cốt lõi cần nắm vững

Khi học Power Query, bạn nên tập trung vào các kiến thức và kỹ năng cơ bản sau đây:

Import dữ liệu: Nắm vững cách kết nối và nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như Excel, CSV, SQL Server, Web, API và các nguồn dữ liệu khác.
Chuyển đổi, làm sạch dữ liệu: Sử dụng các chức năng lọc, sắp xếp, nhóm dữ liệu, thay đổi kiểu dữ liệu, loại bỏ dữ liệu trùng lặp và xử lý dữ liệu thiếu.
M Language: Hiểu về M Language, ngôn ngữ lập trình chạy ngầm trong Power Query. Điều này giúp bạn thực hiện các biến đổi phức tạp hơn mà giao diện không hỗ trợ, hoặc tinh chỉnh các bước làm việc một cách chính xác.

Nâng cao với Dataflows

Nếu bạn đã thành thạo Power Query trong Excel và Power BI, hãy tìm hiểu về Dataflows.

Power Query thường chỉ hoạt động trong một sản phẩm cụ thể (Excel hoặc Power BI). Tuy nhiên, Dataflows là một phiên bản Power Query chạy trên nền tảng đám mây. Nó cho phép bạn xử lý và làm sạch dữ liệu một lần, sau đó lưu kết quả vào một kho dữ liệu chung như Azure Data Lake Storage hoặc Dataverse.

Điều này cực kỳ hữu ích vì:

Bạn không cần xử lý dữ liệu lặp đi lặp lại.
Nhiều người trong tổ chức có thể sử dụng chung nguồn dữ liệu đã được làm sạch, đảm bảo tính nhất quán và chất lượng.

Tổng kết

Power Query không chỉ là một công cụ xử lý dữ liệu. Nó là một cuộc cách mạng hóa cách chúng ta làm việc với dữ liệu, giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giảm thiểu sai sót. Bằng cách làm chủ Power Query, bạn có thể giải phóng bản thân khỏi những công việc thủ công để tập trung vào phân tích và đưa ra quyết định chiến lược. Cho dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng, hay chuyên gia Data Analytics, Power Query sẽ trở thành một kỹ năng cốt lõi, mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường lao động.