Power BI là gì? Vì sao mọi doanh nghiệp cần dùng

Trong kỷ nguyên dữ liệu, việc đưa ra quyết định dựa trên cảm tính đã không còn chỗ đứng. Power BI là gì, và tại sao công cụ phân tích dữ liệu hàng đầu của Microsoft này lại trở thành “chìa khóa vàng” giúp mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đạt được lợi thế cạnh tranh?

Bài viết này sẽ giúp bạn giải mã Power BI, từ khái niệm, vai trò, cho đến cách nó biến những dữ liệu thô phức tạp thành các báo cáo trực quan, dễ hiểu. Đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá vì sao mọi doanh nghiệp cần dùng Power BI để giám sát hiệu suất, tìm ra các Insight giá trị và đưa ra những quyết định chiến lược sáng suốt, thúc đẩy tăng trưởng bền vững!

Power BI là gì?

Power BI là gì? Câu hỏi này ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi dữ liệu trở thành tài sản vô giá. Power BI (viết tắt của Power Business Intelligence) là một bộ công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo trực quan được phát triển bởi Microsoft. Ra mắt từ năm 2013, Power BI đã nhanh chóng trở thành một trong những nền tảng Business Intelligence (BI) hàng đầu thế giới, giúp các tổ chức thu thập, xử lý và biến đổi dữ liệu thô thành những thông tin kinh doanh giá trị, dễ hiểu.

Lịch sử hình thành và phát triển của Power BI

Power BI không phải là một công cụ vừa sinh ra đã hoàn thiện. Nó có một quá trình phát triển đáng chú ý:

Tháng 7/2011: Power BI lần đầu xuất hiện dưới tên gọi Project Cresce, là một phần của SQL Server và có tên mã là Denali.
Tháng 9/2013: Công cụ này chính thức mang tên Power BI. Thời gian đầu, nó được xây dựng dựa trên các tính năng quen thuộc của Excel như Power Query, Power Pivot và Power View, nhưng được nâng cấp đáng kể về khả năng kết nối dữ liệu và bảo mật.
Tháng 7/2015: Power BI chính thức được trình làng như một sản phẩm độc lập, đánh dấu bước ngoặt lớn, trở thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên nghiệp và toàn diện.

Các thành phần chính của Power BI

Power BI không phải là một ứng dụng duy nhất mà là một bộ công cụ tích hợp, giúp người dùng thực hiện toàn bộ quy trình phân tích dữ liệu. Bộ công cụ này bao gồm các thành phần chính sau:

Power BI Desktop: Đây là phiên bản chạy trên máy tính, nơi bạn thực hiện mọi thao tác chính. Từ việc kết nối với các nguồn dữ liệu khác nhau, làm sạch và biến đổi dữ liệu, cho đến thiết kế các biểu đồ và báo cáo tương tác.
Power BI Service (Online): Là dịch vụ dựa trên nền tảng đám mây, cho phép bạn xuất bản và chia sẻ các báo cáo đã tạo trên Power BI Desktop. Mọi người trong tổ chức có thể truy cập, xem và tương tác với các báo cáo này từ mọi thiết bị, mọi lúc.
Power BI Mobile: Ứng dụng di động dành cho iOS và Android. Với Power BI Mobile, các nhà quản lý và chuyên viên có thể xem các báo cáo và dashboard quan trọng ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng ngay cả khi đang di chuyển.

Ngoài ra, còn có các thành phần khác như Power BI Report Server (dành cho việc lưu trữ báo cáo tại máy chủ nội bộ) và Power BI Gateway (giúp kết nối dữ liệu từ hệ thống nội bộ với dịch vụ đám mây).

So sánh Power BI và Excel: Công cụ nào phù hợp với bạn?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Power BI và Excel vì cả hai đều là sản phẩm của Microsoft và được sử dụng để làm việc với dữ liệu. Tuy nhiên, chúng được thiết kế cho các mục đích hoàn toàn khác nhau. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ cho công việc của mình.

Mục đích và quy mô dữ liệu

Mặc dù đều xử lý dữ liệu, Excel chủ yếu được dùng để nhập liệu, tính toán và quản lý dữ liệu nhỏ lẻ. Nó hoạt động hiệu quả khi bạn cần thực hiện các phép tính nhanh, sử dụng công thức linh hoạt và làm việc với các bảng tính đơn giản. Ngược lại, Power BI được xây dựng để phân tích và trực quan hóa lượng dữ liệu khổng lồ, có thể lên tới hàng triệu hoặc thậm chí hàng tỷ dòng.

Nguồn dữ liệu và tính năng

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất là khả năng kết nối dữ liệu. Excel thường làm việc với dữ liệu trong một hoặc vài bảng tính. Trong khi đó, Power BI có thể kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu khác nhau, từ các cơ sở dữ liệu phức tạp đến dịch vụ đám mây và web. Về tính năng, Power BI vượt trội với khả năng trực quan hóa tương tác, tự động cập nhật dữ liệu và tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích chuyên sâu. Excel lại nổi bật với sự linh hoạt của các công thức và hàm tính toán.

Khả năng chia sẻ và tương tác

Khi chia sẻ kết quả, Power BI cho phép bạn tạo các báo cáo và dashboard tương tác thông qua Power BI Service, giúp người dùng có thể lọc và tương tác trực tiếp với dữ liệu. Excel thường chỉ cho phép chia sẻ các file tĩnh, thiếu tính năng tương tác chuyên sâu.

Kết luận: Chọn công cụ nào?

Bạn nên sử dụng Power BI khi cần phân tích lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo các báo cáo và dashboard tương tác để chia sẻ rộng rãi, hoặc muốn tự động hóa quy trình báo cáo.

Bạn nên sử dụng Excel khi cần nhập liệu, thực hiện các tính toán nhanh, phân tích dữ liệu nhỏ lẻ hoặc làm việc với dữ liệu yêu cầu chỉnh sửa thủ công nhiều.

Trong nhiều trường hợp, sự kết hợp giữa hai công cụ này mang lại hiệu quả cao nhất: bạn có thể sử dụng Excel để chuẩn bị dữ liệu ban đầu, sau đó dùng Power BI để phân tích chuyên sâu và trực quan hóa.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Power BI?

Trong kỷ nguyên của cuộc cách mạng công nghệ số, dữ liệu là “nguyên liệu” then chốt để doanh nghiệp phát triển. Sử dụng Power BI mang lại nhiều lợi thế vượt trội, giúp các tổ chức không chỉ tăng hiệu suất mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu.

Tài nguyên trực quan hóa dữ liệu phong phú

Power BI cung cấp một thư viện biểu đồ, đồ thị và công cụ tương tác đa dạng. Nhờ tính năng kéo thả (drag-and-drop) dễ sử dụng, người dùng có thể biến những bảng số phức tạp thành các biểu đồ trực quan, dễ hiểu như biểu đồ cột, đường, bản đồ, giúp dễ dàng nhận diện xu hướng và mẫu dữ liệu quan trọng.

Khả năng tích hợp từ nhiều nguồn dữ liệu

Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Power BI là khả năng kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu khác nhau, từ các tệp tin đơn giản như Excel, CSV đến các cơ sở dữ liệu lớn như SQL Server, Oracle và các dịch vụ đám mây như Google Analytics, Salesforce. Điều này giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu từ mọi nguồn trong một công cụ duy nhất.

Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

Power BI có khả năng tự động làm mới dữ liệu theo lịch trình hoặc theo thời gian thực, đảm bảo các báo cáo và dashboard luôn hiển thị thông tin mới nhất. Tính năng này rất quan trọng để theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) hay các thay đổi bất ngờ trong kinh doanh.

Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Power BI cho phép người dùng chia sẻ báo cáo một cách an toàn và thuận tiện qua Power BI Service. Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau xem, tương tác và thảo luận trực tiếp trên báo cáo, thúc đẩy sự cộng tác và đưa ra quyết định đồng thuận.

Tích hợp AI thông minh

Với các tính năng AI như Quick Insights (tự động phân tích dữ liệu tìm ra xu hướng) và Natural Language Query (hỏi đáp bằng ngôn ngữ tự nhiên), người dùng không cần phải là chuyên gia lập trình vẫn có thể khám phá dữ liệu một cách thông minh, đặt các câu hỏi đơn giản và nhận lại kết quả dưới dạng biểu đồ.

Hạn chế của Power BI và cách khắc phục

Mặc dù có nhiều ưu điểm, Power BI cũng tồn tại một vài hạn chế.

Xử lý dữ liệu quá lớn: Với các tập dữ liệu cực lớn, Power BI có thể gặp vấn đề về hiệu suất. Tuy nhiên, các phiên bản cao cấp như Power BI Premium đã được thiết kế để giải quyết vấn đề này.
Giới hạn tùy chỉnh giao diện: Một số tùy chỉnh giao diện đặc biệt có thể không linh hoạt bằng các công cụ khác như Tableau.
Cần trả phí cho tính năng nâng cao: Phiên bản miễn phí có nhiều giới hạn. Để sử dụng các tính năng cao cấp như chia sẻ trên đám mây, bạn cần đăng ký các gói Pro hoặc Premium.

Kết luận

Power BI không đơn thuần là một công cụ, mà là chìa khóa để doanh nghiệp và cá nhân khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu. Từ việc biến những con số khô khan thành những câu chuyện trực quan đến việc hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chiến lược, Power BI đã và đang thay đổi cách chúng ta làm việc với dữ liệu.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với hàng triệu dòng dữ liệu trên Excel, hay tệp tin luôn ở trạng thái “Not Responding” mỗi khi tạo báo cáo, đã đến lúc bạn cần làm quen với Power BI. Sự kết hợp giữa khả năng xử lý dữ liệu lớn, trực quan hóa mạnh mẽ và tính năng chia sẻ linh hoạt sẽ giúp bạn giải quyết những bài toán phức tạp nhất một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Để rút ngắn thời gian tự học, việc tìm kiếm một lộ trình bài bản là rất cần thiết. Khóa học Business Intelligence Essentials tại Starttrain sẽ giúp bạn học được cách sử dụng Power BI để xử lý các vấn đề cũng như đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu. Bạn không chỉ biết dùng công cụ mà còn phát triển tư duy phân tích cần có. Tìm hiểu ngay khóa học tại Starttrain để bắt đầu hành trình chuyển đổi kỹ năng của mình.