Tổng hợp 200+ phím tắt Excel từ cơ bản đến nâng cao

Trong kỷ nguyên số, kỹ năng Excel không chỉ dừng lại ở việc biết dùng hàm mà còn nằm ở tốc độ xử lý. Sử dụng thành thạo phím tắt Excel chính là ranh giới giữa một người làm việc thông thường và một chuyên gia xử lý dữ liệu. Dưới đây là cẩm nang chi tiết nhất về các tổ hợp phím tắt Excel, được trình bày một cách hệ thống giúp bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.

Nhóm phím tắt Excel quản lý Workbook và File hệ thống

Việc quản lý file hiệu quả giúp bạn duy trì luồng công việc mượt mà, tránh mất mát dữ liệu.

Ctrl + N: Tạo một Workbook mới hoàn toàn ngay tức thì. Đây là thao tác bắt đầu nhanh chóng thay vì phải vào menu File.
Ctrl + O: Mở một tệp Excel đã lưu sẵn. Excel sẽ mở cửa sổ chọn file để bạn tìm kiếm dữ liệu cũ.
Ctrl + S: Lưu (Save) tệp hiện tại. Bạn nên nhấn tổ hợp phím này liên tục sau mỗi thay đổi quan trọng để đề phòng sự cố máy tính.
Ctrl + W: Đóng Workbook đang mở mà không cần tắt ứng dụng Excel.
Ctrl + P: Mở cửa sổ in ấn (Print). Tại đây bạn có thể xem trước bản in (Print Preview) và tùy chỉnh khổ giấy.
Ctrl + F4 hoặc Alt + F4: Thoát hoàn toàn khỏi ứng dụng Excel.
Alt + 1: Bật/Tắt tính năng tự động lưu (Autosave) nếu bạn đang sử dụng Office 365.
Alt + F + E: Mở menu xuất tệp (Export), cực kỳ hữu ích khi cần chuyển báo cáo sang định dạng PDF hoặc CSV.

Phím tắt Excel điều hướng và di chuyển

Thay vì dùng chuột kéo thanh cuộn, hãy sử dụng các tổ hợp phím tắt Excel sau để di chuyển trong các bảng tính hàng chục nghìn dòng.

Ctrl + Các phím mũi tên: Nhảy thẳng đến ô cuối cùng có dữ liệu của hàng hoặc cột đó. Nếu gặp ô trống, nó sẽ nhảy đến ô có dữ liệu tiếp theo.
Home: Quay về ô đầu tiên của dòng hiện tại.
Ctrl + Home: Trở về ô đầu tiên của trang tính (ô A1). Đây là phím tắt “cứu cánh” khi bạn bị lạc giữa hàng ngàn cột dữ liệu.
Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng của vùng dữ liệu hiện có (thường là góc dưới cùng bên phải).
Page Up / Page Down: Di chuyển màn hình lên hoặc xuống một trang tính.
Alt + Page Up / Alt + Page Down: Di chuyển màn hình sang trái hoặc sang phải trong Sheet hiện tại.
Alt + Tab: Chuyển đổi nhanh giữa Excel và các chương trình khác đang mở trên Windows.
Ctrl + Tab: Chuyển đổi qua lại giữa các File Excel đang mở đồng thời.

Thao tác với Sheet

Quản lý các Sheet hiệu quả giúp bạn tổ chức dữ liệu đa tầng tốt hơn.

Ctrl + Page Down: Di chuyển sang Sheet tiếp theo bên phải.
Ctrl + Page Up: Di chuyển ngược lại Sheet phía trước bên trái.
Alt + O + H + H: Ẩn Sheet hiện tại đang làm việc.
Alt + O + H + U: Hiển thị danh sách các Sheet đang bị ẩn để bạn chọn hiện lại.
Ctrl + F2: Mở nhanh chế độ xem trước khi in cho Sheet hiện tại.

Phím tắt định dạng ô

Định dạng giúp dữ liệu trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu. Excel cung cấp các phím tắt định dạng cực nhanh mà không cần mở Menu.

Định dạng kiểu dữ liệu và con số

Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format Cells. Đây là công cụ mạnh mẽ nhất để chỉnh sửa Font, Border, căn lề và định dạng số.
Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General (mặc định).
Ctrl + Shift + $: Định dạng tiền tệ nhanh với 2 chữ số thập phân và ký hiệu nội tệ.
Ctrl + Shift + %: Chuyển con số sang dạng phần trăm (ví dụ: 0.2 thành 20%).
Ctrl + Shift + #: Định dạng kiểu ngày (Date) theo thứ tự Ngày, Tháng, Năm.
Ctrl + Shift + @: Định dạng thời gian (Time) gồm Giờ, Phút và AM/PM.
Ctrl + Shift + !: Định dạng số có dấu phân cách hàng nghìn và 2 chữ số thập phân.
Ctrl + Shift + ^: Định dạng số kiểu khoa học (Exponential).
Ctrl + ; (Dấu chấm phẩy): Chèn ngày hiện tại vào ô.
Ctrl + Shift + : (Dấu hai chấm): Chèn giờ hiện tại vào ô.

Định dạng phong cách chữ và đường viền

Ctrl + B: In đậm nội dung (Bold).
Ctrl + I: In nghiêng nội dung (Italic).
Ctrl + U: Gạch chân nội dung (Underline).
Ctrl + 5: Bật/Tắt chế độ gạch giữa chữ (Strikethrough).
Ctrl + Shift + &: Thêm đường viền bao quanh các ô đã chọn.
Ctrl + Shift + _ (Dấu gạch dưới): Xóa toàn bộ đường viền của vùng chọn.

Phím tắt chọn vùng dữ liệu

Sử dụng các tổ hợp phím này để bao quát vùng dữ liệu lớn mà không tốn công kéo chuột.

Ctrl + A: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu hiện tại. Nhấn lần 2 để chọn toàn bộ Sheet.
Shift + Các phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn từng ô một theo hướng mũi tên.
Ctrl + Shift + Các phím mũi tên: Chọn toàn bộ khối dữ liệu từ vị trí hiện tại đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu.
Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột đang chứa ô hiện hành.
Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng đang chứa ô hiện hành.
Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn từ ô hiện tại về tận ô đầu tiên (A1).
Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn từ ô hiện tại đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu.
Shift + F8: Cho phép bạn chọn các ô hoặc vùng không liền kề nhau bằng phím mũi tên.

Làm việc với công thức và hàm

Dành riêng cho những ai thường xuyên phải tính toán dữ liệu phức tạp.

F2: Hiệu chỉnh trực tiếp dữ liệu trong ô. Con trỏ chuột sẽ hiện ở cuối nội dung ô đó.
Alt + =: Phím tắt thần thánh AutoSum. Excel tự động tạo hàm SUM cho các vùng dữ liệu lân cận.
F4: Cố định tham chiếu ô (chuyển giữa địa chỉ Tuyệt đối và Tương đối bằng cách thêm ký hiệu $). Ngoài ra, ở ngoài ô, nó còn có chức năng lặp lại thao tác vừa thực hiện.
Ctrl + E: Flash Fill – Tự động nhận diện mẫu và điền dữ liệu (ví dụ tách họ tên cực nhanh).
Shift + F3: Mở hộp thoại chèn hàm (Insert Function).
Ctrl + ‘ (Dấu nháy đơn): Sao chép công thức từ ô phía trên xuống ô hiện hành.
Ctrl + Shift + A: Sau khi gõ tên hàm, nhấn tổ hợp này để hiện các đối số gợi ý của hàm đó.
F9: Tính toán lại toàn bộ kết quả của các hàm trong Workbook.

Xem thêm: Power Query và cách sử dụng trong Excel

Nhóm phím tắt thao tác chỉnh sửa và sao chép

Ctrl + C: Sao chép (Copy) dữ liệu.
Ctrl + X: Cắt (Cut) dữ liệu.
Ctrl + V: Dán (Paste) dữ liệu đã copy/cut.
Ctrl + Alt + V: Mở hộp thoại Paste Special (Dán đặc biệt như dán giá trị, dán định dạng…).
Ctrl + D (Down): Chép nội dung và định dạng từ ô phía trên xuống ô hiện hành.
Ctrl + R (Right): Chép nội dung từ ô bên trái sang ô bên phải.
Ctrl + Z: Quay lại thao tác vừa thực hiện sai (Undo).
Ctrl + Y: Đi tới thao tác vừa Undo (Redo).
Alt + Enter: Xuống dòng ngay trong cùng một ô dữ liệu.
Ctrl + K: Chèn siêu liên kết (Hyperlink) vào văn bản hoặc ô.

Quản lý hàng, cột và hiển thị

Ctrl + Dấu cộng (+): Chèn thêm hàng, cột hoặc ô trống.
Ctrl + Dấu trừ (-): Xóa hàng, cột hoặc ô đang chọn.
Ctrl + 9: Ẩn các hàng đang được bôi đen.
Ctrl + Shift + 9: Hiển thị lại các hàng đang bị ẩn.
Ctrl + 0: Ẩn các cột đang được bôi đen.
Ctrl + Shift + 0: Hiển thị lại các cột đang bị ẩn.
Alt + H + A + C: Căn giữa dữ liệu trong ô (Center Alignment).
Alt + H + A + L: Căn dữ liệu sang trái.
Alt + H + A + R: Căn dữ liệu sang phải.
Alt + O + C + A: Tự động căn chỉnh độ rộng cột vừa khít với nội dung bên trong.

Chi tiết các phím chức năng từ F1 đến F12

Các phím chức năng đơn lẻ và khi kết hợp với Ctrl, Alt, Shift mang lại những quyền năng điều khiển hệ thống cực kỳ mạnh mẽ.

Phím F1: Trợ giúp và hiển thị

F1: Mở ngăn trợ giúp Excel (Help).
Ctrl + F1: Ẩn hoặc hiện dải băng (Ribbon) để mở rộng không gian làm việc.
Alt + F1: Tạo ngay một biểu đồ dữ liệu nhúng trong dải ô hiện tại.
Alt + Shift + F1: Chèn nhanh một trang tính (Sheet) mới.
Ctrl + Shift + F1: Bật hoặc tắt chế độ toàn màn hình (Full Screen).

Phím F2: Chỉnh sửa và ghi chú

F2: Chỉnh sửa ô hiện hoạt, đặt điểm chèn vào cuối nội dung. Trong công thức, nó giúp bật/tắt chế độ Điểm để tạo tham chiếu bằng phím mũi tên.
Shift + F2: Thêm mới hoặc chỉnh sửa các ghi chú (Notes) đính kèm vào ô.
Ctrl + F2: Mở thanh công thức để sửa ô hiện hoạt hoặc chuyển tiêu điểm giữa trình soạn thảo ô và thanh công thức.

Phím F3: Tên và hàm

F3: Hiển thị hộp thoại Dán Tên (Paste Name) nếu bạn đã xác định các vùng dữ liệu có tên.
Shift + F3: Mở hộp thoại Chèn Hàm (Insert Function) để tra cứu công thức.

Phím F4: Lặp lại và tham chiếu

F4: Lặp lại hành động hoặc lệnh vừa thực hiện gần nhất. Trong công thức, nó giúp quay vòng qua các loại tham chiếu Tuyệt đối ($A$1) và Tương đối (A1).
Ctrl + F4: Đóng cửa sổ sổ làm việc hiện tại.
Alt + F4: Đóng hoàn toàn ứng dụng Excel.

Phím F5 đến F7: Điều hướng và kiểm tra

F5: Hiển thị hộp thoại “Đi Tới” (Go To) để nhảy nhanh đến một địa chỉ ô.
Ctrl + F5: Khôi phục kích cỡ cửa sổ sổ làm việc khi đang ở chế độ phóng to.
F6: Chuyển đổi tiêu điểm giữa trang tính, dải băng, ngăn tác vụ và thanh thu phóng.
Ctrl + F6: Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ Excel đang mở.
F7: Mở hộp thoại kiểm tra chính tả (Spelling).

Phím F8 đến F10: Mở rộng và hệ thống

F8: Bật/tắt chế độ mở rộng vùng chọn (Sử dụng mũi tên để chọn vùng mà không cần giữ Shift).
Shift + F8: Cho phép thêm các ô không liền kề vào vùng chọn.
Alt + F8: Mở hộp thoại Macro để chạy hoặc quản lý các đoạn mã tự động.
F9: Tính toán lại toàn bộ công thức trong các sổ làm việc đang mở.
F10: Bật/tắt các mẹo phím (Key Tips) trên dải băng.

Phím F11 và F12: Biểu đồ và lưu trữ

F11: Tạo biểu đồ dữ liệu trong một trang tính Biểu đồ riêng biệt.
Alt + F11: Mở trình soạn thảo Visual Basic for Applications (VBA).
F12: Lệnh “Lưu dưới dạng” (Save As) để đổi tên hoặc định dạng file.

Xem thêm: Power Pivot là gì? Cách sử dụng Power Pivot trong Excel

Tác dụng của việc sử dụng phím tắt Excel trong công việc

Trước khi đi sâu vào danh sách chi tiết, hãy cùng điểm qua những lợi ích to lớn mà việc làm chủ các phím tắt Excel mang lại cho bạn. Việc thay đổi thói quen từ dùng chuột sang bàn phím không chỉ là sự thay đổi về kỹ thuật mà còn là bước tiến trong tư duy làm việc hiệu quả.

Tăng hiệu suất làm việc

Một trong những rào cản lớn nhất đối với tốc độ xử lý dữ liệu chính là việc phải liên tục chuyển đổi qua lại giữa bàn phím và chuột. Mỗi lần bạn rời tay khỏi bàn phím để tìm con trỏ chuột, bạn đã làm gián đoạn luồng suy nghĩ và tốn một khoảng thời gian nhỏ tích tụ. Sử dụng phím tắt cho phép bạn thực hiện các lệnh phức tạp ngay lập tức, giữ cho quá trình nhập liệu và tính toán luôn được duy trì liên tục, từ đó giúp hoàn thành báo cáo nhanh hơn gấp nhiều lần.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc

Trong môi trường công sở, kỹ năng làm chủ công cụ là thước đo quan trọng cho năng lực cá nhân. Một nhân viên có khả năng xử lý các bảng tính khổng lồ mà “đôi tay không rời bàn phím” luôn tạo được ấn tượng mạnh mẽ về sự am hiểu công nghệ và phong thái làm việc chuyên nghiệp. Điều này không chỉ nhận được sự nể trọng từ đồng nghiệp mà còn giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt cấp trên nhờ khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy và chính xác.

Tải ngay bộ Dashboard Excel mẫu báo cáo chuyên nghiệp

Bảo vệ sức khỏe và giảm thiểu mệt mỏi

Sử dụng chuột quá mức trong thời gian dài là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các hội chứng chấn thương do vận động lặp đi lặp lại (RSI), đặc biệt là hội chứng ống cổ tay. Việc tận dụng tối đa các phím tắt giúp phân bổ áp lực làm việc đều cho cả hai bàn tay và các ngón tay, thay vì dồn toàn bộ trọng tải vào cổ tay phải. Điều này giúp bạn giảm bớt tình trạng nhức mỏi, bảo vệ sức khỏe khớp tay và duy trì được năng lượng làm việc ổn định suốt cả ngày dài.

Duy trì sự tập trung tối đa vào dữ liệu

Thanh Ribbon của Excel chứa hàng trăm biểu tượng và công cụ nhỏ dễ gây xao nhãng. Mỗi khi phải đưa mắt tìm kiếm một tính năng định dạng hay bộ lọc, bạn dễ bị phân tâm khỏi cấu trúc logic của các con số. Khi ghi nhớ được các tổ hợp phím, bộ não sẽ tự động thực hiện các lệnh theo phản xạ, cho phép bạn dành toàn bộ sự tập trung vào việc phân tích dữ liệu, kiểm tra công thức và đảm bảo tính logic của bảng tính mà không bị ngắt quãng bởi các thao tác tìm kiếm thủ công.

Cải thiện độ chính xác và hạn chế sai sót

Việc click chuột vào các Menu san sát nhau trên màn hình độ phân giải cao đôi khi dẫn đến những cú click nhầm không đáng có, gây ra các lỗi định dạng hoặc xóa dữ liệu ngoài ý muốn. Ngược lại, mỗi tổ hợp phím tắt là một lệnh xác định và có độ chính xác tuyệt đối. Khi đã thuần thục, bạn sẽ kiểm soát bảng tính một cách chắc chắn hơn, từ đó giảm thiểu đáng kể thời gian phải đi tìm và sửa chữa các lỗi vụn vặt do thao tác tay gây ra.

Kết luận

Việc ghi nhớ và làm chủ danh sách phím tắt Excel đồ sộ này là bước đệm quan trọng giúp bạn tối ưu hóa 100% sức mạnh của công cụ bảng tính. Tuy nhiên, tốc độ thao tác chỉ là một phần của thành công. Để thực sự trở thành một chuyên gia, bạn cần kết hợp kỹ năng thực hành nhạy bén với tư duy phân tích dữ liệu logic để chuyển hóa những con số khô khan thành những quyết định kinh doanh có giá trị.

Hãy bắt đầu rèn luyện từ những tổ hợp phím đơn giản nhất ngay hôm nay. Khi đôi bàn tay bạn đã tìm được nhịp điệu trên bàn phím, đó cũng là lúc năng suất công việc của bạn đạt đến một tầm cao mới.