Kế hoạch nhân sự là gì? Tổng hợp các mẫu kế hoạch nhân sự

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt, nguồn nhân lực luôn là tài sản quý giá nhất, quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Để đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ đội ngũ chất lượng cao, sẵn sàng đón đầu mọi thách thức và nắm bắt cơ hội tăng trưởng, việc xây dựng một kế hoạch nhân sự (Human Resource Planning – HRP) chiến lược là điều không thể thiếu. Bài viết này, Starttrain sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về kế hoạch nhân sự, từ định nghĩa, vai trò đến quy trình triển khai chi tiết, giúp bạn kiến tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Thế nào là kế hoạch nhân sự?

Hoạch định nguồn nhân lực (Human Resource Planning – HRP), thường được gọi là kế hoạch nhân sự, là một phương pháp tiếp cận mang tính chiến lược và liên tục nhằm tối ưu hóa lực lượng lao động của một tổ chức thông qua các hoạt động quy hoạch và phát triển. Vượt xa khỏi khuôn khổ hành chính, HRP được coi là cầu nối then chốt giữa chiến lược kinh doanh tổng thể và khả năng cung ứng nhân sự.

Bản chất của HRP là một chu trình không ngừng nghỉ, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục phân tích và điều chỉnh để luôn có đội ngũ nhân sự phù hợp với tốc độ phát triển và thay đổi của thị trường.Mục tiêu cốt lõi của kế hoạch nhân sự là đảm bảo tính hiệu quả và lợi nhuận của công ty bằng cách chắc chắn rằng tổ chức có đúng số lượng nhân viên, với đúng loại kỹ năng cần thiết, sẵn sàng đáp ứng cả nhu cầu hiện tại lẫn các mục tiêu mở rộng trong tương lai.

Để đạt được điều này, quá trình HRP tập trung vào việc trả lời hai câu hỏi chính: “Chúng ta có gì (nguồn cung hiện tại)?” và “Chúng ta cần gì (nhu cầu tương lai)?”

Tuy nhiên, việc lập kế hoạch nhân sự không hề dễ dàng. Những thách thức lớn thường đến từ các yếu tố khó lường như sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, hoặc các sự kiện toàn cầu bất ngờ. Do đó, một kế hoạch nhân sự hiệu quả phải thể hiện tính linh hoạt cao và cần được xem xét, điều chỉnh thường xuyên.

Khi thực hiện HRP một cách chiến lược, doanh nghiệp sẽ tăng cường lợi thế cạnh tranh bằng cách đồng bộ hóa kỹ năng của nhân viên với các mục tiêu chung, từ đó thúc đẩy sự gắn kết và khả năng thích ứng của toàn bộ lực lượng lao động trong một môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Lập kế hoạch nhân sự là làm gì?

Lập kế hoạch nhân sự là một chuỗi các hành động có hệ thống và logic, được thiết kế để duy trì sự cân bằng động giữa nhu cầu và nguồn cung nhân lực. Đây là giai đoạn triển khai chi tiết, chuyển đổi tầm nhìn chiến lược thành các nhiệm vụ cụ thể.

Dự báo nhu cầu (Forecasting Demand)

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, nơi doanh nghiệp xác định chính xác số lượng và loại nhân sự cần thiết trong tương lai. Việc dự báo không chỉ dựa vào kế hoạch sản xuất hay doanh số, mà còn phải tính đến các yếu tố vĩ mô (xu hướng thị trường, công nghệ mới) và vi mô (ngân sách, sự ra mắt sản phẩm mới). Mục tiêu là phải có một bức tranh rõ ràng về yêu cầu kỹ năng, trình độ chuyên môn và cơ cấu tổ chức cần có trong 1, 3 hoặc 5 năm tới.

Việc dự báo chính xác nhu cầu nhân sự tương lai đòi hỏi khả năng Phân tích dữ liệu (Data Analytics) và xây dựng mô hình dự đoán. Starttrain cung cấp khóa học chuyên sâu Business Intelligence HR Analytics giúp bạn làm chủ các kỹ thuật dự báo này.

Phân tích nguồn cung (Analyzing Supply)

Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là đánh giá khả năng đáp ứng. Quá trình này bao gồm việc phân tích hai nguồn: nguồn cung nội bộ và nguồn cung bên ngoài. Phân tích nội bộ bao gồm việc lập hồ sơ kỹ năng hiện có, đánh giá hiệu suất và dự đoán biến động nhân sự (thôi việc, nghỉ hưu). Phân tích bên ngoài tập trung vào điều kiện thị trường lao động, mức lương cạnh tranh và xu hướng tuyển dụng để biết khả năng thu hút nhân tài từ bên ngoài.

Xác định khoảng cách (Gap Analysis)

Khoảng cách nhân sự (Gap) là sự chênh lệch giữa Nhu cầu (Demand) và Nguồn cung (Supply). Giai đoạn này giúp nhận diện rõ ràng hai vấn đề chính: Thiếu hụt (Deficit) – khi nhu cầu lớn hơn nguồn cung, đòi hỏi phải có chiến lược tuyển dụng và đào tạo; hoặc Dư thừa (Surplus) – khi nguồn cung vượt quá nhu cầu, đòi hỏi các giải pháp như luân chuyển nội bộ, tái đào tạo hoặc cắt giảm nhân sự.

Xây dựng chiến lược hành động (Action Planning)

Dựa trên kết quả phân tích khoảng cách, bộ phận nhân sự sẽ thiết lập các chương trình hành động cụ thể. Nếu thiếu hụt, kế hoạch sẽ tập trung vào tuyển dụng, phát triển nhân tài nội bộ (Upskilling/Reskilling) và tăng cường hợp đồng lao động thời vụ. Nếu dư thừa, kế hoạch sẽ liên quan đến các biện pháp như khuyến khích nghỉ hưu sớm, tạm ngừng tuyển dụng hoặc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức để tận dụng nguồn lực hiện có một cách tối ưu.

Đánh giá và kiểm soát (Evaluation & Control)

Kế hoạch nhân sự không phải là tài liệu cố định. Bước cuối cùng đòi hỏi sự theo dõi liên tục, đánh giá hiệu quả của các chiến lược hành động (ví dụ: Tỷ lệ thành công của chương trình đào tạo, Tốc độ lấp đầy vị trí trống). Việc đánh giá này giúp tổ chức điều chỉnh kịp thời các chiến lược khi có bất kỳ thay đổi nào từ môi trường kinh doanh hoặc nội bộ công ty, đảm bảo kế hoạch luôn phù hợp và đạt được mục tiêu đề ra.

Để theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến lược hành động (ví dụ: Tỷ lệ thành công của chương trình đào tạo), bạn cần công cụ Business Intelligence (BI) để đo lường và báo cáo hiệu quả hơn.

Tại sao cần có kế hoạch nhân sự?

Việc lập kế hoạch nhân sự mang lại những lợi ích chiến lược không thể thiếu cho doanh nghiệp, đảm bảo sự tập trung, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động liên quan đến con người.

Thúc đẩy chiến lược thành hành động cụ thể

Một kế hoạch nhân sự chiến lược có vai trò biến tầm nhìn và mục tiêu của chiến lược nhân sự từ ý tưởng thành hành động cụ thể, hữu hình. Nó giúp cả đội ngũ lãnh đạo và phòng HR tập trung tuyệt đối vào các ưu tiên đã được xác định trước. Bằng cách vạch ra lộ trình rõ ràng, kế hoạch này đảm bảo rằng mọi hoạt động hàng ngày đều được triển khai theo đúng định hướng chiến lược đã đặt ra, tránh tình trạng làm việc lan man, thiếu trọng tâm.

Tăng cường tính minh bạch và đồng thuận

Khi có một kế hoạch nhân sự rõ ràng, sự lãnh đạo của công ty sẽ được bao gồm và đồng thuận ngay từ đầu. Điều này không chỉ giúp HR nhận được sự hỗ trợ cần thiết mà còn tạo ra một bức tranh rõ ràng cho các bên liên quan nội bộ (Internal Stakeholders) về những gì phòng HR đang thực hiện và những gì họ có thể mong đợi về mặt nguồn lực. Việc quản lý kỳ vọng và tạo sự minh bạch từ đầu là chìa khóa để xây dựng lòng tin trong toàn tổ chức.

Thiết lập trách nhiệm và theo dõi mục tiêu (Accountability)

Kế hoạch nhân sự tạo ra sự giải trình trách nhiệm rõ ràng cho việc thực thi chiến lược. Nó đặt ra các mục tiêu cụ thể và các cơ chế theo dõi tiến độ. Bằng cách giám sát liên tục, kế hoạch có thể được điều chỉnh linh hoạt để đảm bảo rằng các mục tiêu tổng thể của chiến lược nhân sự luôn được hoàn thành thành công. Điều này bao gồm việc xác định năng lực (capacity) và phân bổ nguồn lực (ngân sách, công cụ) một cách thích hợp.

Nâng cao hiệu suất và gắn kết đội ngũ HR

Đối với bản thân đội ngũ HR, kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam. Họ hiểu rõ họ đang đi đâu và mục tiêu cuối cùng là gì, từ đó trở nên gắn kết và chủ động hơn trong công việc. Khi các nguồn lực được phân bổ chính xác dựa trên nhu cầu đã được xác định, đội ngũ HR có thể làm việc hiệu quả hơn, tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển.

Quy trình lập kế hoạch nhân sự

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực (HRP) bao gồm bốn bước rộng, tuần tự và chiến lược, nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng là phát triển một chiến lược nhân sự tích hợp với mục tiêu kinh doanh.

Phân tích nguồn cung lao động hiện tại

Bước đầu tiên là đánh giá lực lượng lao động hiện tại của tổ chức. Nhiệm vụ cốt lõi là xác định rõ đội ngũ nhân viên hiện có, bao gồm số lượng, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Việc phân tích này tạo ra một “bản kiểm kê kỹ năng” (Skills Inventory) chi tiết, giúp bộ phận HR hiểu rõ những nguồn lực nào đang sẵn có và chất lượng của chúng như thế nào trước khi nhìn vào nhu cầu trong tương lai.

Dự báo nhu cầu lao động tương lai

Ở bước này, doanh nghiệp dự đoán nhu cầu về nguồn nhân lực trong các khoảng thời gian sắp tới. Quá trình dự báo phải tính đến các yếu tố thay đổi trong nội bộ như các trường hợp thăng tiến, nghỉ hưu, thôi việc dự kiến, cũng như các yếu tố bên ngoài như điều kiện thị trường mới, sự mở rộng quy mô, hay sự thay đổi của công nghệ. Mục tiêu là định hình được loại nhân sự và số lượng cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.

Cân bằng nhu cầu với nguồn cung

Đây là giai đoạn then chốt, còn được gọi là Phân tích Khoảng cách (Gap Analysis). Doanh nghiệp so sánh kết quả dự báo nhu cầu (bước 2) với nguồn cung hiện tại và tiềm năng (bước 1) để xác định sự chênh lệch. Nếu có sự thiếu hụt, kế hoạch sẽ nghiêng về các hoạt động thu hút và phát triển. Ngược lại, nếu có sự dư thừa, các chính sách luân chuyển hoặc cắt giảm nhân sự sẽ được cân nhắc. Việc này đảm bảo tổ chức không bị lãng phí nguồn lực hoặc thiếu hụt nhân tài.

Xây dựng và triển khai kế hoạch hành động

Bước cuối cùng là thiết lập và thực thi một kế hoạch hành động chiến lược toàn diện, tích hợp chặt chẽ với các mục tiêu tổng thể của công ty. Kế hoạch này bao gồm các chương trình cụ thể như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và chế độ đãi ngộ. Sau khi triển khai, các chính sách quản lý nhân sự chung (như chính sách nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, bồi thường làm thêm giờ và quy trình chấm dứt hợp đồng) cũng thường được đặt ra và truyền thông để tạo ra một môi trường làm việc nhất quán và chuyên nghiệp.

Một kế hoạch nhân sự có chiến lược cần có những gì?

Một kế hoạch nhân sự được xem là có chiến lược khi nó là một bản đồ chi tiết hóa các mục tiêu của HR và sự liên kết của chúng với định hướng kinh doanh tổng thể. Đây là một tài liệu sống, cung cấp lộ trình để thực hiện các sáng kiến HR nhằm hỗ trợ mục tiêu chung của tổ chức.

Tham vọng và sứ mệnh của HR

Kế hoạch cần bắt đầu bằng cách tuyên bố rõ ràng phương hướng và mục đích của phòng Nhân sự. Tầm nhìn (Vision) sẽ định nghĩa điểm đến của HR trong tương lai, trong khi sứ mệnh (Mission) mô tả cách HR sẽ đạt được mục tiêu đó. Việc này giúp đội ngũ HR luôn giữ được sự tập trung vào giá trị cốt lõi mà họ mang lại cho doanh nghiệp.

Ưu tiên kinh doanh, giá trị và mục tiêu tổ chức

Vì kế hoạch nhân sự chiến lược phải gắn kết với khát vọng của tổ chức, nó cần đề cập đến các giá trị chính thức và mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty. Điều này đảm bảo rằng mọi sáng kiến HR đều phục vụ trực tiếp và hỗ trợ cho các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp (ví dụ: Nếu mục tiêu kinh doanh là đổi mới, HR phải tập trung vào tuyển dụng và phát triển nhân sự có kỹ năng sáng tạo).

Các chỉ số thành công, mục tiêu và kết quả then chốt (HR OKRs)

Kế hoạch phải liệt kê các mục tiêu cụ thể và các chỉ số (HR metrics) được sử dụng để đo lường tiến độ. Việc thiết lập HR OKRs (Objectives and Key Results) là rất quan trọng, giúp lượng hóa thành công của các sáng kiến HR chiến lược. Các chỉ số này nên liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh, không chỉ là hoạt động HR đơn thuần.

Tóm tắt các sáng kiến HR chiến lược quan trọng

Phần này mô tả chi tiết các sáng kiến chính trong từng lĩnh vực HR để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Các lĩnh vực tập trung thường bao gồm: Tuyển dụng và Thu hút nhân tài, Chính sách Lương thưởng và Phúc lợi, Văn hóa và Trải nghiệm nhân viên, Quản lý và Phát triển hiệu suất. Đây chính là bản đồ hành động thực tế của HR.

Đầu tư vào mô hình hoạt động và kỹ năng cần thiết

Kế hoạch cần phác thảo cách thức phòng HR được tổ chức và cung cấp dịch vụ (ví dụ: mô hình Đối tác kinh doanh HR, mô hình Chức năng, hoặc mô hình HR linh hoạt/Agile). Đồng thời, nó cần xác định rõ những kỹ năng và chuyên môn kỹ thuật mà các chuyên gia HR cần có để duy trì và thực hiện hiệu quả mô hình hoạt động đã chọn.

Nguồn lực chủ chốt

Xác định các nguồn lực cần thiết – bao gồm ngân sách, công nghệ (hệ thống HRIS, AI) và nguồn vốn con người – để triển khai thành công các sáng kiến HR. Tóm tắt cách phân bổ các nguồn lực này để tránh việc vượt quá chi phí và nhân viên bị quá tải.

Rủi ro nhân sự cần quản lý và giảm thiểu

Phần này nêu tên các rào cản tiềm ẩn có thể cản trở việc thực hiện kế hoạch HR chiến lược và cách tổ chức sẽ giảm thiểu chúng. Ví dụ, thị trường lao động khan hiếm có thể yêu cầu áp dụng các phương pháp thu hút và tuyển dụng tài năng đổi mới.

Lĩnh vực và ưu tiên chiến lược trọng tâm

Xác định rõ ràng các hoạt động ưu tiên mà HR sẽ tập trung trong quá trình thực hiện. Giải thích lý do tại sao các hoạt động này sẽ cải thiện dịch vụ HR và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh (ví dụ: kỹ thuật lập kế hoạch kế nhiệm mới sẽ đảm bảo các vai trò lãnh đạo được bổ sung nhân sự đầy đủ).

Các bên liên quan (Stakeholders)

Xác định các bên liên quan quan trọng nhất cần được xem xét trong kế hoạch chiến lược. Đồng thời, cân nhắc cách thức truyền đạt và diễn giải chiến lược đến họ dựa trên nhu cầu cụ thể của từng bên.

Một số mẫu kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp

Để triển khai kế hoạch nhân sự (HRP) tổng thể thành hành động, các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại kế hoạch chi tiết, tập trung vào từng lĩnh vực cụ thể của quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là các mẫu kế hoạch nhân sự phổ biến và mục đích sử dụng của chúng:

Mẫu kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn

Kế hoạch này tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu nhân sự cấp thiết trong vòng 3-6 tháng tới. Nó chi tiết hóa số lượng vị trí cần tuyển, mô tả công việc (JD), kênh tuyển dụng ưu tiên, ngân sách dự kiến cho mỗi vị trí, và thời gian hoàn thành. Mục tiêu chính là lấp đầy khoảng trống nhân sự thiếu hụt nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Mẫu kế hoạch nhân sự năm

Đây là bản đồ toàn diện nhất, thường được lập dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty trong năm tài chính. Nó bao gồm dự báo tổng thể về nhu cầu nhân lực (bao gồm cả tuyển mới và đào tạo lại), ngân sách lương thưởng, các mục tiêu quản lý hiệu suất (PMS), và các sáng kiến văn hóa doanh nghiệp lớn. Kế hoạch này giúp điều phối mọi hoạt động HR theo một mục tiêu thống nhất trong suốt năm.

Mẫu kế hoạch chi phí đào tạo và phát triển nhân sự

Kế hoạch này vạch ra các chương trình đào tạo cần thiết để nâng cao năng lực cho nhân viên hiện tại, nhằm thu hẹp khoảng cách kỹ năng (skill gaps) giữa hiện tại và tương lai. Nó bao gồm chi phí cho các khóa học nội bộ/bên ngoài, chi phí cho các công cụ học tập (e-learning), và lịch trình triển khai cụ thể. Mục đích là tối đa hóa giá trị của nguồn nhân lực hiện có thông qua đầu tư phát triển.

Mẫu kế hoạch phát triển nhân sự kế nhiệm (Succession Planning)

Kế hoạch này tập trung vào việc xác định và chuẩn bị cho các cá nhân tiềm năng để đảm nhận các vị trí lãnh đạo hoặc vị trí chủ chốt khi nhân sự hiện tại thuyên chuyển hoặc nghỉ việc. Kế hoạch bao gồm việc đánh giá năng lực, thiết lập lộ trình phát triển cá nhân và các chương trình cố vấn/luân chuyển công việc. Đây là công cụ bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro nhân sự tại các vị trí quan trọng.

Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng

Đây là kế hoạch chuyên biệt nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của quy trình tuyển dụng. Nó thường tập trung vào cải thiện các chỉ số như Thời gian tuyển dụng (Time to Hire), Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng (Cost per Hire), và Chất lượng của nhân sự mới (Quality of Hire). Các sáng kiến có thể bao gồm việc tối ưu hóa Trang nghề nghiệp (Career Page), xây dựng Thương hiệu Nhà tuyển dụng (Employer Branding), và áp dụng công nghệ tuyển dụng (ATS).

Tóm lại

Kế hoạch nhân sự (HRP) là xương sống của mọi chiến lược tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. HRP không chỉ là một nhiệm vụ hành chính đơn thuần mà là một chu trình chiến lược liên tục, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và bộ phận HR. Bằng cách thực hiện đúng quy trình 4 bước, tổ chức sẽ luôn đảm bảo có sẵn nguồn lực chất lượng cao, đúng số lượng, đúng kỹ năng để không chỉ đối phó với thách thức thị trường mà còn kiến tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn. Đầu tư vào HRP chính là đầu tư vào tương lai của công ty.

Tham khảo ngay: Khoá học Power BI giúp học viên nâng cao phân tích kinh doanh và trực quan hoá dữ liệu – Business Intelligence Essentials