HRIS là gì? Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Nhân lực là yếu tố cốt lõi cấu thành nên một doanh nghiệp và cũng là yếu tố quyết định sự thành bại của tổ chức đó. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì cần phải biết cách quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa nguồn lực quý giá nằm trong tay mình.

Làn sóng tiến bộ công nghệ đã cách mạng hóa mọi không gian của cuộc sống ngày nay, và ngành nhân sự không nằm ngoài xu hướng đó. HRIS (Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực) ra đời như một công cụ đắc lực, giúp các doanh nghiệp có một chiến lược quản lý đúng đắn, sử dụng và phát triển hệ thống nhân lực một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Vậy, HRIS là gì? Nó mang lại những lợi ích cụ thể nào cho bộ phận nhân sự (HR) và toàn bộ doanh nghiệp?

HRIS là gì?

HRIS là viết tắt của Human Resources Information System (Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực).

Nó là một phần mềm hoặc nền tảng công nghệ tập trung giúp bộ phận Nhân sự (HR) và toàn bộ doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, xử lý và phân tích các dữ liệu liên quan đến nhân viên và các quy trình HR một cách tự động và hiệu quả. Về cơ bản, HRIS là công cụ để số hóa các tác vụ hành chính nhân sự.

Các chức năng chính của hệ thống HRIS là gì?

Mặc dù tính năng cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, một hệ thống HRIS hiệu quả luôn bao gồm các chức năng cốt lõi sau. Đây chính là lý do HRIS trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý nhân sự.

Quản lý dữ liệu nhân viên

Đây là nền tảng cơ sở và là lý do hàng đầu khiến các tổ chức triển khai HRIS. Chức năng này cho phép thu thập, tổ chức và lưu trữ tất cả dữ liệu nhân viên một cách tập trung. Nhờ có HRIS, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể giấy tờ, giữ thông tin luôn được cập nhật đồng thời tăng khả năng tìm kiếm và truy cập dữ liệu. Các chuyên viên HR có thể tiết kiệm tới xấp xỉ 2 giờ hành chính cho mỗi tài liệu khi sử dụng các tài liệu điện tử và chữ ký số tích hợp trong hệ thống.

Quản lý phúc lợi

Phúc lợi là một phần không thể thiếu trong gói đãi ngộ của nhân viên. Chức năng quản lý phúc lợi trong HRIS giúp đơn giản hóa quy trình phức tạp này bằng cách tự động hóa việc đăng ký và theo dõi tính đủ điều kiện của nhân viên. HRIS đóng vai trò là một nền tảng tập trung để quản lý các gói phúc lợi khác nhau đồng thời cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và tự thay đổi các lựa chọn phúc lợi của mình một cách thuận tiện.

Xử lý lương

Module tính lương tự động hóa hoàn toàn quy trình trả lương cho người lao động. Dữ liệu hợp đồng, thông tin nhân sự mới, cùng với dữ liệu chấm công sẽ được nhập vào hệ thống. Cuối tháng, HRIS sẽ tự động thực hiện tính toán, tạo ra lệnh thanh toán. Điều này không chỉ đảm bảo lương được tính chính xác tuyệt đối theo hợp đồng và quy định pháp luật mà còn giảm thiểu lỗi thủ công và tiết kiệm lượng lớn thời gian cho bộ phận HR và kế toán.

Quản lý thời gian và chấm công

Chức năng này thu thập dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên, đóng vai trò quan trọng đối với các công việc theo ca. Trong môi trường làm việc kỹ thuật số hiện đại, nhân viên thường sử dụng vân tay, thẻ từ hoặc ứng dụng di động được đồng bộ hóa với HRIS để đăng ký giờ làm. Việc này cung cấp một mốc thời gian chính xác cho việc đến và đi, giúp quản lý dễ dàng phát hiện và xử lý bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sự chậm trễ hoặc sai sót trong giờ làm việc.

Báo cáo và phân tích

Đây là chức năng biến dữ liệu thô thành thông tin chiến lược có giá trị. HRIS cho phép tạo các báo cáo HR tự động về nhiều chủ đề quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ vắng mặt, hoặc hiệu suất làm việc. Sau đó, chức năng phân tích sẽ đi sâu vào các báo cáo này để cung cấp những insights hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Để làm chủ kỹ năng biến dữ liệu HRIS thành insights chiến lược, bạn có thể tìm hiểu ngay khóa học Business Intelligence HR Analytics

Cổng tự phục vụ của nhân viên (ESS)

Ngày càng có nhiều tổ chức trao quyền cho nhân viên và quản lý trực tiếp của họ tự quản lý dữ liệu cá nhân. Thông qua cổng ESS (Employee Self-Service), nhân viên có thể tự yêu cầu nghỉ phép hoặc cập nhật thông tin cá nhân. Khi các yêu cầu này được phê duyệt bởi quản lý, chúng sẽ được lưu ngay lập tức vào hệ thống, tự động hóa việc theo dõi cho mục đích tính lương và phúc lợi, từ đó giảm đáng kể gánh nặng hành chính cho bộ phận HR.

Lợi ích của HRIS là gì?

Cải thiện quản lý và lưu giữ dữ liệu

HRIS hoạt động như một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiện đại, theo dõi mọi thay đổi liên quan đến nhân viên. Do đó, HRIS được xem là nguồn dữ liệu tin cậy (Single Source of Truth) về dữ liệu nhân sự của tổ chức. Hệ thống này đảm bảo tính nhất quán, loại bỏ sự trùng lặp và giúp HR chuyên nghiệp hơn trong việc truy xuất và quản lý hồ sơ.

Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật

Nhiều dữ liệu nhân viên được thu thập và lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ. Ví dụ như thông tin nhận dạng nhân viên, thông tin liên hệ khẩn cấp, mã số thuế hoặc ngày hết hạn của các chứng chỉ bắt buộc. Vậy HRIS là gì mà có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ an toàn và bảo mật tất cả thông tin này? HRIS giúp doanh nghiệp lưu trữ an toàn và bảo mật tất cả thông tin này, đảm bảo việc tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian

Việc lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi không chỉ cải thiện độ chính xác mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian. Nhiều công ty vẫn giữ hồ sơ nhân viên dưới dạng giấy tờ vật lý, việc tìm kiếm thư mục và tài liệu chính xác có thể tiêu tốn nhiều thời gian của nhân viên. Bằng cách số hóa và tự động hóa quy trình, HRIS giúp chuyển nhân viên HR từ các công việc hành chính thủ công sang các hoạt động có giá trị chiến lược hơn.

Nâng cao chiến lược HR

HRIS cho phép theo dõi và phân tích các dữ liệu cần thiết để thúc đẩy chiến lược nhân sự và kinh doanh. Thông qua các báo cáo chuyên sâu về tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất và chi phí nhân sự, HR có thể cung cấp các insights để định hình các quyết định chiến lược của doanh nghiệp, biến HR từ bộ phận hỗ trợ thành đối tác chiến lược.

Cải thiện trải nghiệm nhân viên

Khi được triển khai đúng cách, ESS và khả năng truy cập thông tin HR mà HRIS cung cấp sẽ tác động tích cực đến trải nghiệm số của nhân viên. Từ đó nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ tại công ty. Nhân viên trở nên tự chủ hơn khi có thể quản lý phần lớn các công việc của mình như yêu cầu nghỉ phép hay cập nhật thông tin cá nhân.

Sự khác biệt giữa HCM, HRMS và HRIS là gì?

Ba thuật ngữ HRIS, HRMS và HCM thường gây nhầm lẫn và đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng không hoàn toàn giống nhau. Thay vào đó, chúng là ba cấp độ phát triển tăng dần, cung cấp các tính năng ngày càng tinh vi hơn khi nhu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp phát triển.

HRIS (Human Resources Information System)

HRIS là nền tảng cơ sở của quản trị nhân sự số. Hệ thống này tập trung vào quản lý dữ liệu cơ bản và tự động hóa quy trình hành chính. Chức năng chính của HRIS là thu thập, tổ chức và lưu trữ dữ liệu nhân viên, đồng thời tự động hóa các quy trình cốt lõi như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và xử lý lương cho phép doanh nghiệp số hóa các tác vụ hành chính cấp thấp.

HRMS (Human Resources Management System)

HRMS đại diện cho cấp độ phát triển cao hơn, tập trung vào quản lý nguồn nhân lực toàn diện. HRMS bao gồm tất cả các chức năng của HRIS và bổ sung thêm các module quan trọng liên quan đến quản lý tài năng và hoạt động vận hành. Các tính năng mở rộng của HRMS bao gồm: tuyển dụng & theo dõi ứng viên (ATS), quy trình Onboarding, quản lý hiệu suất và các công cụ để tăng cường gắn kết nhân viên. HRMS giúp quản lý các hoạt động nhân sự hàng ngày một cách hiệu quả và có hệ thống hơn.

HCM (Human Capital Management)

HCM là giải pháp toàn diện nhất, tập trung vào quản lý vốn con người chiến lược và lập kế hoạch, bao gồm tất cả các chức năng của HRIS và HRMS đồng thời cung cấp một bộ ứng dụng hoàn chỉnh nhằm cải thiện trải nghiệm nhân viên và thúc đẩy chiến lược kinh doanh. HCM chuyển trọng tâm từ các hoạt động hành chính sang việc phát triển nguồn vốn con người. Các chức năng bổ sung của HCM thường bao gồm đào tạo & phát triển chuyên sâu, quản lý bồi thường, lập kế hoạch kế thừa và phân tích dữ liệu nâng cao. HCM giúp doanh nghiệp định hình chiến lược nhân sự dài hạn.

Một số ví dụ về việc áp dụng HRIS

Thị trường phần mềm HRIS là một lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt, với nhiều nhà cung cấp giải pháp đa dạng để đáp ứng nhu cầu khác nhau của các tổ chức. Việc lựa chọn hệ thống phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của các quy trình HR và mục tiêu chiến lược.

Đối với các tổ chức lớn (trên 1.000 nhân viên)

Các doanh nghiệp lớn thường tìm kiếm các giải pháp HCM toàn diện, cung cấp một bộ ứng dụng tích hợp sâu rộng. Theo Gartner, những bộ giải pháp quản lý vốn con người (HCM) phổ biến nhất cho các tổ chức quy mô lớn bao gồm: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM Cloud, Ceridian Dayforce và UKG. Ngoài ra, các nhà cung cấp nổi tiếng khác phục vụ thị trường công ty lớn còn có ADP, Cornerstone và Cegid. Những hệ thống này mạnh mẽ về khả năng mở rộng, báo cáo nâng cao và lập kế hoạch chiến lược.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SME) thường ưu tiên các hệ thống HRIS dễ sử dụng, triển khai nhanh và tập trung vào các chức năng cốt lõi. Các ví dụ tiêu biểu về hệ thống thông tin nguồn nhân lực dành cho SME bao gồm: BambooHR, Paycor, TalentHR, Zoho People và Personio. Các giải pháp này thường nổi bật nhờ giao diện thân thiện với người dùng, chi phí hợp lý và khả năng hỗ trợ đắc lực các quy trình hành chính nhân sự cơ bản.

Kết luận

Tóm lại, HRIS không chỉ là một phần mềm quản lý mà còn là một công cụ chiến lược thiết yếu trong kỷ nguyên số. Hệ thống này là nền tảng cơ sở giúp số hóa và tự động hóa quy trình nhân sự. Bạn vẫn đang băn khoăn HRIS là gì và nên bắt đầu từ đâu? Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, việc chuyển đổi từ các quy trình thủ công sang sử dụng HRIS là một bước đi tất yếu để bộ phận HR chuyển mình thành đối tác chiến lược, tập trung vào việc phát triển và giữ chân nhân tài.