Retention Rate là gì? Cách tính tỷ lệ giữ chân nhân viên

Employee Retention Rate (Tỷ lệ giữ chân nhân viên) là một chỉ số chiến lược, phản ánh khả năng của một tổ chức trong việc duy trì đội ngũ nhân tài của mình. Trong thị trường lao động cạnh tranh gay gắt, việc tối ưu hóa tỷ lệ này đã trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi phòng Nhân sự.

Bài viết này, Starttrain sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của Employee Retention Rate và quan trọng hơn cả, phân tích những yếu tố cốt lõi tác động đến việc giữ chân nhân viên. Đặc biệt, chúng tôi sẽ chỉ ra cách ứng dụng HR Analytics và các công cụ như Power BI để dự đoán sớm các nguy cơ nghỉ việc, giúp bộ phận HR chuyển từ phản ứng sang chủ động định hình chiến lược giữ chân nhân tài.

Employee Retention Rate là gì?

Employee Retention Rate (Tỷ lệ giữ chân nhân viên) là một chỉ số nhân sự quan trọng dùng để đo lường phần trăm số lượng nhân viên còn tiếp tục làm việc tại một tổ chức trong một khoảng thời gian cụ thể (thường được tính theo quý hoặc theo năm).

Chỉ số này không chỉ đơn thuần là một con số, nó là một thước đo cốt lõi để đánh giá nhiều khía cạnh chiến lược của doanh nghiệp:

Sức khỏe của các nỗ lực gắn kết: Employee Retention Rate phản ánh trực tiếp hiệu quả của các chương trình và chính sách nhằm tạo ra sự cam kết và gắn bó của nhân viên.
Văn hóa tổ chức: Một tỷ lệ giữ chân cao là bằng chứng cho thấy công ty có một văn hóa làm việc tích cực, hỗ trợ và hấp dẫn.
Chiến lược quản lý nhân tài: Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ thành công của các chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân tài của bộ phận HR.

Thế nào là một Employee Retention Rate tốt?

Mặc dù tỷ lệ giữ chân 99% nghe có vẻ lý tưởng nhưng thực tế tỷ lệ này không phải lúc nào cũng là tốt nhất. Một mức độ nghỉ việc nhất định là cần thiết và có lợi cho sức khỏe của tổ chức, đặc biệt khi nó tạo cơ hội cho nhân tài mới hoặc cho phép những người có hiệu suất thấp tự nguyện rời đi.

Phân loại sự giữ chân và nghỉ việc

Các doanh nghiệp nên hướng tới mục tiêu tối đa hóa sự giữ chân có chức năng (Functional Retention) và chấp nhận một mức nghỉ việc có chức năng (Functional Turnover) hợp lý.

Functional Turnover (Nghỉ việc có chức năng): Đây là sự nghỉ việc có lợi khi những nhân viên có hiệu suất thấp tự nguyện rời đi. Nếu được quản lý tốt, điều này sẽ hỗ trợ sự phát triển của đội nhóm và sự linh hoạt của doanh nghiệp.
Functional Retention (Giữ chân có chức năng): Là việc giữ lại những nhân viên hàng đầu và nhân tài chủ chốt. Đây là mục tiêu chiến lược mà mọi công ty đều phải hướng tới.

Mức Employee Retention Rate chung được đánh giá là tốt

Nói chung, Tỷ lệ giữ chân nhân viên 90% trở lên được xem là một mức mạnh mẽ và đáng ngưỡng mộ. Tuy nhiên, mức nào được coi là “tốt” sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Ngành nghề: Các ngành có mức độ dịch chuyển nhân sự cao (ví dụ: bán lẻ, dịch vụ ăn uống) sẽ có tiêu chuẩn thấp hơn so với các ngành ổn định hơn (ví dụ: tài chính, công nghệ cao).
Quy mô và Cơ cấu Lực lượng lao động: Các công ty có tỷ lệ nhân viên thời vụ hoặc công việc cấp đầu vào cao thường có mức Retention Rate thấp hơn.
Động lực thị trường: Điều kiện thị trường lao động cạnh tranh có thể khiến tỷ lệ giữ chân toàn ngành giảm xuống.

Mối liên hệ với tỷ lệ nghỉ việc (Turnover Rate)

Vì tỷ lệ giữ chân không phải lúc nào cũng được công bố rộng rãi, tỷ lệ nghỉ việc (Turnover Rate) thường được sử dụng như một chỉ báo để phát hiện xu hướng lực lượng lao động rộng lớn hơn.

Cách tính Employee Retention Rate

Tính toán Tỷ lệ giữ chân nhân viên là một quy trình có cấu trúc, giúp các đội ngũ HR có được con số chính xác về sự ổn định của lực lượng lao động. Có 5 bước để tính Employee Retention Rate.

Bước 1: Xác định mục tiêu và khung thời gian

Bắt đầu bằng cách xác định nhóm nhân viên bạn muốn phân tích (ví dụ: nhân viên kỹ thuật, phòng ban Marketing, toàn công ty, …) và khoảng thời gian bạn chọn để đo lường (ví dụ: 6 tháng, 1 năm, 2 năm, …). Việc này đảm bảo tính nhất quán trong tính toán.

Bước 2: Xác định số lượng nhân viên ban đầu (S)

Lấy số lượng nhân viên thuộc nhóm đã chọn vào ngày đầu tiên của kỳ đo lường. Dữ liệu này nên được trích xuất từ hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) hoặc cơ sở dữ liệu nhân viên để đảm bảo độ chính xác.

Bước 3: Xác định số lượng nhân viên còn lại từ nhóm ban đầu

Xác định có bao nhiêu nhân viên từ nhóm ban đầu ở Bước 2 vẫn còn làm việc tại công ty vào ngày cuối cùng của kỳ đo lường. Lưu ý: Employee Retention Rate chỉ theo dõi nhóm nhân viên ban đầu, tức những người đã có mặt từ đầu kỳ, không bao gồm những nhân viên mới được tuyển dụng trong suốt khoảng thời gian đó. Để làm được điều này trong công thức, ta cần tính số nhân viên cuối kỳ trừ đi số nhân viên mới tuyển.

Bước 4: Áp dụng công thức tính

Sử dụng công thức sau để tính toán:

Employee Retention Rate = ((E – N)S) 100%

Trong đó:

E: Tổng số nhân viên vào cuối kỳ.
N: Số nhân viên mới được tuyển dụng trong suốt kỳ.
S: Số nhân viên vào đầu kỳ.

Kết quả sẽ cho biết phần trăm nhân viên thuộc nhóm ban đầu đã ở lại công ty cho đến cuối kỳ.

Bước 5: Phân tích Kết quả

So sánh kết quả bạn đạt được với các giai đoạn trước, tiêu chuẩn ngành hoặc các đội nhóm khác trong tổ chức. Một sự sụt giảm đột ngột có thể là tín hiệu cảnh báo về vấn đề văn hóa, quản lý hoặc thiếu hụt các chương trình gắn kết và phát triển.

So sánh Employee Retention Rate và Employee Turnover Rate

Mặc dù hai thuật ngữ Employee Retention Rate và Employee Turnover Rate đôi khi bị sử dụng lẫn lộn nhưng thực chất chúng có sự khác biệt cốt lõi về mục tiêu đo lường và phạm vi phân tích.

Mục tiêu và phạm vi phân tích

Employee Retention Rate tập trung vào việc đo lường sự ổn định của tổ chức bằng cách theo dõi khả năng giữ lại nhân tài trong một khoảng thời gian cụ thể. Phạm vi của nó chỉ giới hạn ở nhóm nhân viên ban đầu (original cohort) đã có mặt tại công ty vào ngày đầu tiên của kỳ đo lường. Tỷ lệ giữ chân trả lời cho câu hỏi: Bạn đã giữ lại được bao nhiêu phần trăm nhân viên đã có mặt từ đầu kỳ?

Ngược lại, Employee Turnover Rate tập trung vào việc đo lường số lượng nhân viên rời bỏ tổ chức trong cùng khoảng thời gian đó. Phạm vi của nó rộng hơn, bao gồm tất cả nhân viên nghỉ việc (cả tự nguyện và không tự nguyện) bất kể họ được tuyển dụng vào thời điểm nào trong kỳ. Tỷ lệ nghỉ việc phản ánh sự rời đi nói chung của lực lượng lao động.

Mối quan hệ và sự khác biệt trong tính toán

Retention Rate và Turnover Rate có liên quan nhưng không phải là hai mặt đối lập hoàn toàn. Do phạm vi đo lường khác nhau, tổng của chúng không nhất thiết bằng 100%. Ví dụ, một công ty có thể có tỷ lệ giữ chân cao (90%) nhưng tỷ lệ nghỉ việc vẫn ở mức đáng kể (13%). Điều này xảy ra khi có nhiều nhân viên mới được tuyển dụng trong kỳ đã nghỉ việc. Sự rời đi của những nhân viên mới này được tính vào Employee Turnover Rate nhưng không ảnh hưởng đến Employee Retention Rate (vì họ không thuộc nhóm nhân viên ban đầu).

Giá trị thông tin cho chiến lược nhân sự

Cả hai chỉ số đều cần thiết cho việc hoạch định chiến lược. Retention Rate là chỉ báo về sự ổn định dài hạn và hiệu quả của các chính sách phát triển, gắn kết và văn hóa tổ chức trong việc giữ chân những nhân tài đã gắn bó.

Ngược lại, Turnover Rate làm nổi bật mô hình và nguyên nhân của sự ra đi, thường chỉ ra các vấn đề cần giải quyết cấp bách hơn trong các quy trình như tuyển dụng, onboarding hoặc sự hài lòng tổng thể. Việc kết hợp phân tích cả hai chỉ số là điều tối quan trọng để xây dựng một chiến lược lực lượng lao động toàn diện và mạnh mẽ.

Xem thêm: 21+ HR Metrics: Các chỉ số hàng đầu mọi nhân sự cần nắm rõ

Tầm quan trọng của chỉ số Employee Retention Rate

Đo lường Employee Retention Rate mang lại cho đội ngũ Nhân sự (HR) một cái nhìn rõ ràng hơn về sự ổn định của lực lượng lao động và hỗ trợ họ thực hiện các hành động can thiệp có mục tiêu. Chỉ số này hỗ trợ chiến lược HR theo những khía cạnh sau:

Giảm thiểu chi phí nghỉ việc

Các ước tính gần đây cho thấy chi phí để thay thế một nhân viên, đặc biệt là ở các vị trí kỹ thuật và cấp cao, có thể tốn kém từ 80% đến 200% mức lương hàng năm. Các nỗ lực giữ chân nhân viên có mục tiêu giúp giảm đáng kể gánh nặng tài chính từ việc tuyển dụng, đào tạo và hòa nhập nhân viên mới.

Bảo tồn kiến thức của tổ chức

Khi các nhân tài giàu kinh nghiệm rời công ty, tổ chức sẽ mất đi một lượng lớn kiến thức chuyên môn, làm gián đoạn năng suất và hiệu suất kinh doanh tổng thể. Theo dõi Employee Retention Rate cho các vai trò chuyên môn cốt lõi là rất quan trọng để dự đoán khoảng trống kỹ năng và lập kế hoạch kế nhiệm.

Tăng cường năng suất làm việc

Một nhân viên mới có thể mất tới một năm để đạt đến mức năng suất cao nhất. Do đó, việc giữ chân nhân viên là yếu tố then chốt để duy trì hiệu quả, tính liên tục và hiệu suất tổng thể trong các đội nhóm.

Cải thiện sự gắn kết của nhân viên

Hiểu rõ Employee Retention Rate cho phép HR tập trung vào các khía cạnh quan trọng của sự gắn kết, chẳng hạn như xây dựng một môi trường làm việc tích cực, cung cấp mức lương và phúc lợi cạnh tranh, cùng với lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng.

Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược lực lượng lao động

Chỉ số Employee Retention Rate sẽ chỉ ra những khu vực trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực cần được quan tâm như dự báo và lập kế hoạch kịch bản lực lượng lao động. Qua đó, HR có thể hiểu rõ hơn về rủi ro ở các vai trò và phòng ban nhất định.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến Employee Retention Rate?

Để tăng cường Employee Retention Rate, doanh nghiệp cần nhận diện và giải quyết các nguyên nhân cốt lõi khiến nhân tài quyết định rời bỏ. Các yếu tố này thường xoay quanh chất lượng trải nghiệm làm việc, sự phù hợp giữa vai trò và kỹ năng, và khả năng lãnh đạo.

Trải nghiệm của nhân viên

Tương tự như trải nghiệm dịch vụ khách hàng, trải nghiệm không tốt của nhân viên là nguyên nhân hàng đầu khiến nhân sự rời đi bất kể chế độ đãi ngộ có tốt đến đâu.

Việc phải làm việc dưới áp lực căng thẳng quá mức, thiếu sự công nhận hoặc bị đối xử thiếu tôn trọng có thể khiến nhân viên quyết định nghỉ việc chỉ sau một vài sự cố không hài lòng.

Ngoài ra, theo thống kê, nhân viên thường nghỉ việc vì quản lý trực tiếp của họ chứ không phải vì công ty. Sự thiếu chuyên nghiệp, không minh bạch hoặc thiếu hỗ trợ của lãnh đạo là yếu tố gây ra sự thất vọng và muốn rời đi.

Sự phát triển và định hướng sự nghiệp không rõ ràng

Việc phân tích và đánh giá nhân viên không rõ ràng, đầy đủ dẫn đến việc tổ chức thiếu hiểu biết về tiềm năng và mong muốn của đội ngũ.

Khi nhân viên không thấy được con đường phát triển rõ ràng, họ sẽ cảm thấy công việc hiện tại là bế tắc và tìm kiếm cơ hội ở nơi khác để mở rộng kỹ năng và trách nhiệm. Và, việc không được đầu tư vào đào tạo, cố vấn hoặc học hỏi kỹ năng mới làm giảm sự gắn bó. Nhân viên xem công ty là nơi kém hiệu quả trong việc giúp họ đạt được mục tiêu cá nhân.

Công việc không còn đáp ứng nhu cầu hoặc không phù hợp

Sự “phù hợp” giữa nhân viên và vai trò công việc là yếu tố sống còn. Khi vai trò công việc không còn mang lại sự hứng thú hoặc không tận dụng được kỹ năng của nhân viên, Employee Retention Rate sẽ giảm.

Việc giao trách nhiệm quá lớn hoặc không rõ ràng ngay từ đầu sẽ gây áp lực và khiến nhân viên nhanh chóng kiệt sức. Hơn nữa nếu công việc không còn thử thách hoặc ngược lại, không tận dụng được trình độ chuyên môn của nhân viên, họ sẽ rời bỏ công ty để tìm kiếm nơi có thể phát huy tối đa khả năng của mình.

Kết luận

Employee Retention Rate không chỉ là một chỉ số đo lường sự rời đi mà còn phản ánh sức khỏe toàn diện của tổ chức từ văn hóa, lãnh đạo đến chiến lược phát triển nhân tài. Bằng cách tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy sự phát triển, doanh nghiệp có thể tăng cường tỷ lệ giữ chân, giảm thiểu chi phí và xây dựng một lực lượng lao động ổn định, hiệu suất cao để đạt được mục tiêu kinh doanh bền vững.