Cost per Hire là gì? Cách tính Cost per Hire chuẩn nhất

Cost per Hire – Chi phí tuyển dụng trên đầu người – là một trong những chỉ số quan trọng nhất trong quản trị nhân sự hiện đại. Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động và cạnh tranh nhân tài gay gắt, việc kiểm soát chi phí tuyển dụng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Liệu doanh nghiệp của bạn đang chi tiêu hiệu quả hay lãng phí nguồn lực?

Bài viết này, Starttrain sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Cost per Hire: từ định nghĩa, công thức tính chuẩn xác, phân tích các yếu tố cấu thành chi phí, cho đến những chiến lược hành động cụ thể để tối ưu Cost per Hire mà không làm giảm đi chất lượng ứng viên. Bằng cách nắm vững chỉ số này, bạn sẽ có cơ sở vững chắc để lập kế hoạch ngân sách và nâng cao hiệu suất của toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Cost per Hire là gì?

Cost per Hire hay Chi phí tuyển dụng trên đầu người là một chỉ số tuyển dụng quan trọng dùng để đo lường toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình chiêu mộ nhân tài và tuyển dụng nhân viên mới. Đây là thước đo tuyệt vời để đánh giá hiệu suất tài chính của bộ phận HR.

Chi phí này bao gồm mọi khoản mục như:

Chi phí Sourcing: Phí đăng tin tuyển dụng và quảng cáo (Recruitment Advertising Costs).
Chi phí Khuyến khích: Chi phí cho chương trình thưởng giới thiệu nội bộ (Referral Bonus Program Costs).
Chi phí Vận hành: Lương của đội ngũ tuyển dụng, chi phí hệ thống phần mềm ATS.
Chi phí Hậu cần: Các chi phí hành chính và onboarding nhân viên mới.

Các yếu tố cấu thành chi phí Cost per Hire

Để tính toán Cost per Hire chính xác, bạn cần phân tích và tổng hợp mọi chi phí phát sinh trong quy trình tuyển dụng, chia thành hai nhóm chính: chi phí nội bộ (Internal Costs) và chi phí bên ngoài (External Costs).

Chi phí nội bộ (Internal Cost)

Chi phí nội bộ là các khoản chi tiêu và tài nguyên phát sinh từ bên trong doanh nghiệp, chủ yếu liên quan đến nguồn nhân lực và vận hành của công ty:

Chi phí nhân sự tuyển dụng/Sourcing: Đây là chi phí cốt lõi, bao gồm lương, thưởng hiệu suất, phúc lợi và các chế độ đãi ngộ khác dành cho đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tìm kiếm, sàng lọc và tuyển dụng ứng viên.
Chi phí của quản lý tuyển dụng (Hiring Manager Costs): Chi phí này đo lường giá trị thời gian mà các bên quản lý phòng ban dành ra để tham gia phỏng vấn và đánh giá ứng viên. Đây là một chi phí gián tiếp quan trọng, vì thời gian này là thời gian họ không thực hiện các công việc chuyên môn khác, ảnh hưởng đến năng suất tổng thể.
Chi phí hành chính (Administrative Costs): Bao gồm các chi phí hỗ trợ chung cho chức năng tuyển dụng như thuê văn phòng, mua thiết bị làm việc, các chi phí nhỏ như ăn uống hay khách sạn. Nếu khó phân bổ chi phí hành chính chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ lệ phần trăm dựa trên số lượng nhân sự tuyển dụng so với tổng nhân sự hành chính.
Chi phí đào tạo & phát triển: Đây là chi phí đầu tư vào chất lượng đội ngũ tuyển dụng. Nó bao gồm các khóa học trực tuyến, đào tạo ngoại tuyến và các hội thảo chuyên môn nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên tuyển dụng.
Chi phí tuân thủ (Compliance Costs): Bao gồm các chi phí liên quan đến việc giám sát và xử lý các tài liệu pháp lý, thủ tục quy trình để đảm bảo mọi hoạt động tuyển dụng diễn ra theo đúng luật pháp và quy định nội bộ của công ty.

Chi phí bên ngoài (External Cost)

Chi phí bên ngoài là các khoản thanh toán cho bên thứ ba hoặc các dịch vụ/sản phẩm được mua để hỗ trợ quy trình tuyển dụng:

Chi phí Marketing Tuyển dụng: Bao gồm tất cả các khoản chi cho việc thu hút ứng viên như phí đăng tin trên các trang tìm việc, chi phí quảng cáo trên mạng xã hội, các nỗ lực tối ưu hóa SEO cho trang tuyển dụng hoặc chi phí cập nhật website.
Chi phí bên thứ ba & sourcing: Đây là phí dịch vụ trả cho các agency Headhunter, các hiệp hội chuyên nghiệp hoặc các bên cung cấp nguồn ứng viên chất lượng khác. Ngoài ra, nó cũng bao gồm chi phí mua cơ sở dữ liệu thông tin ứng viên hoặc các công cụ tìm kiếm ứng viên cao cấp.
Chi phí công nghệ: Bao gồm chi phí mua, duy trì và nâng cấp các công cụ công nghệ tuyển dụng thiết yếu, như hệ thống quản lý ứng viên (ATS), cơ sở hạ tầng để xử lý đơn ứng tuyển, và chi phí bảo trì hệ thống.
Chi phí sàng lọc & đánh giá: Các chi phí liên quan đến việc đánh giá năng lực ứng viên ban đầu, bao gồm phí sử dụng các bài kiểm tra kỹ năng, trắc nghiệm tâm lý hoặc các công cụ phỏng vấn tự động nhằm đảm bảo ứng viên đạt tiêu chí tuyển dụng cơ bản.
Chi phí kiểm tra lý lịch: Chi phí xác minh ứng viên, bao gồm kiểm tra hồ sơ hình sự, học vấn, tham chiếu, tình trạng tín dụng và tình trạng nhập cư/quyền làm việc để đảm bảo ứng viên đủ điều kiện làm việc.
Chi phí tham gia hội chợ việc làm: Chi phí tổ chức gian hàng tại các sự kiện tuyển dụng, bao gồm thuê thiết bị, chi phí thiết kế, vận chuyển và phí thuê địa điểm cùng nhân lực hỗ trợ.
Chi phí du lịch: Các chi phí phát sinh khi cần di chuyển bao gồm vé máy bay, khách sạn và các chi phí đi lại khác cho cả ứng viên (nếu công ty chi trả) và nhân viên tuyển dụng (nếu cần di chuyển để phỏng vấn).
Chi phí thưởng & khuyến khích: Bao gồm chi phí thưởng giới thiệu (tiền thưởng trả cho nhân viên khi giới thiệu thành công ứng viên) và tiền thưởng ký hợp đồng (khoản tiền trả một lần để khuyến khích nhân viên mới nhận lời mời làm việc).

Công thức tính Cost per Hire

Công thức chuẩn để tính Cost per Hire thường được Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) và các tổ chức quốc tế sử dụng như sau:

Cost per Hire = Tổng chi phí tuyển dụng (nội bộ + bên ngoài)Tổng số nhân viên tuyển dụng thành công trong kỳ

Trong đó:

Tổng Chi phí Tuyển dụng: Là tổng hợp tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến hoạt động tuyển dụng trong một khoảng thời gian nhất định (thường là quý hoặc năm).
Tổng số nhân viên tuyển dụng thành công: Là tổng số ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc và bắt đầu làm việc chính thức trong cùng khoảng thời gian đó.

Tại sao Cost per Hire lại quan trọng với doanh nghiệp?

Kiểm soát ngân sách tuyển dụng

Cost per Hire cho phép các nhà quản lý HR biết chính xác mỗi nhân viên mới đang “tiêu tốn” bao nhiêu, từ đó giúp họ lập kế hoạch ngân sách chính xác và hợp lý hơn cho tương lai.

Đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng

Phân tích Cost per Hire theo từng nguồn giúp xác định kênh nào mang lại ứng viên chất lượng với chi phí tối ưu nhất, cho phép phân bổ lại ngân sách hiệu quả hơn.

Đo lường hiệu suất của team HR

Cost per Hire là một thước đo hiệu quả cho hoạt động của đội ngũ tuyển dụng. Nếu Cost per Hire quá cao, điều đó có thể chỉ ra quy trình đang lãng phí, cần được tinh giản hoặc tự động hóa.

So sánh với tiêu chuẩn ngành

Doanh nghiệp có thể so sánh Cost per Hire của mình với đối thủ cạnh tranh hoặc tiêu chuẩn ngành để biết liệu chi phí tuyển dụng của mình có đang ở mức cạnh tranh hay không.

Xem thêm: HR Data Analytics là gì? Cơ hội việc làm và kỹ năng cần có

Các chiến lược tối ưu Cost per Hire hiệu quả

Giảm thiểu Cost per Hire không có nghĩa là cắt giảm ngân sách tuyển dụng một cách mù quáng, mà là tăng cường hiệu suất sử dụng nguồn lực để đạt được kết quả tuyển dụng tối ưu nhất. Dưới đây là các chiến lược cốt lõi mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Thương hiệu tuyển dụng mạnh là yếu tố then chốt giúp giảm chi phí thu hút ứng viên. Khi doanh nghiệp có danh tiếng tốt, số lượng ứng viên tự ứng tuyển (organic applicants) sẽ tăng lên đáng kể. Điều này làm giảm sự phụ thuộc vào các kênh tốn kém như quảng cáo trả phí trên mạng xã hội, các trang việc làm hay dịch vụ Headhunter. Một chiến lược thương hiệu tuyển dụng hiệu quả giúp bạn tiếp cận ứng viên chất lượng với chi phí thấp hơn nhiều.

Tận dụng tối đa nguồn giới thiệu nội bộ

Chương trình giới thiệu nội bộ được xem là kênh tuyển dụng có Cost per Hire thấp nhất và thường mang lại chất lượng tuyển dụng (Quality of Hire) cao nhất. Chi phí duy nhất ở đây là tiền thưởng giới thiệu, thường thấp hơn nhiều so với phí dịch vụ bên ngoài. Nhân viên hiện tại hiểu rõ văn hóa công ty và yêu cầu công việc, giúp giới thiệu các ứng viên phù hợp, từ đó giảm thời gian và chi phí sàng lọc.

Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng công nghệ

Đầu tư vào hệ thống quản lý ứng viên (ATS) là một biện pháp giảm Internal Costs hiệu quả. Hệ thống ATS giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại như đăng tin, sàng lọc hồ sơ ban đầu, lên lịch phỏng vấn và gửi email phản hồi. Bằng cách tự động hóa, đội ngũ tuyển dụng có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm Time to Hire và trực tiếp giảm chi phí lương/vận hành liên quan đến quy trình kéo dài.

Xây dựng và nuôi dưỡng dữ liệu ứng viên tiềm năng

Việc bắt đầu tìm kiếm ứng viên sau khi có nhu cầu tuyển dụng sẽ tốn kém hơn rất nhiều. Thay vào đó, doanh nghiệp nên liên tục xây dựng và nuôi dưỡng một Talent Pipeline (dữ liệu ứng viên tiềm năng) cho các vị trí quan trọng. Khi có vị trí trống, đội ngũ tuyển dụng có thể tiếp cận ngay danh sách ứng viên đã được sàng lọc, loại bỏ nhu cầu quảng cáo gấp gáp và giảm đáng kể chi phí Sourcing bên ngoài.

Phân tích Cost per Hire theo kênh để tối ưu phân bổ ngân sách

Doanh nghiệp cần thường xuyên phân tích và so sánh Cost per Hire chi tiết theo từng kênh, từng phòng ban, và từng cấp độ vị trí. Việc này giúp nhà quản lý xác định rõ kênh nào đang hoạt động kém hiệu quả và mạnh dạn cắt giảm hoặc tái phân bổ ngân sách từ các kênh chi phí cao sang các kênh chứng minh được hiệu quả về chi phí và chất lượng ứng viên.

Tìm hiểu thêm về HR Metrics and Analytics (Các chỉ số nhân sự quan trọng)

Tổng kết

Cost per Hire không chỉ là một con số, nó là tấm gương phản chiếu sự hiệu quả và chiến lược của toàn bộ quy trình thu hút nhân tài. Việc giảm Cost per Hire một cách thông minh, kết hợp với việc duy trì chất lượng ứng viên, là minh chứng rõ nhất cho sự phát triển của bộ phận nhân sự.

Hãy xem Cost per Hire là một công cụ đo lường liên tục, chứ không phải là một đích đến. Bằng cách thường xuyên đo lường, phân tích và so sánh Cost per Hire với các chỉ số quan trọng khác như Time to Hire và Quality of Hire, doanh nghiệp của bạn sẽ chuyển đổi hoạt động tuyển dụng từ một trung tâm chi phí thành một lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường lao động.