Coaching là gì? Cách xây dựng quy trình Coaching hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh như hiện nay, các công ty không ngừng tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực nội tại. “Coaching” (Huấn luyện) đã nổi lên như một phương pháp hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu này. Vậy, thực chất Coaching là gì, và làm thế nào nó có thể tạo nên sự khác biệt đột phá cho cá nhân và tổ chức? Hãy cùng Starttrain tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.

Coaching là gì?

Coaching là một quá trình hợp tác giữa người huấn luyện (Coach) và người được huấn luyện (Coachee). Khác với việc truyền đạt kiến thức hay đưa ra lời khuyên, trọng tâm là khai phá tiềm năng vốn có của Coachee để họ tự tìm ra giải pháp và đạt được mục tiêu mong muốn.

Theo định nghĩa của liên đoàn huấn luyện quốc tế (International Coaching Federation – ICF), đây là là việc hợp tác với khách hàng trong một quá trình kích thích tư duy và sáng tạo, truyền cảm hứng để tối đa hóa tiềm năng cá nhân và nghề nghiệp của mình.

Các nguyên tắc cốt lõi của Coaching:

• Hướng đến tương lai và hành động: luôn tập trung vào mục tiêu và các bước hành động cụ thể trong tương lai, không tập trung vào việc phân tích lỗi lầm trong quá khứ.
• Khai phá (Discovery): Coach không cung cấp câu trả lời, mà sử dụng các câu hỏi mạnh mẽ (powerful questions) để kích thích Coachee tự suy ngẫm, khám phá các góc nhìn mới và tìm thấy câu trả lời của chính mình.
• Sự tự chủ (Ownership): Coachee hoàn toàn chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động của mình. Coach chỉ là người đồng hành và tạo điều kiện.
• Tối đa hóa tiềm năng: mọi Coachee đều có sẵn trí tuệ, sự sáng tạo và nguồn lực để giải quyết vấn đề của họ.

Vai trò của Coaching là gì?

Coaching đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển toàn diện, mang lại lợi ích sâu rộng cho cả cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp.

Vai trò đối với cá nhân

Phát triển kỹ năng và năng lực chuyên môn: quá trình này giúp Coachee phát triển và rèn luyện các kỹ năng thiết yếu để thành công trong sự nghiệp và cuộc sống. Thông qua các buổi huấn luyện, cá nhân có thể nhận ra các khía cạnh cần cải thiện (như kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, khả năng lãnh đạo, hoặc quản lý cảm xúc), từ đó thiết lập các kế hoạch hành động hiệu quả, biến tiềm năng thành năng lực thực tiễn.

Tăng cường tự nhận thức (Self-Awareness): Một trong những lợi ích cốt lõi là giúp cá nhân hiểu rõ hơn về bản thân, nhận ra các giá trị, niềm đam mê và mục tiêu thực sự trong cuộc sống. Các cuộc trò chuyện sâu sắc và các câu hỏi mạnh mẽ từ Coach sẽ khuyến khích Coachee tự đánh giá, nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và định hình lại con đường phát triển cá nhân một cách có chủ đích.

Đạt được mục tiêu đề ra: Huấn luyện cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để giúp cá nhân xác định mục tiêu rõ ràng, phá vỡ các rào cản và thực hiện các hành động cụ thể. Coach là người đồng hành, khuyến khích Coachee tìm ra những phương án và giải pháp sáng tạo để vượt qua trở ngại, từ đó tiến gần hơn và đạt được mục tiêu cá nhân hoặc nghề nghiệp một cách hiệu quả.

Xây dựng sự tự tin và động lực: Quá trình huấn luyện giúp cá nhân xây dựng nền tảng tự tin vững chắc và tăng cường động lực làm việc. Coach đóng vai trò là nguồn động viên, hỗ trợ, và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Điều này giúp Coachee vượt qua những nghi ngờ, thách thức tâm lý và duy trì sự tự tin cùng động lực mạnh mẽ trong suốt hành trình phát triển của mình.

Xem thêm: L&D là gì? Vai trò và cách xây dựng chiến lược L&D

Vai trò đối với tổ chức và doanh nghiệp

Phát triển lãnh đạo và quản lý kế thừa: Coaching là một công cụ chiến lược để phát triển và nâng cao kỹ năng lãnh đạo cho các nhà quản lý và nhân viên tiềm năng. Qua huấn luyện cá nhân hóa, các lãnh đạo được hỗ trợ để phát triển khả năng ra quyết định, giao tiếp hiệu quả, quản lý thời gian và đặc biệt là kỹ năng xây dựng mối quan hệ làm việc chất lượng cao. Điều này không chỉ củng cố năng lực quản lý hiện tại mà còn chuẩn bị cho đội ngũ kế thừa tương lai.

Coaching giúp tổ chức cải thiện hiệu suất bằng cách tập trung vào việc phát triển và tận dụng tối đa tiềm năng của từng cá nhân. Tuy nhiên, việc đánh giá sự tiến bộ và hiệu suất này cần được đo lường khách quan. Để làm chủ kỹ năng đo lường, phân tích và trực quan hóa hiệu suất kinh doanh, Khóa học Business Intelligence Essentials của Starttrain sẽ trang bị đầy đủ các kiến thức từ Data Modeling đến việc sử dụng Power BI để xây dựng dashboard…

Xây dựng và phát triển đội ngũ tài năng: Huấn luyện là một quá trình liên tục hướng dẫn, tư vấn và đào tạo để giúp nhân viên hoàn thiện năng lực, xây dựng sự gắn kết và khai thác tối đa tiềm năng. Đây là phương pháp hữu ích để xây dựng và duy trì một đội ngũ tài năng mạnh mẽ, nơi mọi nhân viên đều cảm thấy được đầu tư và khuyến khích phát triển.

Đổi mới, giải quyết vấn đề và phát triển giải pháp: Coach cung cấp một khuôn khổ tư duy giúp cá nhân và đội nhóm nhìn nhận các vấn đề phức tạp từ nhiều góc độ mới. Quá trình này khuyến khích sự sáng tạo, khám phá các phương pháp giải quyết vấn đề đột phá và tạo ra những kế hoạch hành động cụ thể, thúc đẩy khả năng đổi mới và phát triển giải pháp hiệu quả cho các thách thức kinh doanh.

Thúc đẩy phát triển cá nhân và chuyên môn: Coaching không chỉ giới hạn ở năng lực công việc mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân toàn diện. Nó giúp Coachee nhận ra và tận dụng những ưu điểm cá nhân, khám phá sở thích và mục tiêu nghề nghiệp, từ đó phát triển kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết để tiến xa hơn và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa Mentorship và Coaching là gì?

Mặc dù cả Mentorship (Cố vấn) và Coaching (Huấn luyện) đều nhằm mục đích phát triển cá nhân, chúng là hai phương pháp khác biệt về vai trò, phạm vi và cách tiếp cận.

Coaching (Huấn luyện): là mối quan hệ chuyên nghiệp tập trung vào việc hỗ trợ cá nhân đạt được các mục tiêu hoặc kỹ năng cụ thể. Coach không phải là chuyên gia trong lĩnh vực của Coachee mà là người tạo điều kiện và đặt câu hỏi.

Quá trình huấn luyện mang tính tập trung cao độ vào các mục tiêu ngắn hạn hoặc các kỹ năng nhất định. Phương pháp hướng dẫn chủ yếu là phản hồi và đặt câu hỏi thách thức Coachee tư duy, giúp họ tự tìm ra giải pháp cho vấn đề của mình. Coachee hoàn toàn làm chủ hành trình và chịu trách nhiệm về các quyết định của bản thân.

Mentorship (Cố vấn): Chia sẻ kinh nghiệm và định hướng dài hạn Mentorship thường liên quan đến một mối quan hệ giữa người cố vấn (Mentor – người có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn sâu rộng) và người được cố vấn. Mentor thường là người từng trải, đóng vai trò là chuyên gia, người truyền đạt kinh nghiệm và cung cấp lời khuyên dựa trên những bài học thực tiễn trong sự nghiệp của họ.

Mối quan hệ này có thể kéo dài theo thời gian, tập trung vào phát triển sự nghiệp tổng thể và cá nhân của người học, không chỉ giới hạn ở các mục tiêu công việc cụ thể. Mentor mang tính chủ động hơn trong việc chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và các bài học thông qua câu chuyện cá nhân.

Tóm lại, Coach giúp bạn tìm thấy con đường của mình bằng cách khai thác tiềm năng sẵn có còn Mentor giúp bạn đi theo con đường mà họ đã thành công bằng cách chia sẻ kinh nghiệm và tri thức.

Ưu và nhược điểm của coaching là gì?

Ưu điểm của huấn luyện

Nâng cao tự chủ và gắn kết nhân viên: Coaching hoạt động dựa trên nguyên tắc tin tưởng vào tiềm năng nội tại của Coachee, từ đó giúp họ tăng cường tự nhận thức về bản thân, giá trị và mục tiêu. Quá trình này khuyến khích sự tự chủ, khiến cá nhân cảm thấy được trao quyền và làm chủ công việc, dẫn đến sự gắn kết mạnh mẽ hơn với tổ chức và sự hài lòng trong công việc.

Thúc đẩy phát triển bền vững và giải quyết vấn đề: Coaching là một chương trình tùy biến cao, tập trung vào việc phát triển kỹ năng chuyên môn và rèn luyện năng lực tư duy, sáng tạo. Bằng cách khuyến khích Coachee tự tìm kiếm giải pháp và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, Coaching cải thiện đáng kể Khả năng giải quyết vấn đề của đội nhóm. Khi niềm tin được xây dựng, nó còn góp phần tạo ra môi trường làm việc cởi mở, từ đó xây dựng Mối quan hệ đội ngũ vững mạnh và thúc đẩy sự đổi mới.

Nhược điểm của Coaching

Tính tiêu tốn thời gian và chi phí Cao: Áp dụng phong cách lãnh đạo, Coaching đòi hỏi nhà quản lý phải dành một lượng thời gian đáng kể để lắng nghe, đặt câu hỏi và đồng hành cùng nhân viên. Việc này có thể là một thách thức, đặc biệt trong các môi trường làm việc nhanh hoặc linh hoạt (Agile). Hơn nữa, các chương trình Coaching chuyên nghiệp, nhất là Executive Coaching, thường đi kèm với chi phí đầu tư cao, có thể là rào cản tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Rủi ro thực hiện và yêu cầu cam kết: Hiệu quả của huấn luyện phụ thuộc rất nhiều vào năng lực chuyên môn của Coach. Nếu Coach thiếu kỹ năng cần thiết hoặc không được giám sát, quá trình này có thể bị lạm dụng và biến thành kiểm soát vi mô (Micromanagement), gây tổn hại đến tinh thần và hiệu suất làm việc.

Đồng thời, Coaching cũng không phù hợp cho mọi tình huống, chẳng hạn như trong các kịch bản khủng hoảng hoặc áp lực cao cần quyết định nhanh chóng. Cuối cùng, huấn luyện đòi hỏi sự cam kết và sẵn lòng thay đổi cao từ phía Coachee, nếu thiếu yếu tố này, quá trình sẽ không thể đạt được kết quả bền vững.

Quy trình coaching hiệu quả trong doanh nghiệp

Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả tối đa, quy trình Coaching trong doanh nghiệp cần tuân thủ một chu trình có cấu trúc, tích hợp việc thiết lập quy tắc ban đầu và đánh giá kết quả cuối cùng.

Thiết lập quy tắc nền tảng (Establish Ground Rules)

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thiết lập quy tắc nền tảng nhằm đảm bảo cả Coach và Coachee hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và cam kết của mối quan hệ Coaching. Coachee phải sẵn lòng tham gia vào quá trình, và hai bên cần xác định rõ ràng mục tiêu, tần suất, và bối cảnh diễn ra các buổi huấn luyện. Việc thiết lập sự đồng thuận và tin tưởng ngay từ đầu là yếu tố then chốt để quy trình diễn ra hiệu quả và đúng hướng.

Thiết lập mục tiêu SMART và đánh giá thực tế (Set Goal & Assess Reality)

Sau khi có sự cam kết ban đầu, quy trình chuyển sang việc xác định mục tiêu và đánh giá thực tế hiện tại của Coachee. Mục tiêu đặt ra cần tuân thủ nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, liên quan và có thời hạn) để đảm bảo tính khả thi và có thể đo lường được tiến độ.

Để hiểu rõ bối cảnh hiện tại, cần đánh giá vị trí của Coachee, các yếu tố ảnh hưởng, và các rào cản đang tồn tại. Một công cụ hữu ích trong bước này là phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) nhằm xác định toàn diện các khía cạnh cần tập trung cải thiện. Việc thu thập và phân tích dữ liệu thực tế này đòi hỏi nền tảng thống kê và Data Analytics vững chắc.

Xây dựng và thăm dò giải pháp (Identify Options & Devise Action Plan)

Bước tiếp theo là khuyến khích Coachee tìm kiếm các Giải pháp tiềm năng và cùng nhau xây dựng kế hoạch hành động. Coach sẽ sử dụng các câu hỏi mạnh mẽ để kích thích Coachee động não, đưa ra nhiều phương án khả thi nhất để đạt được mục tiêu. Sau khi có các lựa chọn, Coach và Coachee sẽ cùng nhau chọn ra phương án tối ưu, xây dựng kế hoạch chi tiết bao gồm các bước, nhiệm vụ, thời hạn và phân công người chịu trách nhiệm. Đây là giai đoạn quan trọng để Coachee thể hiện sự chủ động và quyền sở hữu đối với hành động của mình.

Theo dõi và hỗ trợ liên tục (Follow-up & Support)

Trong suốt quá trình thực hiện, Coach cần duy trì vai trò theo dõi và hỗ trợ liên tục để đảm bảo Coachee đi đúng hướng và vượt qua các thách thức. Coach cung cấp phản hồi thẳng thắn, kịp thời và mang tính xây dựng, cùng với sự động viên cần thiết để Coachee duy trì động lực. Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện kế hoạch, nơi Coach đóng vai trò là người đồng hành, giúp Coachee điều chỉnh hành động và xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.

Đánh giá và ghi nhận kết quả (Evaluate Result)

Cuối cùng, đánh giá và ghi nhận kết quả là bước quan trọng để xác định mức độ hiệu quả của toàn bộ quá trình huấn luyện. Bước này cần được thực hiện định kỳ và bao gồm việc đánh giá: Mức độ đạt được mục tiêu, sự tiến bộ về kỹ năng và nhận thức của Coachee, sự hài lòng của Coachee, và tính phù hợp của phương pháp huấn luyện. Việc Ghi nhận và công nhận những thành công, dù nhỏ, sẽ củng cố sự tự tin và tạo động lực mạnh mẽ cho các mục tiêu phát triển tiếp theo của Coachee trong tương lai.

Kết luận

Tóm lại, để trả lời cho câu hỏi Coaching là gì, có thể thấy rằng đây không chỉ là một phương pháp đào tạo mà là một triết lý phát triển toàn diện cho con người. Bằng cách tập trung vào việc khai phá tiềm năng, tăng cường tự nhận thức và thúc đẩy sự tự chủ, Coaching mang lại những thay đổi sâu sắc và bền vững cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Đối với cá nhân, Coaching là chìa khóa để đạt được các mục tiêu rõ ràng và xây dựng sự tự tin vững chắc. Đối với tổ chức, đây là công cụ chiến lược để phát triển đội ngũ lãnh đạo kế thừa, cải thiện hiệu suất và thúc đẩy đổi mới sáng tạo. Mặc dù có những thách thức về đầu tư thời gian và chi phí, nhưng với một quy trình chuẩn mực và sự cam kết từ Coachee, Coaching chắc chắn sẽ là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích lâu dài và sự phát triển vượt trội trong kỷ nguyên cạnh tranh ngày nay.

Hãy khám phá các khóa học phân tích dữ liệu tại Starttrain ngay hôm nay để làm chủ quyết định dựa trên dữ liệu và đạt được sự phát triển vượt trội trong kỷ nguyên cạnh tranh.