Business Analyst là gì, có gì khác với BI? Học gì để làm BA?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, vai trò của Business Analyst (BA) đã trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Họ không chỉ là người phiên dịch giữa kinh doanh và công nghệ, mà còn là kiến trúc sư định hình lại tương lai hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này, Starttrain sẽ đi sâu vào định nghĩa Business Analyst là gì, những công việc và kỹ năng cốt lõi để giúp bạn hiểu rõ hơn về con đường sự nghiệp đầy tiềm năng này.

Business Analyst là gì?

Business Analyst (BA), hay Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ, là tác nhân của sự thay đổi trong một tổ chức. Để hiểu rõ Business Analyst là gì?, cần biết rằng phân tích nghiệp vụ là một phương pháp tiếp cận có kỷ luật, được sử dụng để giới thiệu và quản lý sự thay đổi trong các tổ chức, dù đó là doanh nghiệp lợi nhuận, chính phủ hay tổ chức phi lợi nhuận.

Các BA làm việc ở mọi cấp độ trong tổ chức, từ việc xác định chiến lược tổng thể, tạo ra kiến trúc doanh nghiệp, đến việc lãnh đạo xác định các mục tiêu và yêu cầu cho các chương trình, dự án hoặc hỗ trợ cải tiến liên tục các quy trình và công nghệ.

Giá trị cốt lõi của phân tích nghiệp vụ nằm ở:

Hiện thực hóa lợi ích kinh doanh.
Tránh được các chi phí không cần thiết.
Nhận diện cơ hội mới.
Hiểu rõ năng lực cần thiết của tổ chức.
Mô hình hóa hoạt động của tổ chức.

Qua việc sử dụng hiệu quả phân tích nghiệp vụ, BA đảm bảo tổ chức đạt được những lợi ích này, từ đó cải thiện triệt để cách thức kinh doanh.

Xem thêm: Top 10 công cụ phân tích dữ liệu phổ biến & tốt nhất

Các tên gọi khác của Business Analyst

Tên gọi cho những người thực hành phân tích nghiệp vụ rất đa dạng, tùy thuộc vào trọng tâm của tổ chức hoặc dự án. Những danh xưng phổ biến bao gồm:

Business Systems Analyst (Chuyên viên phân tích hệ thống nghiệp vụ)

Tập trung vào việc áp dụng công nghệ để giải quyết các vấn đề kinh doanh cụ thể. Họ đóng vai trò cầu nối giữa các yêu cầu nghiệp vụ và các giải pháp công nghệ thông tin. BSA thiết kế cấu trúc hệ thống, đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng đầy đủ và chính xác các nhu cầu của người dùng.

Systems Analyst (Chuyên viên phân tích hệ thống)

Chịu trách nhiệm phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin mới hoặc cải tiến các hệ thống hiện có. Công việc của họ là nghiên cứu tính khả thi kỹ thuật và đề xuất các thay đổi về phần cứng, phần mềm hoặc quy trình. SA đảm bảo rằng các thành phần công nghệ được tích hợp hiệu quả để phục vụ mục tiêu kinh doanh.

Requirements Engineer (Kỹ sư yêu cầu)

Chuyên sâu trong việc thu thập, phân tích, đặc tả và xác thực các yêu cầu của dự án. Vai trò này đảm bảo mọi yêu cầu đều rõ ràng, đầy đủ, và không mâu thuẫn trước khi chuyển giao cho đội ngũ phát triển. RE đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sự thay đổi của yêu cầu trong suốt vòng đời dự án.

Process Analyst (Chuyên viên phân tích quy trình)

Tập trung vào việc nghiên cứu, lập bản đồ và tối ưu hóa các quy trình hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Họ xác định các điểm tắc nghẽn, lãng phí thời gian hoặc chi phí để đề xuất các cải tiến quy trình. Mục tiêu chính là tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro vận hành.

Product Manager (Quản lý sản phẩm)

Là người định hướng chiến lược cho một sản phẩm cụ thể từ góc độ thị trường và khách hàng. Họ xác định sản phẩm cần phải giải quyết vấn đề gì, cho ai, và bằng cách nào để đạt được mục tiêu kinh doanh. PM sử dụng kỹ năng BA để hiểu nhu cầu thị trường và truyền đạt tầm nhìn sản phẩm.

Product Owner (Chủ sở hữu sản phẩm)

Chịu trách nhiệm tối đa hóa giá trị của sản phẩm được tạo ra bởi Đội Phát triển trong các phương pháp Agile. PO quản lý và ưu tiên Product Backlog (danh sách công việc sản phẩm) dựa trên phản hồi của khách hàng và lợi ích kinh doanh. Vị trí này đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu sắc về yêu cầu người dùng và thị trường.

Enterprise Analyst (Chuyên viên phân tích doanh nghiệp)

Làm việc ở cấp độ chiến lược, tập trung vào việc hiểu các khả năng, cấu trúc và nhu cầu của toàn bộ tổ chức. Họ xác định các cơ hội đầu tư, phát triển chiến lược và mô hình kinh doanh. EA đóng vai trò trong việc định hình các chương trình và sáng kiến lớn của doanh nghiệp.

Business Architect (Kiến trúc sư nghiệp vụ)

Xây dựng mô hình toàn diện về cách thức hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các quy trình, thông tin, tổ chức và công nghệ. Họ đảm bảo các dự án và sáng kiến mới phù hợp với tầm nhìn chiến lược và kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp. Vai trò này giúp giảm sự phức tạp và tối ưu hóa đầu tư.

Management Consultant (Tư vấn quản lý)

Được thuê để cung cấp sự khách quan và chuyên môn nhằm giải quyết các thách thức kinh doanh phức tạp. Họ sử dụng kỹ năng phân tích nghiệp vụ để chẩn đoán vấn đề, đề xuất giải pháp chiến lược và hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện thay đổi. Ngoài ra, các vai trò như Business Intelligence Analyst và Data Scientist cũng thường xuyên sử dụng các kỹ năng BA trong công việc hàng ngày.

Công việc của Business Analyst là gì?

Business Analyst có thể đảm nhận nhiều chức năng khác nhau trong hầu hết mọi ngành nghề, từ công nghệ, tài chính, đến sản xuất. Tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên môn và trọng tâm của công ty, công việc của BA có thể được chia thành các nhóm trách nhiệm chính sau:

Phân tích và quản lý yêu cầu

Đây là vai trò nền tảng, tập trung vào việc biến nhu cầu kinh doanh thành yêu cầu cụ thể cho đội ngũ phát triển.

Xác định vấn đề và mục tiêu: Làm việc với các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu kinh doanh, thách thức và mục tiêu mong muốn.
Thu thập yêu cầu (Requirements Gathering): Sử dụng các kỹ thuật như phỏng vấn, khảo sát, tổ chức workshop để thu thập các yêu cầu chi tiết.
Phân tích yêu cầu: Đánh giá tính khả thi, độ ưu tiên và sự nhất quán của các yêu cầu.

Mô hình hóa và tài liệu hóa

Công việc này liên quan đến việc xây dựng và duy trì các mô tả chi tiết về cả nhu cầu và giải pháp, thường đảm nhận vai trò của một Specifications Writer hoặc Requirements Manager.

Tạo tài liệu: Xây dựng các tài liệu nghiệp vụ chuẩn hóa như Business Requirement Document (BRD), Functional Specification Document (FSD) hoặc User Stories.
Mô hình hóa quy trình: Sử dụng các công cụ như BPMN (Business Process Model and Notation), Flowcharts hoặc Use Case Diagrams để trực quan hóa quy trình kinh doanh hiện tại và quy trình mong muốn.
Cung cấp giải pháp (Solutions Provider): Đề xuất và định nghĩa các giải pháp tối ưu, thường là giải pháp công nghệ để giải quyết các vấn đề đã được xác định.

Phối hợp, đảm bảo chất lượng và hỗ trợ

BA hoạt động như một cầu nối liên tục giữa các phòng ban và còn tham gia trực tiếp vào việc kiểm soát chất lượng và hỗ trợ người dùng. Vai trò này giúp BA trở thành một Change Agent (Tác nhân Thay đổi) hiệu quả.

Cầu nối truyền thông và phối hợp liên phòng ban: Đóng vai trò là điểm liên lạc chính giữa kinh doanh, kỹ thuật, và các bên liên quan khác. BA cũng chịu trách nhiệm điều phối công việc và thông tin giữa nhiều phòng ban (cross-functional coordination).
Kiểm thử và đảm bảo chất lượng (QA): Phối hợp thực hiện Kiểm thử Chấp nhận Người dùng (UAT) để đảm bảo sản phẩm/giải pháp đáp ứng đúng chất lượng và yêu cầu ban đầu.
Hỗ trợ khách hàng: BA có thể chuyên sâu vào các hoạt động hỗ trợ khách hàng (Client Support), tập trung vào các giai đoạn tiền bán hàng (pre-sales), dịch vụ khách hàng (customer service), quan hệ khách hàng (client relationships), và quản lý tài khoản.
Cải tiến quy trình nội bộ: Nhiều BA tập trung vào việc phân tích và tối ưu hóa các quy trình vận hành nội bộ trong tổ chức nhằm tăng hiệu suất và giảm chi phí.

Sự khác biệt giữa Business Intelligence Analyst và Business Analyst là gì?

Hiểu về Business Intelligence Analyst

Để so sánh hai vai trò này, trước hết cần hiểu rõ về Business Intelligence (BI). BI hay kinh doanh thông minh, là quá trình thu thập, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin để giúp những nhà điều hành cấp cao đưa ra các quyết định sáng suốt phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Mục đích của BI là giúp tổ chức tăng doanh thu, cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Business Intelligence Analyst (BIA) là người phân tích dữ liệu để chuẩn bị các báo cáo tài chính và tình báo thị trường. Công việc của BIA bao gồm thu thập và khai thác dữ liệu, xây dựng kho dữ liệu, tiêu hủy các dữ liệu đã lỗi thời, thực hiện đánh giá dữ liệu và Phân tích cùng các hệ thống ngôn ngữ lập trình. Nhà phân tích kinh doanh thông minh cần thành thạo ngôn ngữ lập trình máy tính, công cụ phần mềm BI, công nghệ và hệ thống.

Trở thành Business Intelligence Analyst qua khóa học Business Intelligence Essentials

Mối liên hệ và sự khác biệt

Mối liên hệ giữa BA và BIA là cả hai đều hướng đến mục tiêu chung: giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp hoạt động, nâng cao hiệu quả và phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, hai lĩnh vực này có sự khác biệt rõ rệt về trọng tâm và phương pháp phân tích, tạo nên sự phân tách về mục đích, cách sử dụng dữ liệu và công cụ.

Về mục đích phân tích: Sự khác biệt rõ ràng nhất nằm ở mục đích. Business Intelligence (BI) sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định điều gì đã xảy ra trong một tổ chức. Đây được gọi là phân tích Mô tả (Descriptive Analysis), tập trung vào việc tóm tắt và trình bày dữ liệu quá khứ. Ngược lại, Business Analyst (BA) sử dụng những dữ liệu này để xác định lý do tại sao những điều đó lại xảy ra, từ đó đưa ra dự đoán về tương lai. Do đó, BA thực hiện nghiêng nhiều hơn về phân tích dự đoán (Predictive Analysis).
Về cách thức ứng dụng: BI thường được áp dụng để hiểu các hoạt động kinh doanh bằng cách xác định các quy trình trong quá khứ đã ảnh hưởng như thế nào đến các chỉ số hiệu suất. Thông qua các báo cáo và trực quan hóa dữ liệu, BI trả lời câu hỏi về hiệu suất hiện tại. Mặt khác, BA sử dụng thông tin từ BI để đào sâu hơn, xác định lý do tại sao các quy trình lại ảnh hưởng đến KPI theo cách như vậy và quan trọng nhất là giúp xây dựng các mô hình để dự đoán những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến các KPI đó như thế nào trong tương lai.
Về công cụ và kỹ thuật: Do tính chất của phân tích dự đoán, công cụ của BA thường tiên tiến hơn về mặt toán học so với công cụ BI. BA liên quan đến phân tích thống kê và các quy trình phức tạp như Machine Learning để xây dựng mô hình dự báo. Trong khi đó, các công cụ cốt lõi của BIA bao gồm ngôn ngữ lập trình, SQL, công cụ phần mềm BI chuyên dụng và các hệ thống kho dữ liệu để khai thác và trực quan hóa dữ liệu.

Tóm lại, BI cung cấp phân tích mô tả để nhìn vào quá khứ, trong khi BA cung cấp phân tích dự đoán để xây dựng giải pháp cho tương lai.

Xem thêm: Data Analytics là gì? Có điểm gì khác với Data Analysis

Các kỹ năng cần có ở một Business Analyst là gì?

Để thành công trong vai trò Business Analyst, bạn cần trang bị một bộ kỹ năng đa dạng, bao gồm cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm nhằm đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Vậy các kỹ năng cần có ở một Business Analyst là gì?

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Đây là kỹ năng mềm quan trọng nhất của BA. Với bản chất công việc là trung gian, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác với nhiều bên liên quan như người sử dụng, khách hàng, quản lý cấp cao và nhóm phát triển phần mềm. BA cần thể hiện khả năng giao tiếp rõ ràng và súc tích khi truyền đạt thông tin liên quan đến yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu và kết quả kiểm tra.

Sự rõ ràng trong giao tiếp thường đóng vai trò quyết định sự thành công của một dự án. Ngoài ra, kỹ năng ngoại ngữ và khả năng sử dụng văn bản để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cũng là những yếu tố quan trọng đối với sự nghiệp của một BA chuyên nghiệp.

Kỹ năng phân tích

Để trở thành một Business Analyst xuất sắc, bạn cần sở hữu kỹ năng phân tích mạnh mẽ để đảm bảo rằng nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và được truyền đạt một cách chính xác vào các sản phẩm.

Công việc của một BA thường xuyên đòi hỏi phân tích dữ liệu, tài liệu, kết quả khảo sát từ người dùng cuối và các quy trình làm việc hiện có để xác định các khu vực cần được cải thiện hoặc tối ưu hóa nhằm giải quyết các vấn đề kinh doanh. Khả năng tư duy logic và phân tích sâu sắc là một lợi thế quan trọng để đưa ra các giải pháp có cơ sở.

Kỹ năng công nghệ

Mặc dù không nhất thiết phải là lập trình viên, một Business Analyst cần phải có kiến thức nền tảng vững chắc về công nghệ. Kỹ năng công nghệ giúp BA nắm rõ các ứng dụng hiện tại, nhận thức về các thành tựu có thể đạt được thông qua các nền tảng công nghệ sẵn có và áp dụng các công nghệ mới vào giải pháp.

Ngoài ra, kiến thức về kiểm thử phần mềm và thiết kế hệ thống kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích kỹ thuật. BA cần linh hoạt sử dụng ngôn ngữ kinh doanh khi tương tác với khách hàng, đồng thời phải sở hữu vốn từ kỹ thuật đủ để giao tiếp hiệu quả với nhóm phát triển.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

Ngành công nghệ thông tin (IT) luôn thay đổi rất nhanh và công việc của BA cũng thường xuyên phải thích nghi với sự biến đổi này. Khi xây dựng các giải pháp kinh doanh, BA phải đối mặt với nhiều rủi ro và sự không chắc chắn. Khả năng tìm cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, linh hoạt và tiến triển thành công trong dự án là yếu tố then chốt. Bên cạnh đó, BA nên có khả năng đánh giá tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và chọn ra một hướng xử lý hợp lý với tình hình và ràng buộc của các bên.

Kỹ năng quản lý và tổ chức

Khả năng quản lý là một kỹ năng mềm cần thiết. Mặc dù không phải là quản lý dự án (Project Manager), BA vẫn cần có các kỹ năng tổ chức và quản lý dự án cơ bản như lập kế hoạch phạm vi dự án (Scope Planning), xử lý yêu cầu thay đổi (Change Request Management), dự báo ngân sách và quản lý giám sát để đảm bảo tất cả các bên trong dự án duy trì các ràng buộc về thời gian đã quy định.

Kỹ năng thuyết phục và đàm phán

Trong quá trình làm việc, BA thường xuyên phải dung hòa các lợi ích và ưu tiên khác nhau từ các bên liên quan. Do đó, kỹ năng đàm phán phải được sử dụng thường xuyên để đạt được mục tiêu chung của công ty, đồng thời cung cấp một giải pháp phù hợp cho khách hàng. Kỹ năng thuyết phục mạnh mẽ giúp BA duy trì mối quan hệ tốt với các nhóm nội bộ cũng như với các đối tác bên ngoài.

Kết luận

Tóm lại, để trả lời câu hỏi Business Analyst là gì thì đây là một vị trí chiến lược, đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự thay đổi và tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức. Từ việc phân tích dữ liệu, giải quyết vấn đề, cho đến việc đàm phán và quản lý yêu cầu, BA tổng hợp một loạt các kỹ năng đa dạng để đảm bảo mọi dự án đều mang lại giá trị kinh doanh tối đa.

Nếu bạn đam mê công việc kết hợp giữa tư duy kinh doanh sắc bén và hiểu biết công nghệ, con đường Business Analyst chắc chắn là một lựa chọn đầy hứa hẹn. Hãy bắt đầu trau dồi các kỹ năng cốt lõi ngay hôm nay để trở thành tác nhân thay đổi mạnh mẽ trong kỷ nguyên số.