Absenteeism là gì? Công thức và cách giảm Absenteeism Rate

Absenteeism Rate (Tỷ lệ vắng mặt) là một trong những chỉ số nhân sự (HR Metrics) quan trọng nhất, phản ánh mức độ cam kết, sự hài lòng và sức khỏe tổng thể của đội ngũ nhân viên. Tỷ lệ này cao không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn làm suy yếu văn hóa tổ chức và đội chi phí không cần thiết. Nếu bạn là nhà quản lý, HR Manager hay chủ doanh nghiệp, việc hiểu rõ và kiểm soát chỉ số này là điều kiện tiên quyết để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Absenteeism là gì?

Absenteeism (hay Tình trạng vắng mặt thường xuyên) là thuật ngữ dùng để mô tả việc nhân viên vắng mặt tại nơi làm việc mà không có kế hoạch từ trước do bệnh tật hoặc các nguyên nhân ngoài dự kiến khác. Tình trạng vắng mặt này có thể được đo lường ở cấp độ cá nhân, đội nhóm hoặc toàn bộ tổ chức và mỗi con số đều phản ánh được tình trạng nhân sự của doanh nghiệp.

Absenteeism Rate (Tỷ lệ vắng mặt/Tỷ lệ không phép) là chỉ số đo lường tần suất nhân viên nghỉ làm ngoài kế hoạch. Các lý do vắng mặt phổ biến bao gồm bệnh tật (thể chất hoặc do căng thẳng, kiệt sức) hoặc các trường hợp đột xuất khác như phải chăm sóc con cái bị ốm.

Lưu ý rằng chỉ số này không bao gồm các ngày nghỉ phép đã được phê duyệt trước, nghỉ lễ hoặc việc đi làm muộn.

Giống như tỷ lệ nghỉ việc (Employee Turnover), Absenteeism được xem là một hành vi làm việc tiêu cực. Mặc dù một mức độ vắng mặt nhất định là điều bình thường, tỷ lệ cao bất thường có thể là dấu hiệu cảnh báo về các vấn đề nghiêm trọng trong tổ chức, chẳng hạn như tinh thần nhân viên xuống thấp, sự hài lòng công việc kém, sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống hoặc một văn hóa công ty căng thẳng. Do đó, việc so sánh Absenteeism Rate của công ty bạn với các tiêu chuẩn ngành (industry benchmarks) là cần thiết để đánh giá mức độ cấp bách của vấn đề.

Xem thêm: 100+ HR Metrics: Các chỉ số nhân sự hàng đầu cần nắm rõ

Công thức tính Absenteeism Rate

Việc tính toán Absenteeism Rate giúp doanh nghiệp có một thước đo khách quan để so sánh hiệu suất giữa các phòng ban, các kỳ làm việc, và đánh giá hiệu quả của các chính sách nhân sự.

Công thức tính

Công thức phổ biến và chuẩn xác nhất để tính Tỷ lệ vắng mặt là:

Giải thích chi tiết các thành phần:

Tổng số ngày vắng mặt (Total Absent Days): Là tổng số ngày (hoặc giờ) mà nhân viên vắng mặt 100% tại nơi làm việc mà không được lên kế hoạch trước trong kỳ đo lường. Dữ liệu về số ngày nghỉ và ngày vắng mặt thường được lưu trữ trong hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) của công ty.
Tổng số ngày làm việc theo kế hoạch (Total Available Workdays): Đây là tổng số ngày làm việc mà toàn bộ nhân viên được dự kiến phải làm việc trong kỳ. Để tính con số này, bạn cần lấy tổng số ngày trong kỳ đo lường, sau đó trừ đi các ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ chính thức và các ngày nghỉ tự nguyện/nghỉ phép có kế hoạch. Mục đích là để xác định chính xác số ngày mà nhân viên lẽ ra phải có mặt tại công ty.

Ví dụ cụ thể cách tính Absenteeism Rate

Để minh họa, chúng ta sẽ áp dụng công thức tính Absenteeism Rate cho một công ty với các dữ liệu trong tháng 4 năm 2025 như sau:

Kỳ đo lường: Tháng 4 năm 2025 (có 30 ngày).
Tổng số nhân viên: 112 người.
Tổng số ngày vắng mặt không theo kế hoạch (đột xuất) trong tháng: 15 ngày.

Đầu tiên, chúng ta cần xác định số ngày làm việc thực tế (trừ ngày nghỉ theo quy định):

Tháng 4/2025 có 30 ngày.
Ngày nghỉ cuối tuần (Giả sử 4 tuần x 2 ngày): 8 ngày.
Ngày nghỉ lễ: Giỗ Tổ Hùng Vương (7/4) và Ngày Giải phóng (30/4): 2 ngày.
Tổng ngày nghỉ theo kế hoạch: 8 + 2 = 10 ngày.
Số ngày làm việc thực tế trong tháng: 30 – 10 = 20 ngày.

Bây giờ, chúng ta sẽ thực hiện tính toán qua hai bước:

Bước 1: Tính tổng số ngày làm việc theo kế hoạch. Đây là tổng số ngày làm việc dự kiến của toàn bộ nhân viên trong kỳ:

Tổng ngày làm việc = 112 nhân viên*20 ngày= 2.240 ngày

Bước 2: Áp dụng công thức tính Absenteeism Rate. Thay các giá trị vào công thức tính tỷ lệ vắng mặt:

Absenteeism Rate = (15 / 2.240)*100% ≈ 0,67%

Vậy, tỷ lệ vắng mặt của công ty ngày trong tháng 4/2025 là 0.67%.

Tác động của Absenteeism Rate đối với doanh nghiệp như thế nào?

Tỷ lệ vắng mặt cao gây ra những tác động tiêu cực, đôi khi khá nặng nề, đến nhiều khía cạnh của tổ chức. Absenteeism Rate cao tác động trực tiếp lên năng suất lao động, chi phí vận hành, tinh thần nhân viên, chất lượng công việc và hình ảnh thương hiệu.

Giảm năng suất lao động và ảnh hưởng chất lượng công việc

Khi Absenteeism Rate tăng cao, công ty đối mặt với sự thiếu hụt nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ. Khối lượng công việc tồn đọng hoặc phải phân bổ gấp rút cho các nhân viên đang làm việc, dẫn đến việc quá tải và suy giảm đáng kể năng suất lao động chung. Hơn nữa, việc giao phó công việc cho những nhân viên không chuyên trách có thể làm giảm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

Tăng chi phí vận hành và chi phí lao động

Sự vắng mặt đột xuất đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí phát sinh không mong muốn. Chi phí này bao gồm chi phí thuê nhân viên tạm thời để bù đắp khoảng trống hoặc phổ biến hơn là chi phí trả thêm giờ cho nhân viên hiện tại để họ hoàn thành phần việc của đồng nghiệp vắng mặt. Về lâu dài, Absenteeism Rate cao còn gián tiếp làm tăng chi phí tuyển dụng (Cost per hire) và đào tạo, khi nhân viên kiệt sức vì làm thêm giờ liên tục và quyết định nghỉ việc.

Suy giảm tinh thần làm việc của nhân viên (Employee Morale)

Đây là một trong những tác động tiêu cực nhất. Những nhân viên thường xuyên phải “gánh team” và làm thêm giờ để bù đắp cho đồng nghiệp vắng mặt sẽ cảm thấy vô cùng bất công, áp lực và không được tôn trọng. Sự bất mãn này dễ dàng lan rộng, tạo ra một môi trường làm việc độc hại, làm giảm sự gắn kết (Employee Engagement) và động lực làm việc. Nếu không được giải quyết, tình trạng này có thể khiến nhân viên tốt cũng bắt đầu có xu hướng vắng mặt hoặc tìm kiếm cơ hội làm việc ở môi trường khác.

Ảnh hưởng hình ảnh công ty (Employer Branding)

Absenteeism Rate cao là một dấu hiệu phản ánh văn hóa và môi trường làm việc có vấn đề. Khi tỷ lệ vắng mặt thường xuyên vượt quá mức trung bình, hình ảnh công ty sẽ bị đánh giá tiêu cực không chỉ trong mắt khách hàng mà còn đối với ứng viên tiềm năng. Điều này làm giảm khả năng thu hút nhân tài và gây khó khăn lớn hơn cho quá trình tuyển dụng.

Nguyên nhân phổ biến làm tăng Absenteeism Rate là gì?

Việc tìm hiểu và xác định các nguyên nhân gốc rễ là bước thiết yếu để phát triển chiến lược giảm thiểu Absenteeism Rate hiệu quả. Tỷ lệ vắng mặt có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố đa dạng, bao gồm cả những vấn đề nội bộ tại nơi làm việc và các thách thức cá nhân bên ngoài.

Lý do cá nhân (Personal Reasons)

Những vấn đề cá nhân không thể lường trước thường là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến vắng mặt đột xuất:

Vấn đề sức khỏe: Bệnh tật, chấn thương, hoặc các tình trạng sức khỏe mãn tính buộc nhân viên phải nghỉ làm để điều trị hoặc phục hồi.
Trường hợp khẩn cấp gia đình: Các sự kiện bất ngờ liên quan đến người thân, như tai nạn, ốm đau, hoặc nhu cầu chăm sóc cấp thiết, khiến nhân viên phải vắng mặt ngoài kế hoạch.
Nghĩa vụ cá nhân: Các cam kết hoặc nghĩa vụ riêng tư (như các cuộc hẹn pháp lý, chuyển nhà, hoặc các vấn đề cá nhân quan trọng khác) cũng có thể dẫn đến việc nhân viên phải nghỉ làm.

Thiếu hài lòng công việc (Job Dissatisfaction)

Khi nhân viên không cảm thấy hài lòng hoặc không có động lực với công việc, họ có xu hướng dễ dàng bỏ qua trách nhiệm đi làm:

Tinh thần làm việc thấp: Sự thiếu hài lòng, thiếu động lực, hoặc cảm giác không được đánh giá cao có thể khiến nhân viên ít gắn kết hơn và dễ dàng vắng mặt.
Kiệt sức (Burnout): Khối lượng công việc quá tải, giờ làm việc kéo dài, và thiếu cân bằng giữa công việc – cuộc sống dẫn đến sự kiệt quệ về thể chất và tinh thần, làm tăng đáng kể nguy cơ vắng mặt.
Mâu thuẫn tại nơi làm việc: Mối quan hệ căng thẳng với đồng nghiệp hoặc cấp trên, tình trạng quấy rối, hoặc môi trường làm việc độc hại có thể làm giảm tinh thần và khiến nhân viên tìm cách tránh xa công ty.

Văn hóa và quản lý nội bộ (Workplace Culture)

Văn hóa và cách thức quản lý của doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc định hình thói quen đi làm:

Thiếu trách nhiệm giải trình: Các chính sách về chuyên cần không nhất quán hoặc quá dễ dãi có thể tạo ra một môi trường mà việc vắng mặt không được xem xét nghiêm túc.
Quản lý kém hiệu quả: Lãnh đạo thiếu năng lực, quản lý quá chi tiết (micromanagement), hoặc thiếu giao tiếp rõ ràng đều có thể tác động tiêu cực đến tinh thần và sự chuyên cần của nhân viên.
Thiếu sự công nhận: Việc không ghi nhận và khen thưởng sự chuyên cần hoặc hiệu suất làm việc tốt có thể làm giảm động lực, khiến nhân viên cảm thấy sự nỗ lực của họ không được đền đáp xứng đáng.

Yếu tố bên ngoài (External Factors)

Một số yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp vẫn có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ vắng mặt:

Vấn đề giao thông: Các vấn đề về phương tiện đi lại không đáng tin cậy hoặc không đầy đủ có thể cản trở nhân viên đến nơi làm việc đúng giờ hoặc thậm chí không thể đến.
Trách nhiệm gia đình: Việc chăm sóc con cái, cha mẹ lớn tuổi, hoặc các thành viên khác trong gia đình đôi khi xung đột với lịch trình làm việc, dẫn đến sự vắng mặt.
Thách thức cá nhân khác: Các vấn đề cá nhân nghiêm trọng như khó khăn tài chính, xung đột gia đình, hoặc các vấn đề lạm dụng chất kích thích cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng duy trì sự hiện diện nhất quán tại nơi làm việc.

Bằng cách xác định và giải quyết các yếu tố cụ thể đóng góp vào Absenteeism Rate trong tổ chức của mình, bạn có thể phát triển các chiến lược mục tiêu, xây dựng một môi trường làm việc hỗ trợ và gắn kết hơn, từ đó giảm tỷ lệ vắng mặt và cải thiện năng suất tổng thể.

Một số phương pháp giảm tỷ lệ vắng mặt hiệu quả

Việc thực hiện các chiến lược hiệu quả nhằm giảm tỷ lệ vắng mặt là vô cùng quan trọng để duy trì lực lượng lao động năng suất và gắn kết. Bằng cách giải quyết các yếu tố tiềm ẩn gây ra tình trạng Absenteeism, nhà tuyển dụng có thể thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực, xây dựng văn hóa chuyên cần và trách nhiệm.

Thiết lập chính sách nghỉ phép và hệ thống theo dõi chuyên cần

Tính minh bạch và nhất quán là chìa khóa. Doanh nghiệp cần xây dựng một khuôn khổ rõ ràng:

Thiết lập chính sách nghỉ phép rõ ràng và công bằng: Xác định rõ ràng các kỳ vọng, quy trình xin nghỉ, và hậu quả đối với tình trạng vắng mặt quá mức.
Sử dụng hệ thống theo dõi chuyên cần: Ứng dụng phần mềm hoặc hệ thống theo dõi để thu thập và phân tích dữ liệu Absenteeism Rate một cách chính xác. Việc này giúp xác định các mô hình vắng mặt bất thường và các khu vực cần quan tâm.

Thúc đẩy các chương trình sức khỏe và lựa chọn làm việc linh hoạt

Đầu tư vào sức khỏe và sự cân bằng cuộc sống của nhân viên là chiến lược phòng ngừa hiệu quả nhất:

Cung cấp các sáng kiến chăm sóc sức khỏe (Wellness Programs): Triển khai các chương trình hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần như khám sức khỏe định kỳ, thử thách thể lực, hoặc chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP – Employee Assistance Programs).
Cân nhắc các thỏa thuận làm việc linh hoạt: Cung cấp các lựa chọn làm việc từ xa (remote/hybrid), lịch làm việc nén (compressed workweeks), hoặc giờ giấc linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cá nhân của nhân viên và thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Cải thiện điều kiện nơi làm việc và nuôi dưỡng văn hóa công ty tích cực

Môi trường làm việc thoải mái và hỗ trợ sẽ tạo động lực cho nhân viên muốn đến công ty:

Đầu tư vào điều kiện vật chất: Cải thiện các yếu tố như thiết bị làm việc tiện nghi (ergonomic workstations), ánh sáng phù hợp và nhiệt độ thoải mái để tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi.
Thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở: Khuyến khích giao tiếp hai chiều, tạo cơ hội cho phản hồi và giải quyết các mối lo ngại kịp thời để xây dựng niềm tin và sự gắn kết.
Công nhận và khen thưởng: Ghi nhận và khen thưởng sự chuyên cần tốt và hiệu suất cao để tạo động lực cho nhân viên và củng cố các hành vi mong muốn.

Đưa ra cơ chế khen thưởng và công nhận sự chuyên cần tốt

Tạo động lực tích cực thông qua các chương trình khuyến khích:

Thực hiện chương trình thưởng chuyên cần: Áp dụng các chương trình ưu đãi như tiền thưởng, thêm ngày nghỉ có lương (PTO), hoặc phần thưởng nhỏ cho hồ sơ chuyên cần hoàn hảo hoặc xuất sắc.
Công khai ghi nhận: Công khai vinh danh và chúc mừng những nhân viên có tỷ lệ chuyên cần nổi bật để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đi làm nhất quán.

Giải quyết nguyên nhân gốc rễ thông qua phản hồi và kỷ luật thích hợp

Một phương pháp tiếp cận cân bằng giữa hỗ trợ và trách nhiệm giải trình là cần thiết:

Thu thập phản hồi của nhân viên: Tiến hành các cuộc khảo sát định kỳ hoặc các cuộc họp 1-1 để nắm bắt các yếu tố đóng góp vào Absenteeism. Cung cấp các chương trình tư vấn hoặc hỗ trợ để giúp nhân viên quản lý các thách thức cá nhân hoặc công việc có thể dẫn đến vắng mặt.
Thực hiện các biện pháp kỷ luật đối với hành vi vắng mặt quá mức: Thiết lập quy trình kỷ luật rõ ràng và nhất quán để giải quyết tình trạng vắng mặt quá mức, bao gồm cảnh cáo, đình chỉ hoặc chấm dứt hợp đồng lao động (như là biện pháp cuối cùng). Đảm bảo rằng các biện pháp kỷ luật được áp dụng công bằng, vô tư và được ghi chép lại đầy đủ.

Bằng cách áp dụng một phương pháp tiếp cận toàn diện, kết hợp các chiến lược chủ động, sáng kiến hỗ trợ và các chính sách rõ ràng, nhà tuyển dụng có thể giảm Absenteeism Rate một cách hiệu quả, xây dựng lực lượng lao động gắn kết hơn và cuối cùng là cải thiện năng suất và sự thành công chung của tổ chức.

Ứng dụng các công cụ Business Intelligence để trực quan hóa dữ liệu vắng mặt giúp HR nhận diện và dự đoán nhanh chóng các thay đổi về nhân sự trong tổ chức.

Kết luận

Absenteeism Rate là một chỉ số đòi hỏi sự theo dõi liên tục và chiến lược can thiệp kịp thời. Khi doanh nghiệp chủ động giải quyết các vấn đề gốc rễ, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến sức khỏe tinh thần và sự gắn kết, không chỉ tỷ lệ vắng mặt được cải thiện mà năng suất và văn hóa doanh nghiệp cũng được nâng lên đáng kể.