Training là gì? Quy trình training và các hình thức đào tạo

Training (đào tạo) không chỉ là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực nhân sự mà còn là một chiến lược then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh, thích ứng với mọi thay đổi của thị trường. Vậy, chính xác thì training là gì, và làm thế nào để xây dựng một chương trình đào tạo mang lại hiệu quả cao nhất?

Training là gì?

Training là quá trình có hệ thống nhằm trang bị hoặc cải thiện kiến thức, kỹ năng (skills) và thái độ (attitude) cần thiết cho nhân viên để họ có thể thực hiện công việc hiện tại hoặc chuẩn bị cho các vai trò, trách nhiệm mới trong tương lai.

Nói một cách đơn giản, training là cầu nối lấp đầy khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân viên với năng lực mà công việc hoặc tổ chức yêu cầu. Quá trình này thường bao gồm các hoạt động học tập có cấu trúc, được thiết kế để tạo ra sự thay đổi tích cực và có thể đo lường được trong hành vi và hiệu suất làm việc của người học.

Để nhân viên có thể thực hiện công việc ở tiêu chuẩn cao nhất có thể, họ phải được đào tạo một cách hiệu quả (effective) và hiệu suất (efficient). Đào tạo hiệu quả đồng nghĩa với việc các hoạt động đã đạt được các kết quả đầu ra cụ thể theo yêu cầu.

Ngoài ra, nhân viên cần được trang bị hoặc duy trì các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc, hướng dẫn người khác và giám sát công việc. Việc thiếu đào tạo có thể là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến các vấn đề chất lượng nghiêm trọng trong vận hành. Do đó, đào tạo hiệu quả cần phải đảm bảo tính kinh tế, biến thời gian và ngân sách chi ra thành một khoản đầu tư xứng đáng cho tổ chức.

Để đón đầu những kiến thức và kỹ năng mới nhất trong lĩnh vực phân tích dữ liệu, khóa học Business Intelligence Essentials của Starttrain là lựa chọn tối ưu cho đội ngũ.

Sự khác biệt giữa Education và Training là gì?

Mặc dù Education (Giáo dục) và Training (Đào tạo) đều là quá trình học tập, nhưng chúng có mục tiêu, phạm vi và kết quả rất khác nhau. Việc phân biệt rõ hai khái niệm này giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu và lựa chọn phương pháp phát triển nhân sự phù hợp:

Giáo dục (Education): Có tính tổng quát và lý thuyết cao hơn. Mục tiêu là cung cấp kiến thức nền tảng rộng, phát triển tư duy phản biện và khả năng hiểu biết toàn diện về một lĩnh vực hoặc thế giới. Phạm vi thường dài hạn, nhằm chuẩn bị cho sự phát triển cá nhân và nhiều vai trò tiềm năng trong tương lai. Kết quả thường là các bằng cấp, chứng chỉ học thuật.
Đào tạo (Training): Có tính cụ thể và ứng dụng cao hơn. Mục tiêu tập trung vào việc truyền đạt các kỹ năng thực hành cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể ngay lập tức. Phạm vi ngắn hạn, tập trung vào nhu cầu hiện tại của công việc. Kết quả trực tiếp là cải thiện hiệu suất công việc, nâng cao năng lực thực thi và thay đổi hành vi làm việc theo yêu cầu.

Mục tiêu của hoạt động training là gì?

Hoạt động training mang lại lợi ích kép, vừa phát triển cá nhân vừa là đòn bẩy cho sự phát triển của toàn bộ doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đối tượng và nhu cầu chiến lược, training có thể được phân loại theo các mục tiêu chính sau:

Đào tạo nhân viên mới (New Hire Training / Onboarding)

Mục tiêu cốt lõi của Onboarding là giúp nhân viên mới làm quen nhanh chóng với công việc, đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp, đồng thời giảm bớt sự căng thẳng, lo lắng trong những ngày đầu gia nhập. Thông qua quá trình này, doanh nghiệp cần phổ biến rõ ràng các thông tin cơ bản: từ các mục tiêu và kỳ vọng cụ thể đối với công việc họ sẽ đảm nhận, cho đến các quy tắc, định hướng trong văn hóa tổ chức, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi.

Quan trọng hơn, đào tạo nhân viên mới còn bao gồm việc hướng dẫn cách sử dụng tài nguyên và công cụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, như tài khoản IT, tài liệu sản phẩm hay phần mềm nội bộ. Việc đầu tư này không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập mà còn tạo động lực, tăng sự gắn kết và lòng trung thành, góp phần giữ chân nhân tài.

Đào tạo tuân thủ (Compliance Training)

Đào tạo Tuân thủ, hay Compliance Training, là hoạt động thiết yếu nhằm giúp người lao động nắm rõ các điều luật, quy định của doanh nghiệp và các tiêu chuẩn ngành nghề mà họ bắt buộc phải tuân thủ khi thực hiện công việc. Đây là hoạt động phòng ngừa rủi ro pháp lý và vận hành.

Các chương trình phổ biến thường được áp dụng bao gồm: Đào tạo an toàn (đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ), Đào tạo an ninh (bảo vệ bản thân và bảo mật thông tin), Đào tạo đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm xã hội, và các chủ đề quan trọng như phòng chống quấy rối tại nơi làm việc. Đào tạo tuân thủ là nền tảng để đảm bảo sự đồng nhất trong quy trình và giảm thiểu sai sót do hiểu sai hoặc không tuân thủ quy tắc.

Đào tạo về sản phẩm/dịch vụ (Product Training)

Mục tiêu của chương trình này là cung cấp cho nhân viên sự hiểu biết toàn diện và sâu sắc về mọi khía cạnh của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Tùy vào vai trò và vị trí, kiến thức sản phẩm được vận dụng theo những cách khác nhau.

Ví dụ, đối với Bộ phận Marketing, họ cần hiểu rõ giá trị cốt lõi để xây dựng các chiến dịch quảng cáo thu hút; Bộ phận Bán hàng (Sales) cần kiến thức vững chắc để tự tin giao tiếp, thuyết phục và tạo ra sự tăng trưởng doanh thu; trong khi đó, Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CS) cần nắm vững thông tin để kịp thời tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, duy trì sự hài lòng.

Đào tạo nâng cao chuyên môn

Đào tạo nâng cao chuyên môn (Skill-based Training) được tổ chức định kỳ hoặc tùy theo sự thay đổi, phát triển của thị trường và công nghệ. Mục đích chính là giúp nhân viên cập nhật những kiến thức, kỹ năng mới nhất trong lĩnh vực của họ. Chương trình này trực tiếp giúp Nâng cao năng suất và hiệu suất công việc, cải thiện đáng kể chất lượng nguồn nhân lực, đồng thời tạo ra và tích lũy thêm nhiều giá trị mới cho tổ chức trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt.

Đào tạo năng lực lãnh đạo (Leadership Training)

Đây là chương trình training chuyên biệt, được thiết kế cho những vị trí quản lý hiện tại hoặc các nhân viên xuất sắc có tiềm năng trở thành quản lý, người kế thừa (Succession Planning). Mục tiêu là nâng cao các kỹ năng lãnh đạo chuyên sâu như: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng đàm phán, kỹ năng ra quyết định, và khả năng quản lý đội nhóm. Đào tạo lãnh đạo giúp doanh nghiệp Chuẩn bị nguồn lực kế thừa vững chắc, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức trong dài hạn.

Để đảm bảo việc đầu tư vào phát triển lãnh đạo mang lại kết quả chiến lược, Khóa học Business Intelligence HR Analytics của Starttrain sẽ cung cấp khuôn khổ để bạn đo lường sự tiến bộ, đánh giá bằng dữ liệu giúp định vị vai trò HR là đối tác chiến lược.

Các giai đoạn Training theo vòng đời nhân viên

Training là một quá trình liên tục diễn ra xuyên suốt vòng đời làm việc của nhân viên, được chia thành các giai đoạn chính sau:

Pre-employment Training (Đào tạo trước khi làm việc)

Đây là cấp độ đào tạo mà ứng viên đã nhận được từ trước khi chính thức được tuyển dụng, thông qua giáo dục chính quy, các khóa học nghề, hoặc kinh nghiệm làm việc trước đó. Mặc dù các chứng chỉ và bằng cấp này là chỉ số ban đầu về kiến thức và kỹ năng sẵn có của một cá nhân, doanh nghiệp vẫn cần đào sâu đánh giá vì các kiến thức này thường không trực tiếp liên quan đến công việc cụ thể đang ứng tuyển. Việc đánh giá kỹ lưỡng sẽ giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu, làm cơ sở cho các chương trình đào tạo tiếp theo.

Induction Training (Đào tạo hội nhập)

Induction Training, hay còn gọi là Orientation (Định hướng), là quy trình chính thức để giới thiệu nhân viên mới vào tổ chức và làm quen với đội ngũ. Giai đoạn này thường diễn ra ngay khi nhân viên bắt đầu công việc và có thể kéo dài từ một ngày đến vài tuần tùy thuộc vào tính chất công việc.

Đây được coi là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, bởi vì là thời điểm nhân viên mới hình thành ấn tượng đầu tiên về công ty và quyết định mức độ gắn bó. Việc đầu tư thời gian và ngân sách vào Induction Training sẽ giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, có động lực cao hơn, và giảm thiểu đáng kể sai sót khi bắt đầu thực hiện công việc.

In-Service Training (Đào tạo tại chức)

In-Service Training diễn ra trong suốt quá trình nhân viên làm việc chính thức tại công ty. Loại hình đào tạo này đặc biệt quan trọng khi có sự thay đổi về quy trình làm việc, sản phẩm, hoặc công nghệ. Mục tiêu là đảm bảo nhân viên luôn duy trì và cập nhật được các kỹ năng, kiến thức cần thiết để thực hiện tốt vai trò hiện tại, thích ứng với các thay đổi liên tục của thị trường và doanh nghiệp.

Career Development Training (Đào tạo phát triển sự nghiệp)

Tương tự như In-Service Training nhưng tập trung vào tầm nhìn dài hạn hơn, Career Development Training là chương trình được thiết kế cho những nhân viên có động lực và khao khát phát triển bản thân, mong muốn được thăng tiến hoặc mở rộng kiến thức, hiểu biết sâu hơn về công việc hiện tại. Đây là hình thức đào tạo không áp dụng cho tất cả nhân viên. Khi công ty cung cấp các nguồn lực cần thiết để cải thiện và phát triển, nhân viên sẽ cảm thấy được đầu tư, từ đó tăng cường sự cam kết và cống hiến lâu dài cho tổ chức.

Các hình thức training phổ biến

Trong môi trường làm việc đa dạng, các doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức training khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả.

Đào tạo tại chỗ (On-the-Job Training – OJT)

OJT là một trong những hình thức đào tạo phổ biến nhất, trong đó nhân viên học hỏi trực tiếp trong quá trình làm việc thực tế, dưới sự hướng dẫn và kèm cặp của đồng nghiệp hoặc quản lý có kinh nghiệm (Mentor/Coach). Ưu điểm vượt trội của OJT là tính thực tiễn cao, giúp nhân viên áp dụng kiến thức ngay lập tức vào công việc hàng ngày, từ đó rút ngắn thời gian làm quen và tiết kiệm chi phí tổ chức lớp học truyền thống.

Đào tạo qua E-learning

Hình thức này sử dụng các nền tảng số, video, bài giảng tương tác và các khóa học trực tuyến để truyền tải nội dung. E-learning mang lại sự linh hoạt tuyệt đối về thời gian và địa điểm, cho phép nhân viên tự học theo tốc độ của bản thân. Đây là phương pháp lý tưởng cho việc đào tạo số lượng lớn nhân viên, đặc biệt là nhân viên làm việc từ xa, đồng thời cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô đào tạo và cập nhật nội dung.

Đào tạo qua lớp học

Đây là hình thức truyền thống, trong đó giảng viên đứng lớp, trình bày tài liệu và tổ chức các hoạt động như thảo luận nhóm, nghiên cứu tình huống (Case Study) và bài tập thực hành. Mặc dù kém linh hoạt hơn E-learning, đào tạo qua lớp học vẫn rất quan trọng vì nó thúc đẩy sự tương tác trực tiếp, giúp truyền đạt kiến thức nền tảng, văn hóa doanh nghiệp và tạo điều kiện cho việc giải đáp thắc mắc chuyên sâu ngay lập tức.

Coaching và Mentoring

Hai hình thức này tập trung vào mối quan hệ 1-1 giữa người học và người hướng dẫn. Coaching tập trung vào việc phát triển các kỹ năng cụ thể và cải thiện hiệu suất trong ngắn hạn. Trong khi đó, Mentoring tập trung vào sự phát triển sự nghiệp lâu dài, toàn diện của nhân viên. Cả hai phương pháp đều có tính cá nhân hóa rất cao, giúp người học phát triển theo đúng lộ trình phù hợp với năng lực và mục tiêu cá nhân.

Luân chuyển công việc

Đây là hình thức đào tạo trải nghiệm, trong đó nhân viên được chuyển đổi luân phiên giữa các vị trí hoặc phòng ban khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Job Rotation giúp nhân viên có cái nhìn toàn cảnh (holistic view) về hoạt động của công ty, thấu hiểu quy trình liên phòng ban và phát triển các kỹ năng đa nhiệm (cross-functional skills), chuẩn bị tốt hơn cho các vị trí quản lý trong tương lai.

Quy trình training nhân sự dành cho doanh nghiệp

Để một chương trình training nhân sự được thực hiện một cách nhất quán, đạt được hiệu quả tối đa và trở thành chiến lược phát triển bền vững, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình chuẩn hóa gồm các bước chi tiết sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu training nhân sự

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, là nền tảng cho mọi hoạt động đào tạo. Trước khi lên kế hoạch, doanh nghiệp phải thực hiện Phân tích Nhu cầu Đào tạo (TNA) bằng cách trả lời các câu hỏi chiến lược: Đối tượng được đào tạo gồm những ai?, Cần đào tạo những gì? và Mục đích cuối cùng để làm gì?

Người phụ trách công tác training cần tiến hành trao đổi chi tiết và tham vấn với cấp quản lý để đánh giá hiệu suất hiện tại, xác định chính xác khoảng cách kỹ năng (skill gap), từ đó đưa ra quyết định đào tạo hợp lý và phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Bước 2: Xây dựng chương trình training nhân sự

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) sẽ tiến hành xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chi tiết. Chương trình này cần trả lời đầy đủ các câu hỏi sau: Tên chương trình đào tạo, mục tiêu hoặc kết quả đào tạo cần đạt được, đối tượng được đào tạo, phòng ban/nhân sự phụ trách, nội dung, hình thức đào tạo (OJT, E-learning, v.v.), thời gian, chi phí và địa điểm tổ chức.

Chương trình training được xây dựng càng bài bản, cụ thể và có tính khả thi cao thì khả năng triển khai thành công càng lớn. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét và ưu tiên đào tạo cho các phòng ban hoặc kỹ năng cấp thiết trước để không làm ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tiến độ công việc chung của tập thể.

Bước 3: Triển khai và đánh giá kết quả training

Giai đoạn này bao gồm việc thực thi kế hoạch đã được phê duyệt và đo lường tác động của nó. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phổ biến thông tin chi tiết về chương trình đào tạo đến tất cả các bộ phận liên quan để nhân viên hiểu rõ hơn về ý nghĩa và giá trị của công tác huấn luyện. Công việc tiếp theo là tổ chức hoạt động đào tạo theo kế hoạch. Trong suốt quá trình triển khai, người phụ trách cần chú ý và theo dõi sát sao phản ứng của học viên để điều chỉnh phương pháp giảng dạy, nội dung hoặc tốc độ khi cần thiết.

Tham khảo thêm các khóa học dành cho doanh nghiệp tại Starttrain

Bước 4: Đánh giá và cải tiến chương trình

Ngay khi kết thúc mỗi chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các ý kiến phản hồi từ người học về chất lượng khóa học. Tiếp theo, phải thực hiện đánh giá kết quả đạt được, so sánh với các mục tiêu đã đề ra ban đầu (mục tiêu nào đã hoàn thành, mục tiêu nào chưa).

Việc đánh giá này giúp tổ chức rút ra bài học kinh nghiệm sâu sắc về nội dung, phương pháp và người hướng dẫn. Dữ liệu này là căn cứ quan trọng để liên tục cải tiến, nâng cấp chương trình training cho các chu kỳ tiếp theo, đảm bảo đào tạo luôn mang lại giá trị thực tiễn và phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc hiểu training là gì và áp dụng nó một cách hiệu quả là khoản đầu tư chiến lược, không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Bằng cách áp dụng một quy trình đào tạo chuẩn hóa, phân loại rõ ràng các mục tiêu và linh hoạt sử dụng các hình thức training đa dạng, doanh nghiệp sẽ không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ mà còn xây dựng được văn hóa học tập liên tục, giữ chân và phát triển nhân tài cho tương lai. Hãy biến training thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi của tổ chức bạn.